Wie wähle ich das beste Buchhaltungssystem aus?

Es gibt einige wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten, bevor Sie Buchhaltungssysteme miteinander vergleichen. Die wichtigsten besprechen wir im Folgenden.

- Auslagern oder gemeinsam in einem Buchhaltungssystem arbeiten
Eine wichtige Frage, die Sie sich stellen müssen, ist, wie Sie die Buchhaltung organisieren möchten. Möchten Sie sie selbst erledigen, oder soll ein Buchhaltungsbüro oder eine Steuerberatungskanzlei sie übernehmen? Die Technologie wird immer besser, und das macht die Buchhaltung einfacher. Dadurch ist es möglich, Rechnungen auch selbst zu verarbeiten und die MwSt.-Erklärung abzugeben. Den Steuerberater beauftragen Sie dann für die Erstellung des Jahresabschlusses oder für (strategische) Beratung. Dabei kann man an Abzugsposten, günstige steuerliche Vorteile, Finanzprognosen oder die Wahl des richtigen Zeitpunkts für Investitionen denken.

Bei der Wahl eines Buchhaltungssystems ist es wichtig, dass der Steuerberater oder das Buchhaltungsbüro in Ihre Buchhaltung(en) Einblick nehmen kann. Deshalb bieten Buchhaltungssysteme oft ein Steuerberater-Portal an, über das Sie gleichzeitig mit dem Steuerberater in Ihrer Buchhaltung zusammenarbeiten können.

Achtung!
Buchhaltungssysteme werden oft auf Empfehlung eines Buchhaltungsbüros oder einer Steuerberatungskanzlei gewählt. Das ist nicht immer die beste Wahl für Ihr Unternehmen. Diese Wahl basiert nämlich häufig darauf, womit das Buchhaltungsbüro oder die Steuerberatungskanzlei üblicherweise arbeitet, und nicht darauf, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

- Schnittstellen zum Buchhaltungssystem
Worauf Sie bei der Wahl eines Buchhaltungssystems außerdem achten sollten, ist, ob es sich mit anderen Softwaresystemen verbinden lässt.

Beispiel
Angenommen, Sie nutzen Webshop-Software und ein Kassensystem. Dann ist es praktisch, wenn Verkäufe automatisch in Ihrem Buchhaltungssystem landen. Ist das nicht möglich, müssen Sie das noch manuell erledigen. Das kostet viel Zeit, und es besteht auch die Gefahr von Fehlern.

Funktionen des Buchhaltungssystems
Buchhaltungssysteme bieten heutzutage viele verschiedene Funktionen. Die Frage ist, ob Ihr Unternehmen das alles auch braucht. Ein Unternehmen mit einem Ladengeschäft stellt zum Beispiel ganz andere Anforderungen als ein Dienstleistungsunternehmen. Im Folgenden besprechen wir einige wichtige Funktionen, die häufig angeboten werden:

✅Automatische Bankanbindung
Das Buchhaltungssystem bietet die Möglichkeit, jeden Tag automatisch die Kontoauszüge einzulesen. So müssen Sie die Kontoauszüge nicht manuell herunterladen und importieren.

Achtung: Nicht alle Buchhaltungssysteme bieten eine automatische Anbindung an alle Banken.

✅Scannen und Erkennen von Belegen und Rechnungen
Software zum Scannen und Erkennen unterstützt Sie beim gesamten Prozess der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Belegen und anderen Dokumenten. Oft ist dies Teil eines Buchhaltungssystems, in der Praxis sehen Sie aber auch häufig, dass sich ein Buchhaltungssystem mit Scan-und-Erkennungssoftware verbinden lässt. Diese Software ist funktional oft deutlich umfangreicher als ein Scan-und-Erkennungsmodul in der Buchhaltungssoftware selbst. Verarbeiten Sie als Unternehmen viele Belege, Rechnungen oder andere Dokumente? Dann ist es ratsam, ein separates System zum Scannen und Erkennen anzuschaffen.

✅Automatische Buchungsvorschläge
Wie gesagt werden Dokumente und/oder Rechnungen automatisch erkannt. Die Software zum Scannen und Erkennen liest relevante Daten einer Rechnung automatisch aus. Bei einer Eingangsrechnung werden zum Beispiel die Rechnungsnummer, der Lieferant und der Gesamtbetrag inklusive und exklusive MwSt. erkannt. Auf dieser Grundlage wird automatisch ein Buchungsvorschlag erstellt, sodass die Rechnung korrekt in der Buchhaltung verarbeitet wird.

✅MwSt.-Erklärung und Anbindung an die Steuerbehörde
Ein wichtiger Teil der Buchhaltung ist die MwSt.-Erklärung. Das Buchhaltungssystem hält automatisch fest, wie viel MwSt. Sie noch zurückerhalten oder zahlen müssen. Anschließend bereitet die Software die Erklärung automatisch für Sie vor, und Sie können sie direkt an die niederländische Steuerbehörde (Belastingdienst) senden.

✅Digitales Archiv
Nach dem Gesetz sind Unternehmer verpflichtet, alle Rechnungen und Belege aufzubewahren. Und zwar sogar 7 Jahre lang. Ein Buchhaltungssystem ohne digitales Archiv ist daher nicht empfehlenswert. Im Buchhaltungssystem oder im System zum Scannen und Erkennen werden die Rechnungen und Belege automatisch gespeichert. So können Sie Ihre Rechnungen einfach und schnell wiederfinden.

