Microsoft 365 Backup: Was Microsoft abdeckt und welche Backup-Software Sie brauchen

Microsoft 365 Backup: die kurze Antwort

Microsoft hält Microsoft 365 am Laufen, aber das Wiederherstellen gelöschter, verschlüsselter oder überschriebener Daten liegt in Ihrer Verantwortung. Die integrierten Papierkörbe bewahren gelöschte Daten 14 bis 93 Tage auf; wie lange alte Versionen von Dokumenten erhalten bleiben, hängt von den Einstellungen ab. Wer weiter zurückgehen oder nach einem Ransomware-Angriff ein ganzes Postfach wiederherstellen möchte, braucht ein separates Backup. Am 18. Oktober 2026 haben wir die Seiten von Microsoft und von sieben Backup-Paketen geprüft. Ein Backup für 10 Benutzer kostet bei den beiden Paketen, die einen Preis pro Benutzer veröffentlichen, etwa €30 bis €40 pro Monat zzgl. MwSt. Dieser Artikel richtet sich an Unternehmen in den Niederlanden und Belgien, die Microsoft 365 nutzen.

Was Microsoft selbst aufbewahrt

Microsoft arbeitet mit geteilter Verantwortung: Microsoft kümmert sich um die Rechenzentren, die Verfügbarkeit des Dienstes und die Sicherheit der Plattform. Was mit Ihren eigenen Dateien und E-Mails geschieht, liegt in Ihrer Verantwortung. Die integrierten Funktionen helfen bei kleinen Fehlern, haben aber feste Grenzen:

In drei Situationen reicht das nicht aus. Ein Mitarbeiter geht, das Konto wird gelöscht, und erst nach einigen Monaten stellt sich heraus, dass darin noch wichtige E-Mails lagen. Oder ein Fehler oder Angriff fällt erst nach mehr als 93 Tagen auf. Oder Sie müssen eine ganze Umgebung auf einmal wiederherstellen. Aufbewahrungsrichtlinien (Retention) und eine rechtliche Aufbewahrungspflicht (Legal Hold) halten Daten zwar fest, sind aber zum Durchsuchen und Exportieren gedacht, nicht zum schnellen Wiederherstellen. Das schreibt Microsoft selbst in den häufig gestellten Fragen zu Microsoft 365 Backup.

OneDrive ist kein Backup

OneDrive synchronisiert: Was Sie auf Ihrem Laptop löschen oder was Ransomware auf Ihrem Laptop verschlüsselt, verschwindet oder ändert sich auch in der Cloud. Deshalb kann OneDrive Ihr gesamtes OneDrive auf einen Zeitpunkt in den letzten 30 Tagen zurücksetzen. Ein echtes Backup ist eine separate Kopie, die den Verlust von Daten übersteht, auch wenn das Konto weg ist oder der Angriff schon länger zurückliegt. Diese Kopie liegt am besten außerhalb der Umgebung, in der das Problem entstanden ist.

Was brauchen Sie? Beginnen Sie bei der Wiederherstellung

Wählen Sie ein Backup danach aus, was Sie wiederherstellen können möchten, nicht nach dem Speicher. Stellen Sie sich vier Fragen:

• Wie weit zurück? Wie lange soll eine gelöschte E-Mail oder ein Ordner wiederherstellbar sein? In den Niederlanden gilt für Geschäftsunterlagen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren (Belastingdienst, die niederländische Steuerbehörde); andere Länder haben eigene Fristen. Ein Backup ist dafür nicht das einzige Mittel, aber eine kurze Aufbewahrungsdauer passt schlecht dazu.
• Was genau? Postfächer, OneDrive und SharePoint sichert jedes Paket. Teams-Chats, Planner sowie die Benutzer und Gruppen in Entra ID (der Benutzerverwaltung von Microsoft) nicht immer.
• Wie fein wiederherstellen? Eine E-Mail oder Datei, ein ganzes Postfach oder eine ganze Website auf einmal nach Ransomware.
• Wo liegt die Kopie? Bei Microsoft selbst, bei einem Anbieter in einem Land Ihrer Wahl oder auf Ihrem eigenen Speicher. Für die DSGVO (niederländisch AVG) ist ein Rechenzentrum in der EU am einfachsten; Sie schließen mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Backup-Pakete für Microsoft 365

Wir nennen die Pakete aus unserer Kategorie Backup-Software, die Exchange, OneDrive und SharePoint von Microsoft 365 sichern. Die Preise verstehen sich zzgl. MwSt. und so, wie der Anbieter sie am 18. Oktober 2026 auf seiner eigenen Website veröffentlicht hat.

