Warum eine digitale Signatur?

Interessieren Sie sich für die Vorteile einer digitalen Signatur? Möchten Sie wissen, wofür Sie eine digitale Signatur verwenden können? Möchten Sie effizienter arbeiten, indem Sie eine digitale Signatur nutzen? Dann lesen Sie diesen Artikel.

In diesem Artikel:

• Was ist eine digitale Signatur?
• Wie erstelle ich eine digitale Signatur?
• Ist eine digitale Signatur rechtsgültig?
• Was sind die Vor- und Nachteile einer digitalen Signatur?
• Welche Authentifizierungsmethoden gibt es für eine digitale Signatur?
• Was ist ein Nachweisdokument?
• Was kostet Software für digitale Signaturen?
• Software für digitale Signaturen suchen, vergleichen und auswählen

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist das Anbringen einer Unterschrift unter einem digitalen Dokument. Das ist eine elektronische Variante der physischen Unterschrift mit Stift und Papier. Damit lassen Sie Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende und andere Parteien Ihre Dokumente einfach und schnell unterzeichnen, wie zum Beispiel:

• Angebote
• Verträge
• Vereinbarungen
• Vollmachten
• Nachweisdokumente
• Briefe

Das Anbringen einer physischen Unterschrift kostet im Verhältnis zu einer digitalen Signatur viel Zeit und Mühe. Das Anbringen einer physischen Unterschrift mit zwei Unterzeichnenden läuft oft folgendermaßen ab:

Schritt 1: Ausdrucken durch den 1. Unterzeichnenden

Schritt 2: Unterzeichnen durch den 1. Unterzeichnenden

Schritt 3: Einscannen durch den 1. Unterzeichnenden

Schritt 4: Versand durch den 1. Unterzeichnenden an den 2. Unterzeichnenden

Schritt 5: Ausdrucken durch den 2. Unterzeichnenden

Schritt 6: Unterzeichnen durch den 2. Unterzeichnenden

Schritt 7: Einscannen durch den 2. Unterzeichnenden

Schritt 8: Versand durch den 2. Unterzeichnenden an den 1. Unterzeichnenden

Schritt 9: Archivierung durch beide Unterzeichnenden

Ablauf beim Anbringen einer physischen Unterschrift.

 

Die oben genannten Schritte kommen Ihnen wahrscheinlich bekannt vor und sind außerdem umständlich auszuführen. Natürlich können die Unterzeichnenden sich auch an einem zentralen Ort treffen. Das kostet aber im Allgemeinen noch mehr Zeit.

Achtung:

Der oben beschriebene Ablauf ist ein Beispiel mit zwei Unterzeichnenden. Bei mehreren Unterzeichnenden dauert dieser Prozess noch länger. Jeder Unterzeichnende muss schließlich dieselben Schritte durchlaufen.

Wie erstelle ich eine digitale Signatur?

Das Erstellen einer digitalen Signatur ist mit Software sehr einfach. Das Anbringen einer digitalen Signatur läuft folgendermaßen ab:

Schritt 1: Hochladen des Dokuments in die Software durch den 1. Unterzeichnenden.

Schritt 2: Versand durch den 1. Unterzeichnenden. Die Software bringt automatisch eine Signatur für den Absender an. Das können Sie nämlich vorab einstellen.

Schritt 3: Unterzeichnen durch den 2. Unterzeichnenden mithilfe der Authentifizierungsmethode.

Schritt 4: Archivierung durch beide Unterzeichnenden.

Ablauf beim Anbringen einer digitalen Signatur.

 

Wie Sie sehen, geht dieser Prozess deutlich schneller als das Anbringen einer physischen Unterschrift. Statt mindestens 9 Schritten sind Sie jetzt in 4 Schritten fertig.

 

Ist eine digitale Signatur rechtsgültig?

Im Jahr 2016 ist eine neue europäische Verordnung in Kraft getreten, die bestimmt, dass eine digitale Signatur dieselben Rechtswirkungen hat wie eine handschriftliche Unterschrift. Eine digitale Signatur führt also zu einer rechtsgültigen Vereinbarung, die rechtlich bindend ist.

Digitales Unterzeichnen ist also genauso rechtsgültig wie eine Unterschrift auf Papier. Es ist rechtlich gültig und hat Beweiskraft. Eine digitale Unterschrift hat nämlich ein qualifiziertes Zertifikat, das beweist, dass die Unterschrift zuverlässig ist. Mit dem Zertifikat wird die Identität des Unterzeichners mit der digitalen Unterschrift verknüpft und die Unterschrift mit dem Dokument verbunden.

 

Was sind die Vor- und Nachteile einer digitalen Signatur?

Das digitale Unterzeichnen von Dokumenten hat einige wichtige Vorteile, durch die Ihr Unternehmen effizienter arbeiten kann:

+ Zeit sparen
Der Unterzeichnungsprozess geht schneller, und dadurch bleibt Ihnen mehr Zeit für andere wichtige Dinge. Eine HR-Abteilung kann zum Beispiel eine digitale Signatur gut nutzen, indem sie Arbeitsverträge aus der Ferne unterzeichnen lässt. Oder eine Vertriebsabteilung kann ein Angebot schneller unterzeichnen lassen, sodass Sie direkt mit dem Auftrag beginnen können.

