Das beste Buchhaltungsprogramm für Freelancer

Sind Sie als Freelancer auf der Suche nach einem passenden Buchhaltungsprogramm? Welches Buchhaltungsprogramm ist das beste für Freelancer? Welche Buchhaltungsfunktionen sind für mich wichtig? Und wie treffe ich am Ende die beste Wahl unter den verfügbaren Buchhaltungsprogrammen?

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die folgenden Themen ein:

• Die fünf allgemeinen Must-have-Buchhaltungsfunktionen für Freelancer
• Spezifische Buchhaltungsfunktionen für Freelancer
• Welche Buchhaltungsfunktionen sind für mich als Freelancer wichtig?
• Wie treffe ich als Freelancer die beste Wahl unter den verfügbaren Buchhaltungsprogrammen?

„Welches Buchhaltungsprogramm ist das beste für Freelancer?“ ist eine Frage, die Freelancer häufig stellen. Leider lässt sich darauf keine eindeutige Antwort geben, da dies stark davon abhängt, was für ein Freelancer Sie sind. Ein Freelancer mit einem Ladengeschäft stellt zum Beispiel ganz andere Anforderungen an ein Buchhaltungsprogramm als ein Freelancer im Dienstleistungsbereich. Dennoch gibt es einige allgemeine Must-have-Buchhaltungsfunktionen, die für jeden Freelancer wichtig sind.

Die fünf allgemeinen Must-have-Buchhaltungsfunktionen für Freelancer

✅ Automatische Bankanbindung

Das Buchhaltungsprogramm bietet die Möglichkeit, jeden Tag automatisch die Kontoauszüge einzulesen. So müssen Sie die Kontoauszüge nicht manuell herunterladen und importieren. Achtung: Nicht alle Buchhaltungsprogramme bieten eine automatische Anbindung an alle Banken.

✅​ Scannen und Erkennen von Belegen und Rechnungen

Software zum Scannen und Erkennen unterstützt Sie beim gesamten Prozess der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Belegen und anderen Dokumenten. Oft ist dies Teil eines Buchhaltungsprogramms, in der Praxis sehen Sie aber auch häufig, dass sich ein Buchhaltungsprogramm mit Scan-und-Erkennungssoftware verbinden lässt. Diese Software ist funktional oft deutlich umfangreicher als ein Scan-und-Erkennungsmodul in der Buchhaltungssoftware selbst. Müssen Sie als Freelancer viele Belege und Rechnungen verarbeiten, ist es ratsam, ein separates System zum Scannen und Erkennen anzuschaffen. Die beste Software zum Scannen und Erkennen für Freelancer finden Sie unten:

Die beste Software zum Scannen und Erkennen für Freelancer

✅​ Automatische Buchungsvorschläge

Wie gesagt werden Dokumente und/oder Rechnungen automatisch erkannt. Die Software zum Scannen und Erkennen liest relevante Daten einer Rechnung automatisch aus. Bei einer Eingangsrechnung werden zum Beispiel die Rechnungsnummer, der Lieferant und der Gesamtbetrag inklusive und exklusive MwSt. erkannt. Auf dieser Grundlage wird automatisch ein Buchungsvorschlag erstellt, sodass die Rechnung korrekt in der Buchhaltung verarbeitet wird.

✅​ MwSt.-Erklärung und Anbindung an die Steuerbehörde

Ein wichtiger Teil der Buchhaltung ist die MwSt.-Erklärung. Das Buchhaltungsprogramm hält automatisch fest, wie viel MwSt. Sie noch zurückerhalten oder zahlen müssen. Anschließend bereitet die Software die Erklärung automatisch für Sie vor, und Sie können sie direkt an die niederländische Steuerbehörde (Belastingdienst) senden. Das spart Ihnen als Freelancer sehr viel Zeit und unnötige Arbeit.

