Welche Art der Angebotserstellung passt zu Ihrem Unternehmen?

Möchten Sie einfach ein Angebot erstellen? Und sind Sie neugierig, wie das für Ihr Unternehmen am besten geht? Wir besprechen hier einige verschiedene Möglichkeiten, damit Sie genau wissen, welche für Sie die beste ist. Es gibt grob drei Wege, digital ein Angebot zu erstellen:

• Angebot in Word, PowerPoint oder Excel erstellen
• Angebot mit Standardsoftware erstellen
• Digitale Angebote mit spezialisierter Angebotssoftware erstellen

1. Angebot in Word, PowerPoint oder Excel erstellen

Die zugänglichste Option, ein Angebot zu erstellen, ist Word, PowerPoint oder Excel und das Speichern als PDF-Datei. Mit ein wenig Grundwissen können die meisten Menschen in einem dieser Tools ein Angebot erstellen. Die Erstellung eines Angebots in Word und Excel hat einige Vor- und Nachteile.

Vorteile der Angebotserstellung in Word:

• Fast jeder besitzt eine Version von Word, PowerPoint oder Excel, und dadurch ist dies ein zugänglicher Weg, ein Angebot zu erstellen.
• Es ist eines der günstigsten Tools zum Erstellen eines Angebots.
• Word, PowerPoint oder Excel lassen sich leicht bearbeiten. Das ist vor allem ein Vorteil, wenn Sie darin fortgeschrittene Kenntnisse haben und ein umfangreiches Angebot erstellen möchten.

Nachteile der Angebotserstellung in Word:

• Ein von Ihnen erstelltes Angebot müssen Sie immer manuell anpassen, und dadurch ist es fehleranfällig. Es kann schnell passieren, dass Sie versehentlich vergessen, einen Namen, ein Datum oder einen Stundensatz anzupassen.
• Das manuelle Anpassen eines Angebots in Word oder Excel kostet viel Zeit. Erst recht, wenn Sie ein umfangreiches Angebot schreiben und so gut wie möglich präsentieren möchten.
• Damit ein in Word oder Excel erstelltes Angebot rechtsgültig unterzeichnet werden kann, muss es ausgedruckt und wieder eingescannt werden. Das ist ein zeitraubender Prozess und gerade in Zeiten der Digitalisierung nicht wünschenswert.
• Word, PowerPoint oder Excel bieten weniger Funktionen, die heutzutage in Angebotssoftware geboten werden. Unter der Überschrift „Digitales Angebot mit Software erstellen“ erklären wir alles über diese Funktionen.

2. Angebot mit Standardsoftware erstellen

Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung eines Angebots mit Standardsoftware. Viele Softwaresysteme bieten nämlich Möglichkeiten zur Erstellung eines Angebots. Es ist daher ratsam zu prüfen, ob Ihre aktuelle Unternehmenssoftware Funktionen zum Erstellen eines Angebots enthält. Software, die dafür oft Möglichkeiten bietet, sind Buchhaltungsprogramme, ERP-Systeme, Projektmanagementsysteme, CRM-Systeme und Rechnungssysteme. Das Angebot wird mithilfe der Software (automatisch) als PDF-Datei an den Kunden versendet. Dadurch müssen Sie das Angebot nicht mehr manuell in einer separaten E-Mail versenden. Nachfolgend haben wir einige Funktionen für die Erstellung eines Angebots mit Standardsoftware aufgeführt.

• Einfach Vorlagen verwenden, zum Beispiel in Ihrem eigenen Corporate Design.
• Automatisch eine Preiskalkulation mit den richtigen Kosten- und Produktarten erstellen.
• Automatisches Versenden von Anhängen zum Angebot (zum Beispiel Allgemeine Geschäftsbedingungen).
• Die Angebote können direkt aus der Software an den Kunden gesendet werden.
• Angebote können in der Software direkt in einen Auftrag, Arbeitsauftrag oder ein Projekt umgewandelt werden. Dadurch digitalisieren Sie den gesamten Geschäftsprozess.
• Potenzielle Kunden können Angebote digital unterzeichnen.