+ Fortschritt verfolgen
Die Software gibt eine Meldung aus, wenn ein Dokument angesehen wurde und wenn ein Dokument unterzeichnet wurde. Auf diese Weise lässt sich einfach nachvollziehen, ob die empfangende Partei die Nachricht ordnungsgemäß erhalten hat.

+ Keine Post mehr
Das Versenden von Post entfällt komplett. Das spart nicht nur Zeit und Geld für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern sorgt auch für ein innovatives Unternehmensimage.

– Keine Nachteile

 

Welche Authentifizierungsmethoden gibt es für eine digitale Signatur?

Wenn Sie ein Dokument unterzeichnen lassen, möchten Sie sicher sein, dass die Unterschrift von der richtigen Person geleistet wird. Dafür muss der Unterzeichner so gut wie möglich identifiziert werden, damit der Absender weiß, wer das Dokument unterzeichnet hat. Häufig vorkommende Authentifizierungsmethoden sind die folgenden:

E-Mail: Dies ist die einfachste Form der Authentifizierung. Der Absender sendet das Dokument an den Unterzeichnenden, und wenn das Dokument unterzeichnet wird, kann der Absender vernünftigerweise davon ausgehen, dass der Inhaber der E-Mail-Adresse dies getan hat. Diese Form der Authentifizierung hat einige Nachteile. Möglicherweise haben mehrere Personen Zugriff auf das E-Mail-Konto. Außerdem lässt sich nicht immer überprüfen, ob die E-Mail-Adresse der richtigen Person gehört. Zudem kann eine E-Mail an jemand anderen weitergeleitet und über diese E-Mail-Adresse unterzeichnet werden.

SMS: Bei der SMS-Authentifizierung erhält der Unterzeichnende per SMS einen Code, der bei der digitalen Signatur eingegeben werden muss. Eine zusätzliche SMS-Authentifizierung macht die digitale Signatur deutlich verlässlicher. Zudem ist es wahrscheinlicher, dass die richtige Person die Signatur setzt, da diese Person neben der E-Mail auch Zugriff auf das Telefon haben muss, um den SMS-Code zu empfangen.

iDIN: Mit iDIN muss sich ein Unterzeichnender über seine Bank anmelden, um sich zu identifizieren. Die Bank bestätigt anschließend die Identität des Unterzeichnenden. Da sich der Unterzeichnende über eine Bank identifiziert hat, weiß der Absender sicher, mit wem er es zu tun hat.

Weitere Authentifizierungsmethoden sind: iDeal, eHerkenning, eine biometrische Signatur, IP-Adresse und DigiD.

Was ist ein Nachweisdokument?

Nachdem ein Dokument von allen Parteien unterzeichnet wurde, erhält der Absender per E-Mail ein Nachweisdokument. In diesem Nachweisdokument stehen relevante Informationen zur gewählten Authentifizierungsmethode, und es kann nachträglich verwendet werden, um nachzuweisen, wer der Unterzeichnende ist.

Tipp:

Die Authentifizierungsmethoden unterscheiden sich je nach Softwarepaket. Legen Sie für sich fest, welche Authentifizierungsmethode für Ihr Unternehmen geeignet ist. Mit der Softwareauswahl von SoftwareWatcher wählen Sie anschließend aus, welche Authentifizierungsmethode die Software erfüllen muss.

Was kostet Software für digitale Signaturen?

Die Preise für Software für digitale Signaturen variieren je nach Softwareanbieter. Das kann von der Zahlung eines festen monatlichen Betrags bis zur Zahlung pro signiertem Dokument reichen. Die Beträge hängen dabei oft von der Unternehmensgröße ab. Die Nennung eines einzigen Preises pro Softwarepaket vermittelt kein verlässliches Bild der tatsächlichen Kosten, und der Preisvergleich kann dadurch schwierig sein. Schauen Sie deshalb zuerst, welches Erlösmodell am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Wenn Sie nur wenige Dokumente unterzeichnen, ist es wahrscheinlich klüger, pro signiertem Dokument zu zahlen. Wenn Sie viele Dokumente unterzeichnen, ist die Zahlung eines festen monatlichen Betrags günstiger. SoftwareWatcher verfügt über Filter, mit denen Sie das Preismodell und die Preisverhältnisse zwischen Softwareanbietern vergleichen können. Nutzen Sie dafür die gelbe Schaltfläche „Software für digitale Signaturen vergleichen“ am Ende dieser Seite.

 

Software für digitale Signaturen suchen, vergleichen und auswählen

Sind Sie vom Mehrwert einer digitalen Signatur überzeugt? Möchten Sie wissen, welche Software für digitale Signaturen zu Ihrem Unternehmen passt? Oder möchten Sie herausfinden, ob Ihre Software sich mit Software für digitale Signaturen verbinden lässt? Vergleichen und wählen Sie hier Software für digitale Signaturen aus.

Möchten Sie Hilfe bei der Auswahl von Software für digitale Signaturen? Starten Sie dann das Softwareauswahl-Tool mit der Schaltfläche „Softwareauswahl starten“ oben und unten auf dieser Seite und wählen Sie die Software aus, die zu Ihrem Unternehmen passt.