✅​ Digitales Archiv

Nach dem Gesetz sind Unternehmer verpflichtet, alle Rechnungen und Belege aufzubewahren. Und zwar sogar 7 Jahre lang. Ein Buchhaltungsprogramm ohne digitales Archiv ist daher nicht empfehlenswert. Im Buchhaltungsprogramm oder im System zum Scannen und Erkennen werden die Rechnungen und Belege automatisch gespeichert. So können Sie Ihre Rechnungen einfach und schnell wiederfinden.

Spezifische Buchhaltungsfunktionen für Freelancer

Neben den allgemeinen Must-have-Buchhaltungsfunktionen gibt es auch einige spezifische Funktionen, die für den einen Freelancer unverzichtbar und für den anderen unwichtig sind.

► Rechnungsmodul

Ein Rechnungsmodul darf nicht fehlen, wenn Sie Rechnungen an Kunden versenden müssen. Mit einem Rechnungsmodul können Sie Rechnungen direkt aus dem Buchhaltungsprogramm versenden. Dabei werden alle gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung berücksichtigt, und oft können Sie das Layout selbst anpassen.

► Wiederkehrende Rechnungen

Müssen Sie als Freelancer häufig regelmäßig wiederkehrende Rechnungen stellen? Dann ist diese Funktion ein Segen. Sie legen einmal eine Rechnung für einen bestimmten Zeitraum an, und die Software erledigt den Rest für Sie.

► Online-Zahlungen

Stellen Sie viele Rechnungen an Privatpersonen? Dann ist es sinnvoll, dem Kunden eine Rechnung mit einem Zahlungslink zu senden, zum Beispiel mit einem iDEAL-Button. In der Praxis zeigt sich, dass diese Rechnungen deutlich schneller bezahlt werden als eine Rechnung ohne Zahlungslink.

► Zahlungsdatei

Überweisen Sie Ihre Rechnungen einzeln über die Bank? Das kann sehr viel Zeit kosten und Frust verursachen. Eine automatische Zahlungsdatei ist dann eine gute Lösung. Das Buchhaltungsprogramm erstellt eine Zahlungsdatei, die Sie bei der Bank einlesen können. Anschließend können Sie mehrere Rechnungen auf einmal bezahlen.

► Angebotsmodul

Sie sehen noch immer viele Freelancer, die Angebote in Word und Excel erstellen. Das kostet viel Zeit und ist fehleranfällig. In vielen Buchhaltungsprogrammen ist ein Angebotsmodul enthalten. So können Sie direkt aus dem Buchhaltungsprogramm Angebote erstellen und versenden. Lesen Sie auch den Artikel: Angebote mit Software erstellen

Möchten Sie mit Angeboten wirklich Eindruck machen? Dann ist auf Angebote spezialisierte Software genau das Richtige für Sie. Die beste Angebotssoftware für Freelancer finden Sie unten:

Die beste Angebotssoftware für Freelancer

► Angebote digital freigeben lassen

Ein Angebot freigeben zu lassen, ist oft ein umständlicher Prozess. Der Kunde muss das Angebot ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurücksenden. Mit dieser Funktion kann ein Kunde das Angebot schnell und einfach online annehmen, sodass Sie für Ihren Auftrag immer ein unterzeichnetes Angebot vorliegen haben.

► CRM-Modul

Haben Sie viele Kunden? Dann ist ein CRM-Modul ein Must-have. In vielen Buchhaltungsprogrammen ist es oft nur in eingeschränkter Form enthalten. Möchten Sie ein wirklich umfangreiches CRM-System, finden Sie unten die besten CRM-Systeme für Freelancer:

Die beste CRM-Software für Freelancer

► Zahlungserinnerungen und Inkasso

Kunden zahlen leider hin und wieder nicht pünktlich oder sogar gar nicht. Das ist ärgerlich und kostet viel Zeit und Mühe. Mit dieser Funktion ist es einfach, Kunden automatisch zu erinnern und ein Inkassoverfahren einzuleiten.

