Was ist Scan-und-Erkennen-Software?

Software zum Scannen und Erkennen unterstützt Unternehmen beim gesamten Prozess der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Belegen und anderen Dokumenten. Software zum Scannen und Erkennen liest automatisch relevante Daten aus einer Rechnung aus. Bei einer Eingangsrechnung werden zum Beispiel die Rechnungsnummer, der Lieferant und der Gesamtbetrag inklusive und exklusive MwSt. erkannt. Auf dieser Grundlage wird ein automatischer Buchungsvorschlag gemacht, sodass die Rechnung korrekt in der Buchhaltung verarbeitet wird. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Belegen geht dadurch viel schneller.

 

Was ist Software zum Scannen und Erkennen

Software zum Scannen und Erkennen unterstützt Unternehmen beim gesamten Prozess der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Belegen und anderen Dokumenten. Oft nach den folgenden Schritten:

 

Schritt 1: Dokumente bereitstellen

Zunächst laufen alle Dokumente, die in die Buchhaltung gelangen müssen, wie Rechnungen (Papier, PDF, E-Rechnung), Belege, Lieferscheine und Aufträge, in einem System zusammen. Das kann meist auf verschiedene Weise geschehen:

• Per E-Mail

Software zum Scannen und Erkennen hat in den meisten Fällen eine eigene E-Mail-Adresse, an die Sie die Dokumente einfach senden können.

Tipp:

Bitten Sie Lieferanten, Rechnungen an diese E-Mail-Adresse zu senden, dann müssen Sie dies nicht mehr selbst in Ihrer E-Mail verwalten.

• Mobile App

Oft ist es auch möglich, Dokumente über eine mobile App zu scannen und hochzuladen. Das ist zum Beispiel bei Belegen sehr praktisch. Sie machen mit Ihrem Handy ein Foto des Belegs, und anschließend gelangt dieser automatisch ins System.

• Manuell hochladen

Es ist natürlich auch immer möglich, die Dokumente manuell in das System hochzuladen.

 

Schritt 2: Dokumente erkennen und buchen

Zweitens werden die Dokumente und/oder Rechnungen automatisch erkannt. Software zum Scannen und Erkennen liest automatisch relevante Daten aus einer Rechnung aus. Bei einer Eingangsrechnung werden zum Beispiel die Rechnungsnummer, der Lieferant und der Gesamtbetrag inklusive und exklusive MwSt. erkannt. Auf dieser Grundlage wird ein automatischer Buchungsvorschlag gemacht, sodass die Rechnung korrekt in der Buchhaltung verarbeitet wird. Hier wird oft die OCR-Technologie eingesetzt. OCR steht für Optical Character Recognition (Verweis auf Begriffe).

Schritt 3: Autorisieren

Drittens bieten die meisten Softwarelösungen zum Scannen und Erkennen die Möglichkeit, einen Autorisierungs-Workflow einzurichten. Das bedeutet, dass bestimmte Rechnungen und/oder Dokumente von den richtigen Mitarbeitenden digital genehmigt werden können. Das lässt sich oft auch praktisch mit einer mobilen App erledigen.

Schritt 4: Digitales Archiv

Schließlich werden die genehmigten Rechnungen und Dokumente automatisch in einem digitalen Archiv gespeichert.

 

Was sind die Vorteile von Software zum Scannen und Erkennen?

Software zum Scannen und Erkennen bringt verschiedene Vorteile mit sich. Nachfolgend die wichtigsten Vorteile:

Nie wieder eine Rechnung verlieren

Da alle Dokumente automatisch in einem Online-Archiv gespeichert werden, können Sie Ihre Dokumente überall einfach finden und einsehen.

Zeit und Geld sparen

Die Software zum Scannen und Erkennen nimmt Ihnen viel Arbeit ab und spart dadurch viel Zeit und damit Geld:

• Die Rechnungen gelangen durch den Autorisierungs-Workflow automatisch zum richtigen Mitarbeitenden.
• Sie müssen nicht mehr manuell Daten in ein System eingeben, denn das erledigt die Software für Sie.
• Indem Sie Ihre Software zum Scannen und Erkennen mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden, wird die Rechnung automatisch auf dem richtigen Sachkonto verbucht.

Weniger Fehler

Die Software erkennt für Sie alle relevanten Informationen, sodass Sie nicht mehr manuell Daten eingeben müssen. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich.

Software suchen, vergleichen und auswählen

Sind Sie vom Mehrwert von Software zum Scannen und Erkennen überzeugt? Möchten Sie wissen, welche Software zu Ihrem Unternehmen passt? Oder möchten Sie Software verbinden, um Ihr Unternehmen weiter zu digitalisieren? Klicken Sie dann unten auf die Schaltfläche „Rechnungsverarbeitungssoftware vergleichen“ und vergleichen Sie alle Software zum Scannen und Erkennen.

Möchten Sie Hilfe bei der Suche nach einem geeigneten Softwaresystem? Starten Sie dann das Softwareauswahl-Tool mit der Schaltfläche „Softwareauswahl starten“ unten, wählen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Funktionen der Rechnungsverarbeitung aus und finden Sie die Software, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Sollten Sie noch nicht weiterkommen, nehmen Sie Kontakt auf oder rufen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne dabei, die richtige Unternehmenssoftware für Ihr Unternehmen zu finden.