Buchhaltung
Buchhaltung mit KI: Was automatisiert die Software wirklich?
Was kann KI in einer Buchhaltungssoftware wirklich? Entdecken Sie, wie Buchungsvorschläge, Dokumentenerkennung und Assistenten wie Jonas und Boekie in der Praxis funktionieren.
Ein Buchungsvorschlag, eine automatische Regel und eine KI-Antwort tun verschiedene Dinge. Dieser Leitfaden hilft Ihnen zu erkennen, was Buchhaltungssoftware tatsächlich automatisiert. Mit vier fiktiven Ausnahmefällen, anhand derer Sie die Verarbeitung und die Korrekturmöglichkeiten beurteilen können.
Die vier Ebenen der administrativen Automatisierung
Um zu verstehen, was Software tatsächlich kann, hilft es, zwischen vier technologischen Ebenen zu unterscheiden, die in der Praxis oft durcheinandergebracht werden:
- Regelbasierte Automatisierung: Dabei handelt es sich um feste „Wenn-dann“-Regeln. Wenn eine eingehende Zahlung von einer bekannten IBAN stammt und eine feste Beschreibung enthält, ordnet die Software sie direkt einem festen Gegenkonto zu. Das ist keine KI, sondern vorhersehbarer, deterministischer Code.
- Optische Zeichenerkennung (OCR) und Datenextraktion: Die Software liest ein gescanntes Bild oder eine PDF-Datei und erkennt Felder wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag und MwSt.-Satz. Moderne Modelle können Layouts interpretieren, benötigen aber klare Scans, um Felder korrekt zuzuordnen.
- Vorhersagende Buchungsvorschläge: Ein Algorithmus analysiert frühere Buchungen in Ihrer Buchhaltung und schlägt auf Basis historischer Muster ein Sachkonto oder eine Kostenstelle vor. Als Benutzer müssen Sie diesen Vorschlag prüfen und freigeben.
- Interaktive KI-Assistenten: Hilfsmittel, die auf Basis von Sprachmodellen Fragen von Benutzern beantworten, Dokumentation durchsuchen oder administrative Zusammenfassungen anhand eingegebener Prompts erstellen.
Für einen vollständigen Überblick über Buchhaltungspakete sehen Sie sich auch unsere Übersicht der Buchhaltungsprogramme an.
Was dokumentierte Anbieter tatsächlich bieten
Verschiedene Softwareanbieter setzen KI-Komponenten auf unterschiedliche Weise ein, gemäß den geprüften Quellen zum 10. September 2026:
- AFAS SB (Assistent Jonas): Laut der offiziellen Dokumentation zum KI-Assistenten Jonas bei AFAS SB beantwortet dieser Assistent Fragen von Benutzern auf Basis von Hilfeinformationen und Produktwissen. Jonas erklärt, wie Sie Einstellungen anwenden und wo Funktionen zu finden sind. Das belegt die Hilfefunktion. Es beweist nicht, welche Buchungen das Paket darüber hinaus automatisch verarbeiten kann. Achtung: Jonas innerhalb von AFAS SB unterscheidet sich funktional von den Möglichkeiten innerhalb der größeren ERP-Plattform AFAS Profit. Sehen Sie sich auch unsere AFAS-SB-Übersicht an.
- Boekie: Laut der Produktseite von Boekie AI arbeitet diese Software als KI-Integration auf Exact Online. Boekie rechnet pro Vierwochenzeitraum ab und ist kein eigenständiges vollständiges Buchhaltungspaket. Werbliche Aussagen zu Zeitersparnis oder Genauigkeit stammen vom Anbieter. Siehe unser Boekie-Softwareprofil.
- Exact Online: Exact beschreibt Online-Buchhaltung und Automatisierung. Fragen Sie bei KI nach der konkreten Funktion, Edition und Vorführung: Welche Daten werden vorgeschlagen, welche Kontrollen sind eingerichtet und was passiert ohne Benutzeraktion?
- e-Boekhouden.nl: Der Anbieter gibt eine Erläuterung zu KI und Buchhaltung. Eine solche Erläuterung ist noch keine Spezifikation Ihres Abonnements. Sehen Sie sich das Softwareprofil an und lassen Sie sich die gewünschte automatische Verarbeitung an einem Beispiel vorführen.
Vier Ausnahmefälle für eine Vorführung
Verwenden Sie fiktive Dokumente, um zu beurteilen, wie die Software mit Unsicherheit umgeht. Das erwartete Ergebnis legen Sie vorab mit der Person fest, die die Buchhaltung prüft. So beurteilen Sie das System anhand der Verarbeitung und nicht anhand einer plausibel klingenden Erklärung.
Eine Rechnung mit zwei Zeilen
Erstellen Sie eine fiktive Rechnung mit €100 und €50 Kosten, die zu verschiedenen Kostenstellen gehören. Die Summe beträgt €150 vor eventueller MwSt. Prüfen Sie, ob beide Zeilen erkennbar sind und ob Sie die Kostenstellen einzeln auswählen können. Eine korrekte Summe beweist nicht, dass die Aufteilung stimmt.
