Kostenloses Buchhaltungsprogramm: Was ist wirklich kostenlos und wann müssen Sie zahlen?

Was meint ein Anbieter mit kostenlos?

Ein kostenloses Buchhaltungsprogramm kann ausreichen, wenn die Funktionen zu Ihrer Buchhaltung passen. Beginnen Sie daher mit der Frage, was Sie jeden Monat tun müssen: Rechnungen versenden, Einkaufsbelege verarbeiten, Zahlungen prüfen und Zahlen an Ihren Buchhalter liefern. Ein Paket, das nur Ihre Ausgangsrechnungen erstellt, übernimmt noch nicht Ihre gesamte Buchhaltung.

Es gibt drei verschiedene Angebote. Ein kostenloses Basisabonnement hat kein festes Enddatum, kann aber Funktionen einschränken. Eine Startaktion gewährt vorübergehend Rabatt oder kostenlosen Zugang, wenn Sie die Bedingungen erfüllen. Eine Testphase dient dazu, Software auszuprobieren. Setzen Sie diese drei Formen getrennt auf Ihre Shortlist. Vergleichen Sie anschließend die Buchhaltungsprogramme anhand der Aufgaben, die Sie benötigen.

Gekko, e-Boekhouden.nl und Moneybird: drei verschiedene Einstiegswege

Dieser Vergleich basiert auf der niederländischen Preistabelle von Gekko, den Starterbedingungen von e-Boekhouden.nl und den aktuellen Paketen von Moneybird, abgerufen am 10. September 2026. Sehen Sie sich bei der Bestellung auch die Zahlungsfrist, die MwSt. und eventuelle Zusatzleistungen an.

Drei Situationen, in denen eine andere Grenze zählt

Sie starten neben Ihrem Job

Nehmen wir eine fiktive Texterin, die drei Kunden pro Monat in Rechnung stellt. Sie möchte ihre Stunden, Einkaufsbelege und Zahlungen erfassen. Ein kostenloses Basispaket kann funktionieren, wenn sie die fehlende Berichterstattung selbst erledigt oder mit ihrem Buchhalter regelt. Die maßgebliche Grenze ist hier die benötigte Funktion, nicht nur die Anzahl der Rechnungen.

Ihre Testphase besteht aus einem kompletten Monat: drei Ausgangsrechnungen, fünf Belege, eine Gutschrift und die zugehörigen Zahlungen. Anschließend versucht sie, die Übersicht herunterzuladen, die ihr Buchhalter benötigt. Klappt nur die Rechnungsstellung, fehlt aber eine praktikable Übergabe, ist das Paket für ihre Buchhaltung noch nicht vollständig.

Ihr Webshop wächst

Ein fiktiver Webshop verarbeitet neunzig Bestellungen pro Monat. Der Zahlungsanbieter überweist die Erlöse gebündelt, nach Abzug von Gebühren. Daher sind neunzig Bestellungen nicht dasselbe wie neunzig Banktransaktionen. Auch Retouren und Teilzahlungen können separat eingehen. Addieren Sie diese Zahlen nicht ohne Erklärung, um eine Paketgrenze zu berechnen.

Lassen Sie sich an einem Beispiel zeigen, wie die Software eine gebündelte Auszahlung aufschlüsselt. Müssen Sie dafür eine zusätzliche Schnittstelle erwerben, gehört diese in Ihren Vergleich. Das Abonnement mit dem niedrigsten Grundpreis kann mit dieser Schnittstelle teurer ausfallen. Fragen Sie auch, was passiert, wenn Sie eine Mengengrenze überschreiten: Folgt ein Upgrade, ein Aufpreis oder eine Einschränkung?

Sie arbeiten zusammen

Eine fiktive Beratungsfirma möchte mit zwei Partnern und einem Buchhalter arbeiten. Die Firma hat wenige Rechnungen, braucht aber getrennte Accounts. Sehen Sie nach, welche Benutzer enthalten sind und ob ein Steuerberaterzugang anders berechnet wird als ein zusätzlicher Mitarbeitender. Teilen Sie kein Hauptpasswort, um eine Benutzergrenze zu umgehen.

