Was ist eine UBL-Rechnung

Eine UBL-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die speziell dafür erstellt wurde, automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet zu werden. UBL steht für Universal Business Language und ist ein internationales Dateiformat, in dem Rechnungsdaten digital festgehalten werden. Die Rechnung wird als XML-Datei gespeichert, die Ihre Buchhaltungssoftware mühelos auslesen kann.

PDF und XML: eine häufig genutzte Kombination

Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen direkt aus ihrem Buchhaltungsprogramm. In diesem Fall erhalten Sie oft zwei Anhänge in einer E-Mail:

• eine PDF-Rechnung für den Empfänger (für Menschen lesbar),
• und eine XML-Datei mit der UBL-Rechnung (für die Buchhaltungssoftware lesbar).

Diese XML-Datei enthält alle wichtigen Daten der Rechnung wie Beträge, MwSt., Kundendaten und Zahlungsfristen in einem strukturierten Format. Dadurch kann Ihre eigene Buchhaltungssoftware diese Daten automatisch aus Ihrer E-Mail einlesen und einen Buchungsvorschlag machen, ohne dass Sie etwas manuell eingeben müssen.

Immer mehr Organisationen und Behörden verwenden UBL-Rechnungen. So sind Sie als Lieferant der niederländischen Zentralregierung (Rijksoverheid) sogar verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden. Siehe auch unseren Artikel über Die digitale Rechnung oder elektronische Rechnung

In diesem Artikel lesen Sie genau, was der Unterschied zwischen einer gescannten Rechnung, einer digitalen PDF-Rechnung und einer echten E-Rechnung (UBL) ist.