Vorteile der Angebotserstellung mit Standardsoftware:

• Das Angebot wird direkt in der Software archiviert.
• Die Fehlerwahrscheinlichkeit ist geringer als bei der Erstellung eines Angebots in Word, PowerPoint oder Excel.
• Es ist eine schnelle Möglichkeit, Angebote zu erstellen.
• Angebote kommen schneller unterzeichnet zurück, weil das digitale Unterzeichnen einfacher ist.

Nachteile der Angebotserstellung mit Standardsoftware:

• Oft keine zusätzlichen Möglichkeiten, ein Angebot zu gestalten.
• Bei der Erstellung eines Angebots sind Sie durch die Optionen der Standardsoftware, mit der Sie arbeiten, eingeschränkt.
• Standard-Angebotssoftware hat nicht so viele Möglichkeiten wie Software, die speziell für die Erstellung von Angeboten entwickelt wurde.

3. Digitales Angebot mit spezialisierter Angebotssoftware erstellen

Der dritte Weg, ein Angebot zu erstellen, ist spezialisierte Angebotssoftware. Im Gegensatz zu den anderen Optionen werden diese Angebote nicht als PDF-Datei versendet, sondern sind über einen sogenannten Magic Link erreichbar. Über diesen Magic Link gelangen Sie in eine gesicherte Umgebung, in der das Angebot angezeigt wird. Diese Umgebung wird im Webbrowser geöffnet und lässt sich als eine Art Website betrachten.

Mit spezialisierter Angebotssoftware ist sehr viel möglich, und neben allen Funktionen von Standardsoftware bietet diese Software auch noch fortgeschrittene Angebotsfunktionen. Um einen Eindruck davon zu geben, finden Sie nachfolgend die wichtigsten fortgeschrittenen Angebotsfunktionen.

• Einfache Nutzung verschiedener Gestaltungsoptionen wie: eigenes Corporate Design, Vorlagen, Bilder und Videos zur Erstellung Ihres Angebots.
• Nutzung interaktiver Elemente, etwa das Einfügen von Websites oder die Verwendung von Checkboxen bei der Auswahl Ihrer Produkte oder Dienstleistungen. Mit Checkboxen kann der potenzielle Kunde im Angebot anklicken, welche Produkte/Dienstleistungen er oder sie abnehmen möchte.
• Die Möglichkeit für den Kunden, online Fragen zum erstellten Angebot zu stellen. Dadurch fällt es dem Kunden leicht, Fragen zu stellen, und Sie wissen schnell, was den Kunden beschäftigt.
• Benachrichtigungen erhalten, wenn Ihr Angebot eingegangen ist oder wenn jemand eine Frage zu Ihrem Angebot stellt. Dadurch wissen Sie zum Beispiel immer, ob Ihr Angebot ordnungsgemäß angekommen ist.
• Nutzen Sie viele praktische und nützliche Statistiken zu Ihren Angeboten.

Vorteile der Angebotserstellung mit spezialisierter Software:

• Kunden mit einer optimalen Präsentation Ihres Angebots überraschen.
• Sie erstellen schnell ein professionelles Angebot und sparen dadurch Zeit.
• Die Fehlerwahrscheinlichkeit ist geringer als bei der Erstellung eines Angebots in Word, PowerPoint oder Excel.
• Sie haben einfach und schnell Interaktion mit Ihrem potenziellen Kunden.
• Angebote digital genehmigen und unterzeichnen lassen

Nachteile der Angebotserstellung mit spezialisierter Software:

• Oft eine teurere Option im Vergleich zu Standardsoftware und Word, PowerPoint und Excel.
• Angebotssoftware ist eigenständige Software, und dadurch besteht die Möglichkeit, dass keine direkte Schnittstelle zu anderer Software hergestellt werden kann. Zum Beispiel zu Ihrem Buchhaltungssystem, ERP-System oder Projektmanagementsystem.

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