Mindtime ist ein niederländischer Anbieter, euBackups ein deutscher aus Berlin und Keepit ein dänischer. Microsoft zeigt seinen Preis aus den Niederlanden nur in Dollar. Keepit, 365 Total Backup und Cove nennen nur einen Preis auf Anfrage; fragen Sie dann nach dem Preis für Ihre Anzahl an Benutzern und nach der Aufbewahrungsdauer, die Sie brauchen.

Rechenbeispiel: 10 und 50 Benutzer

Bei Mindtime und euBackups zahlen Sie pro Benutzer; der Speicher ist inklusive. Microsoft berechnet pro GB an Daten, die Sie schützen lassen. Für Microsoft rechnen wir daher mit einer Annahme: durchschnittlich 50 GB pro Benutzer an E-Mail und OneDrive zusammen. Gemeinsame SharePoint-Websites kommen noch hinzu.

Alle Beträge verstehen sich zzgl. MwSt. Bei Microsoft hängt der Betrag ganz von der Datenmenge ab: bei 10 GB pro Benutzer ist es ein Fünftel des Betrags in der Tabelle, bei 100 GB das Doppelte. Microsoft berechnet auch Online-Archive von Postfächern, den zweiten Papierkorb von SharePoint und OneDrive sowie gelöschte und ältere Versionen von E-Mails. Das Microsoft-365-Admin-Center zeigt diese nicht alle an; auf der Preisseite von Microsoft steht, wie Sie sie abfragen, und es gibt einen Rechner, um die Kosten zu schätzen.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

• Wiederherstellen testen. Versuchen Sie in der Testphase, eine E-Mail, einen Ordner und ein ganzes Postfach wiederherzustellen. Mindtime bietet 7 Tage kostenlos, euBackups 30 Tage.
• Ausscheidende Mitarbeiter. Fragen Sie, wie lange das Backup eines gelöschten Benutzers erhalten bleibt. Bei Microsoft 365 Backup ist das ein Jahr ab dem Zeitpunkt des Backups.
• Unveränderliche Kopie. Eine Kopie, die niemand ändern oder löschen kann (immutable), schützt auch dann, wenn ein Angreifer ein Administratorkonto übernommen hat.
• Eine Kopie außerhalb von Microsoft. Microsoft 365 Backup bewahrt die Kopie innerhalb von Microsoft 365 auf. Das ist bei der Wiederherstellung schnell, aber es ist keine Kopie bei einer anderen Partei. Wenn Sie eine solche möchten, wählen Sie einen externen Anbieter oder legen Sie die Kopie auf Ihrem eigenen Speicher ab.

Suchen Sie auch einen Ort für gewöhnliche Dateien, dann sehen Sie sich Cloud-Speicher an. Microsoft 365 selbst und die Alternativen vergleichen Sie unter Office-Software.

Häufig gestellte Fragen zum Microsoft 365 Backup

Sichert Microsoft mein Microsoft 365 selbst?

Nicht standardmäßig. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft, und bewahrt gelöschte Dateien 93 Tage und gelöschte E-Mails 14 bis 30 Tage auf. Ein Backup, mit dem Sie weiter zurückgehen können, ist ein separater Dienst: Microsoft 365 Backup von Microsoft selbst oder ein Paket eines anderen Anbieters.

Was kostet ein Backup von Microsoft 365?

Bei den Paketen, die einen Preis pro Benutzer veröffentlichen, €2,90 bis €3,99 pro Benutzer pro Monat zzgl. MwSt., Speicher inklusive. Microsoft 365 Backup kostet $0,15 pro GB pro Monat an geschützten Daten; bei 50 GB pro Benutzer sind das $7,50 pro Benutzer pro Monat.

Ist OneDrive ein Backup?

Nein. OneDrive synchronisiert, also landet ein Löschen oder Verschlüsseln auf Ihrem Laptop auch in der Cloud. Sie können Ihr OneDrive zwar auf einen Zeitpunkt in den letzten 30 Tagen zurücksetzen, danach ist diese Möglichkeit aber weg.

Wie lange sollte ich ein Backup von Microsoft 365 aufbewahren?

Das hängt davon ab, was darin steht. In den Niederlanden gilt für Geschäftsunterlagen eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren; andere Länder haben eigene Fristen. Wählen Sie eine Aufbewahrungsdauer, die zu den ältesten Daten passt, die Sie noch wiederherstellen können müssen.

Wo liegen meine Backups?

Das ist je nach Paket unterschiedlich: bei Mindtime in den Niederlanden und Deutschland, bei euBackups in Deutschland, bei Microsoft 365 Backup in der Region Ihrer eigenen Microsoft-Umgebung und bei Synology auf Ihrem eigenen NAS. Bei Keepit und 365 Total Backup wählen Sie die Region.