✅Rechnungsmodul
Ein Rechnungsmodul darf nicht fehlen, wenn Sie Rechnungen an Kunden versenden müssen. Mit einem Rechnungsmodul können Sie Rechnungen direkt aus dem Buchhaltungssystem versenden. Dabei werden alle gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung berücksichtigt, und oft können Sie das Layout selbst anpassen.

✅Wiederkehrende Rechnungen
Werden in Ihrem Unternehmen viele Rechnungen regelmäßig wiederkehrend gestellt? Dann ist diese Funktion ein Segen. Sie legen einmal eine Rechnung für einen bestimmten Zeitraum an, und die Software erledigt den Rest für Sie.

✅Online-Zahlungen
Werden in Ihrem Unternehmen viele Rechnungen an Privatpersonen gestellt? Dann ist es sinnvoll, dem Kunden eine Rechnung mit einem Zahlungslink zu senden, zum Beispiel mit einem iDEAL-Button. In der Praxis zeigt sich, dass diese Rechnungen deutlich schneller bezahlt werden als eine Rechnung ohne Zahlungslink.

✅Zahlungsdatei
Überweisen Sie Ihre Rechnungen einzeln über die Bank? Das kann sehr viel Zeit kosten und Frust verursachen. Eine automatische Zahlungsdatei ist dann eine gute Lösung. Das Buchhaltungssystem erstellt eine Zahlungsdatei, die Sie bei der Bank einlesen können. Anschließend können Sie mehrere Rechnungen auf einmal bezahlen.

✅Angebotsmodul
Sie sehen noch immer viele Unternehmen, die Angebote in Word und Excel erstellen. Das kostet viel Zeit und ist fehleranfällig. In vielen Buchhaltungssystemen ist ein Angebotsmodul enthalten. So können Sie direkt aus dem Buchhaltungssystem Angebote erstellen und versenden.

Möchten Sie mit Angeboten wirklich Eindruck machen? Dann ist auf Angebote spezialisierte Software genau das Richtige für Sie. Gehen Sie schnell zur Liste mit Angebotssoftware!

✅Angebote digital freigeben lassen
Ein Angebot freigeben zu lassen, ist oft ein umständlicher Prozess. Der Kunde muss das Angebot ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurücksenden. Mit dieser Funktion kann ein Kunde das Angebot schnell und einfach online annehmen, sodass Sie für Ihren Auftrag immer ein unterzeichnetes Angebot vorliegen haben.

✅CRM-Modul
Haben Sie viele Kunden? Dann ist ein CRM-Modul ein Must-have. In vielen Buchhaltungsprogrammen ist es oft nur in eingeschränkter Form enthalten. Möchten Sie ein wirklich umfangreiches CRM-System? Die besten CRM-Systeme finden Sie unten:

Liste mit CRM-Systemen

✅Zahlungserinnerungen und Inkasso
Kunden zahlen leider hin und wieder nicht pünktlich oder sogar gar nicht. Das ist ärgerlich und kostet viel Zeit und Mühe. Mit dieser Funktion ist es einfach, Kunden automatisch zu erinnern und ein Inkassoverfahren einzuleiten.

✅Fahrtenerfassung
Wenn Sie als Freelancer viele Kilometer fahren, wie zum Beispiel Maler, Bauarbeiter und Berater, darf ein Modul zur Fahrtenerfassung in Ihrem Buchhaltungssystem nicht fehlen. Es ist praktisch, dass Sie Ihre Fahrten einfach und schnell erfassen und sogar an den Kunden weiterberechnen können.

✅Mobilfreundlich und/oder mobile App
Wenn Sie viel unterwegs sind, ist ein mobilfreundliches Buchhaltungssystem oder eine mobile App sehr wertvoll. Schnell Ihre Rechnungen prüfen oder noch eine Rechnung versenden ist dann möglich.

✅Projekte und Stunden
Wenn Sie als Freelancer viel projektbasiert arbeiten, ist es notwendig, dass Sie die Stunden pro Projekt erfassen können.

✅Lagermodul
Haben Sie ein Unternehmen mit großem Lagerbestand? Dann ist es praktisch, ein Lagermodul zu haben. Achtung: Ein Buchhaltungssystem muss nicht unbedingt der Ort sein, an dem Sie die Lagerverwaltung regeln. Haben Sie zum Beispiel ein Geschäft mit Kassensystem, ist es sinnvoller, Ihre Lagerbestände dort zu führen.

Kosten des Buchhaltungssystems
Die Kosten von Buchhaltungssystemen sind unterschiedlich und hängen oft von Umfang und Qualität der Funktionen ab. Es gibt kostenlose Open-Source-Buchhaltungssysteme, die einen Grundstock an Funktionen bieten, aber es gibt auch Buchhaltungssysteme mit vielen Funktionen, für die Sie 80 Euro pro Monat bezahlen. Um zu bestimmen, welchen Preis Sie zahlen sollten, empfehlen wir die folgenden Schritte:

1. Bestimmen Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind, und erstellen Sie eine Shortlist von Buchhaltungssystemen, die diese erfüllen.
2. Vergleichen Sie die Qualität der Funktionen der Buchhaltungssysteme auf Ihrer Shortlist.
3. Vergleichen Sie zum Schluss den Preis dieser Buchhaltungssysteme.

Fazit
Das beste Buchhaltungssystem auszuwählen ist also ziemlich schwierig, weil Sie viele Dinge berücksichtigen müssen. Außerdem hat das eine Unternehmen auch noch andere persönliche Vorlieben als das andere. Deshalb empfiehlt es sich, ein Buchhaltungssystem zunächst selbst zu testen und/oder eine Demo anzufordern.