► Fahrtenerfassung

Wenn Sie als Freelancer viele Kilometer fahren, wie zum Beispiel Maler, Bauarbeiter und Berater, darf ein Modul zur Fahrtenerfassung nicht fehlen. Es ist praktisch, dass Sie Ihre Fahrten einfach und schnell erfassen und sogar an den Kunden weiterberechnen können.

► Mobilfreundlich und/oder mobile App

Wenn Sie viel unterwegs sind, ist ein mobilfreundliches Buchhaltungsprogramm oder eine mobile App sehr wertvoll. Schnell Ihre Rechnungen prüfen oder noch eine Rechnung versenden ist dann möglich.

► Projekte und Stunden

Wenn Sie als Freelancer viel projektbasiert arbeiten, ist es notwendig, dass Sie die Stunden pro Projekt erfassen können.

► Lagermodul

Haben Sie ein Unternehmen mit großem Lagerbestand? Dann ist es praktisch, ein Lagermodul zu haben.

Achtung: Ein Buchhaltungsprogramm muss nicht unbedingt der Ort sein, an dem Sie das erledigen. Haben Sie zum Beispiel ein Geschäft mit Kassensystem, ist es sinnvoller, den Lagerbestand dort zu führen.

 

Welche Buchhaltungsfunktionen sind für mich als Freelancer wichtig?

Es ist also schwierig zu sagen, welche Buchhaltungsfunktionen ein einzelner Freelancer braucht. Um dennoch eine gute Antwort zu geben, zeigt die untenstehende Abbildung, welche Buchhaltungsfunktionen je nach Art des Freelancers nützlich sind:

 

Wie treffe ich als Freelancer die beste Wahl unter den verfügbaren Buchhaltungsprogrammen?

Das beste Buchhaltungsprogramm auszuwählen ist also ziemlich schwierig, weil Sie viele Dinge berücksichtigen müssen. Außerdem hat der eine Freelancer auch noch andere persönliche Vorlieben als der andere. Deshalb empfiehlt es sich, ein Buchhaltungsprogramm zunächst selbst zu testen und/oder eine Demo des Buchhaltungsprogramms anzufordern.

Tipp: Erstellen Sie zunächst für sich selbst eine Top 3 und fordern Sie anschließend Demos an.

Um Ihnen bei der Auswahl des besten Buchhaltungsprogramms schon einmal auf die Sprünge zu helfen, finden Sie unten die besten Buchhaltungsprogramme je nach Art des Freelancers.

Sie können sie anschließend einfach miteinander vergleichen und kostenlos mehrere Demonstrationen gleichzeitig anfordern.

Außerdem können Sie mithilfe von Filtern weitere Funktionen auswählen, die Ihnen wichtig sind.

► Beste Buchhaltungsprogramme für Freelancer in Bau und Installation (wie Maler, Klempner und Bauarbeiter)

► Beste Buchhaltungsprogramme für Freelancer mit einem Ladengeschäft (wie Café, Produktverkauf oder Friseur)

► Beste Buchhaltungsprogramme für Freelancer mit einem Webshop.

► Beste Buchhaltungsprogramme für Freelancer, die sich verleihen lassen (wie IT-Fachleute, Coaches und Berater in den Unternehmensdienstleistungen)

Schnell und einfach Demos Ihrer Top 3 anfordern? Das geht ganz einfach mit Softwarewatcher. Sehen Sie sich das folgende Video an:

 

Möchten Sie dennoch selbst eine vollständige Softwareauswahl durchführen, um das beste Buchhaltungsprogramm für Freelancer zu finden? Starten Sie dann das Tool zur Softwareauswahl mit der Schaltfläche „Softwareauswahl starten“ und finden Sie durch Ausfüllen der Funktionen heraus, welches Buchhaltungsprogramm zu Ihnen passt.