Digitale Rechnung oder elektronische Rechnung?

Kennen Sie die Vorteile einer digitalen Rechnung für Ihr Unternehmen? Sind Sie neugierig auf die verschiedenen Formen einer digitalen Rechnung? Und möchten Sie effizienter arbeiten, indem Sie die digitale Rechnung optimal nutzen? Dann lesen Sie diesen Blogbeitrag.

In diesem Artikel:

• Was ist eine digitale Rechnung?
• Die eingescannte Papierrechnung
• Digitale Rechnung als Word-, PDF- oder Excel-Datei gespeichert
• Die E-Rechnung oder UBL-Rechnung
• Umstieg auf die digitale Rechnung

 

Was ist eine digitale Rechnung?

Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die digital gelesen und in Ihrer Finanzbuchhaltung verarbeitet werden kann. Sie können die digitale Rechnung in drei Arten unterteilen, nämlich eine eingescannte Papierrechnung, eine digitale Rechnung im PDF- oder Word-Format und die elektronische Rechnung oder E-Rechnung.

In diesem Artikel erklären wir die verschiedenen Formen der digitalen Rechnung und welche Vor- und Nachteile sie haben.

 

Die eingescannte Papierrechnung

Die Papierrechnung erhalten und versenden Sie (oft) per Post. Beim Eingang werden diese Rechnungen mit einem Scanner oder einer mobilen App digital gemacht. Das Einscannen von Rechnungen kann viel Zeit kosten und ist oft keine besonders angenehme Aufgabe. Das geht natürlich viel einfacher.

+ Keine Vorteile

– Mehr manuelle Handgriffe, weil die Rechnungen eingescannt werden müssen

– Kosten für den Versand der Papierrechnung

– Größere Gefahr, dass die Rechnung verloren geht

 

Digitale Rechnung als Word-, PDF- oder Excel-Datei gespeichert

Die Verarbeitung und der Versand von Rechnungen lassen sich schon deutlich verbessern, wenn Sie die Rechnungen digital in Form einer Word-, PDF- oder Excel-Datei erhalten und versenden. Die meisten Unternehmen bieten dies oft schon an und begrüßen es auch. Der große Unterschied zur Papierrechnung ist, dass Sie diese Rechnung nicht mehr manuell scannen müssen. Das erspart eine zeitraubende und langweilige Aufgabe!

+ Rechnungen müssen nicht eingescannt werden

+ Rechnungen werden größtenteils von der Software erkannt

+ Der digitale Versand von Rechnungen kostet weniger Zeit

– Nicht alle Rechnungen können zu 100% von der Rechnungsverarbeitungssoftware erkannt werden

 

Wussten Sie schon

Wussten Sie, dass Rechnungen in der Form aufbewahrt werden müssen, in der Sie sie erhalten haben? Das bedeutet, dass Sie alle digitalen Rechnungen auch digital aufbewahren müssen. Zum Glück bietet Rechnungsverarbeitungssoftware ein Online-Archiv, in dem Sie diese Rechnungen einfach automatisch speichern können. Diese Rechnungen müssen anschließend 7 Jahre aufbewahrt werden.

 

Die E-Rechnung oder UBL-Rechnung

Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine spezifische Form der digitalen Rechnungsstellung. Sie unterscheidet sich jedoch wesentlich von der zuvor genannten digitalen Rechnung. Der große Unterschied liegt vor allem in der Art der Verarbeitung und im Dateiformat.

Eine digitale Rechnung, die als PDF-Datei gespeichert ist, ist für uns Menschen auf einem digitalen Gerät lesbar. Eigentlich ist sie nicht anders als eine eingescannte Papierrechnung.

Die E-Rechnung ist nicht für Menschen gemacht, sondern in Computersprache geschrieben. Diese Computersprache wird auch UBL genannt, also Universal Business Language. Die Rechnung wird als sogenannte XML-Datei gespeichert und wird dadurch zur E-Rechnung.

Oft werden von Unternehmen beide Dateiformate verschickt, also eine PDF- und eine XML-Datei. Dadurch können sowohl Mensch als auch Computer die Rechnung lesen. Weil die E-Rechnung für den Computer geschrieben ist, müssen kaum noch manuelle Handgriffe erledigt werden. Eigentlich müssen die Rechnungen nur noch freigegeben werden. Dadurch ist es möglich, diese Rechnungen zu 100% automatisch zu verarbeiten.

+ Es ist möglich, 100% der Rechnung automatisch zu erkennen und zu verarbeiten

– Nicht alle Unternehmen sind bereit für den Versand und Empfang der E-Rechnung

Die niederländische Regierung empfiehlt, für den automatisierten Austausch von E-Rechnungen das PEPPOL-Netzwerk zu nutzen. In den Niederlanden heißt dies Simplerinvoicing. Nachfolgend ein Video mit einer Erklärung, wie das funktioniert:

 

Achtung!

Sind Sie Lieferant der niederländischen Zentralregierung (Rijksoverheid)? Dann sind Sie sogar verpflichtet, elektronisch zu fakturieren, wenn Sie nach dem 1. Januar 2017 einen Einkaufsvertrag abgeschlossen haben.

 

Umstieg auf die digitale Rechnung

Neugierig auf die Möglichkeiten, die digitale Rechnung und E-Rechnung für Ihr Unternehmen zu versenden und zu empfangen? Und möchten Sie gerne zeitraubende Tätigkeiten mit vielen manuellen Handgriffen beenden, obwohl das alles automatisch geht?

Für die Verarbeitung eingehender Rechnungen sehen Sie sich den Vergleich von Rechnungsverarbeitungssoftware an. Und für den Versand digitaler Rechnungen und E-Rechnungen den Vergleich von Rechnungssoftware.

Achtung: Es ist oft üblich, dass Rechnungssoftware beispielsweise in Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Software integriert ist. Auch dafür haben wir die beste Software zusammengestellt.

Möchten Sie Hilfe bei der Suche nach einem geeigneten Softwaresystem? Starten Sie dann das Softwareauswahl-Tool mit der Schaltfläche „Softwareauswahl starten“ unten, wählen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Softwarefunktionen aus und finden Sie die Software, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Sollten Sie noch nicht weiterkommen, nehmen Sie Kontakt auf oder rufen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne dabei, die richtige Unternehmenssoftware für Ihr Unternehmen zu finden.