Ein unklarer Lieferantenname
Verwenden Sie zwei fiktive Lieferanten mit fast demselben Namen. Lassen Sie das System einen Vorschlag machen, ohne eine echte Kontonummer zu verwenden. Welche Information bestimmt den Abgleich? Eine geringe Sicherheit muss sichtbar sein, bevor der falsche Lieferant in der Buchhaltung landet.
Eine Gutschrift über €200
Erstellen Sie eine Gutschrift zu einer fiktiven Rechnung über €1.000. Nach korrekter Verarbeitung bleiben €800 zu zahlen, solange noch keine Zahlung erfolgt ist. Prüfen Sie das Vorzeichen, die Verknüpfung mit der ursprünglichen Rechnung und den offenen Posten.
Dasselbe Dokument zweimal
Reichen Sie eine Kopie derselben Rechnung mit einem anderen Dateinamen ein. Prüfen Sie, ob das System eine mögliche Dublette meldet. Senden Sie danach eine tatsächlich andere Rechnung desselben Lieferanten mit demselben Gesamtbetrag. Diese darf nicht ohne Prüfung als Dublette verworfen werden.
Notieren Sie pro Beispiel den Vorschlag, die notwendige Korrektur und was nach dem Speichern in der Buchhaltung steht. Eine brauchbare KI-Funktion macht Unsicherheit und Wiederherstellung sichtbar. Nur eine überzeugende Antwort in einem Chatfenster reicht nicht aus.
Praxisbeispiele für Prompts und Datenschutz
Bei der Nutzung von KI-Assistenten formulieren Benutzer gezielte Fragen in natürlicher Sprache. Einige repräsentative Beispiele:
Beispiel-Prompt 1 (fiktiver Kontext):
„Zeige eine Übersicht aller offenen Eingangsrechnungen mit einem Fälligkeitsdatum innerhalb von sieben Tagen, sortiert nach Rechnungsbetrag.“
Beispiel-Prompt 2 (fiktiver Kontext):
„Zeige die Hilfeanleitung zum Anlegen einer abweichenden Zahlungsbedingung für ausländische Debitoren in diesem System.“
Verwenden Sie in einer ersten Testphase fiktive Daten. Besprechen Sie vor dem echten Einsatz, auf welche Daten der Assistent zugreifen kann, wo Eingaben verarbeitet und gespeichert werden und ob bestehende Zugriffsrechte beachtet werden. Fragen Sie auch, ob Gespräche zur Verbesserung von Modellen verwendet werden. Lassen Sie die Antworten mit der Datenschutz- und Informationspolitik Ihrer Organisation in Einklang bringen.
Auswahlkriterien für KI-Funktionen in Buchhaltungssoftware
Nutzen Sie die untenstehende Tabelle, um bei einer Evaluierung zu beurteilen, was eine KI-Funktion beiträgt und welche Prüfschritte notwendig bleiben:
| Funktion | Was die Technologie tut | Mögliche Fehlerquelle | Kontrollfrage für die Vorführung |
|---|---|---|---|
| Dokumentenextraktion (OCR) | Erkennt Beträge, Daten und Rechnungsnummern | Schlechte Scanqualität oder abweichendes Rechnungslayout | Wie weist das System den Benutzer auf zweifelhafte Felder hin? |
| Buchungsvorschläge | Schlägt ein Gegenkonto auf Basis der Historie vor | Neue Lieferanten oder gemischte MwSt.-Sätze | Kann der Benutzer Zeilen vor der Freigabe einfach manuell aufteilen? |
| Fragegesteuerte Assistenten | Beantwortet Fragen auf Basis der Produkt-Wissensdatenbank | Veraltete Dokumentation oder missverstandene Fragestellung | Verweist der Assistent direkt auf die offiziellen Quellartikel? |
| Abweichungserkennung | Meldet doppelte Rechnungen oder ungewöhnliche Beträge | Fehlalarme bei saisonalen Einkäufen | Können Schwellenwerte für Meldungen selbst angepasst werden? |
Vereinbaren Sie Kontrolle und Wiederherstellung
Vereinbaren Sie, wer Vorschläge genehmigt, wer Ausnahmen prüft und wie eine falsche Buchung rückgängig gemacht wird. Prüfen Sie regelmäßig eine Stichprobe akzeptierter Vorschläge. Nehmen Sie darin auch neue Lieferanten und abweichende Dokumente auf. So sehen Sie, ob die Automatisierung noch zu den Veränderungen in Ihrer Buchhaltung passt.
Vergleichen Sie Boekie als Ergänzung zu einer bestehenden Umgebung mit den KI-Funktionen eines vollständigen Buchhaltungspakets. Rechnen Sie die Kosten der zugrunde liegenden Software mit ein. Sie suchen eine funktionierende Buchhaltung; ein KI-Assistent ist ein Bestandteil dieser Wahl.