Prüfen Sie in derselben Testphase, welche Informationen jede Rolle einsehen oder ändern kann. Wer Stunden erfasst, muss zum Beispiel nicht automatisch alle Finanzberichte sehen. Wenn ein Paket die gewünschte Trennung nicht bietet, lohnt sich ein höheres Abonnement oder ein anderes Paket.

Kosten nach der kostenlosen Phase berechnen

Eine einfache Berechnung verhindert, dass ein Einführungsangebot die gesamte Entscheidung bestimmt. Notieren Sie für denselben Zeitraum: bezahlte Abonnementsmonate, feste Schnittstellen, zusätzliche Benutzer und nutzungsabhängige Kosten. Rechnen Sie einmalige Hilfe bei der Einrichtung separat. Vergleichen Sie Beträge auf derselben MwSt.-Basis.

Fiktives Rechenbeispiel, keine Anbieterpreise: Paket A ist drei Monate kostenlos und kostet danach €20 pro Monat. Eine notwendige Schnittstelle kostet ab Beginn €5 pro Monat. Über 24 Monate zahlen Sie 21 × €20 + 24 × €5 = €540. Paket B kostet ab Beginn €18 pro Monat, inklusive dieser Schnittstelle. Derselbe Zeitraum kostet dann 24 × €18 = €432. In diesem Beispiel ist das Angebot mit dem kostenlosen Start über zwei Jahre €108 teurer.

Ändern Sie die Beträge und Zeiträume auf Ihre Situation. Eine Testphase, in der Sie noch keine vollständige Buchhaltung führen, ist nicht automatisch ein eingesparter Abonnementsmonat. Beziehen Sie auch Ihre eigene Arbeit ein: Wenn ein kostenloses Paket jeden Monat zusätzliche Eingaben erfordert, kann sich Bezahlen dennoch lohnen. Diese Zeitersparnis müssen Sie selbst beurteilen.

Prüfen Sie diese fünf Punkte während der Testphase

1. Ein kompletter Geldfluss. Erstellen Sie eine Rechnung, erfassen Sie eine Teilzahlung und verarbeiten Sie den Rest. Prüfen Sie, ob klar bleibt, was der Kunde noch zahlen muss.
2. Einen Fehler korrigieren. Korrigieren Sie einen falschen Betrag oder eine falsche Kategorie. Können Sie später nachvollziehen, was geändert wurde?
3. Die Bank. Probieren Sie Ihre eigene Bank oder eine repräsentative Importdatei aus. Prüfen Sie Kosten und Einschränkungen der Anbindung gesondert.
4. Die Übergabe. Laden Sie Rechnungen und Übersichten herunter. Lassen Sie Ihren Buchhalter beurteilen, ob sie brauchbar sind.
5. Das Ende von kostenlos. Notieren Sie das Enddatum, die Kündigungsweise und den Tarif danach. Prüfen Sie, ob Ihre Daten verfügbar bleiben, wenn Sie nicht weitermachen.

Welcher Weg passt zu Ihrer Buchhaltung?

Prüfen Sie Gekko Basic, wenn Sie dauerhaft ohne Abonnement starten möchten und die Grundfunktionen ausreichen. Sehen Sie sich e-Boekhouden.nl an, wenn Sie für die Startaktion infrage kommen und auch das Paket nach deren Ablauf passt. Setzen Sie Moneybird auf Ihre Shortlist, wenn Sie ein kostenpflichtiges Paket vergleichen und dafür zunächst eine großzügige Testphase nutzen möchten.

Sie müssen nicht für zukünftiges Wachstum bezahlen, das vielleicht nie kommt. Sorgen Sie aber dafür, dass Sie wissen, was der nächste Schritt kostet und wie Sie Ihre Daten mitnehmen können. So bleibt kostenlos eine bewusste Entscheidung und wird nicht zu einem Grund, später gegen Ihren Willen wechseln zu müssen.

Sehen Sie sich neben den genannten Paketen auch das Softwareprofil von Gekko an. Entscheiden Sie anhand der Funktionen, die Sie jetzt nutzen, und der Grenzen, die Sie bei Wachstum voraussichtlich erreichen.