Power BI Kosten für KMU: Lizenzen, Einrichtung und Schnittstellen

Power BI Kosten: die kurze Antwort

Power BI selbst ist günstig: Berichte in Power BI Desktop zu erstellen ist kostenlos, und wer Berichte teilen oder ansehen will, braucht eine Lizenz für €12,10 pro Benutzer und Monat. Das ist der Preis von Power BI Pro bei jährlicher Zahlung, ohne MwSt., wie Microsoft ihn am 25. Oktober 2026 nannte. Dieser Artikel richtet sich an Unternehmen in den Niederlanden und Belgien, die wissen möchten, was Power BI in der Praxis kostet.

Die meisten Kosten stecken nicht in den Lizenzen, sondern in dem, was drumherum passieren muss: eine Anbindung an Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software, ein Datenmodell, das die Zahlen richtig zusammenführt, und jemand, der die Berichte pflegt. Diese Kosten nennt Microsoft nicht; sie hängen von Ihren Paketen ab und davon, wer die Arbeit macht. Deshalb trennen wir die veröffentlichten Preise vom Rest.

Die Lizenzen von Power BI

Die Preise von Pro und Premium pro Benutzer stammen von der Preisseite von Microsoft; Microsoft gibt dort an, dass sie ohne MwSt. sind. Auf dieser Seite steht die Fabric-Kapazität als 'variabel'. Die Beträge für F64 haben wir aus der Azure-Preisliste von Microsoft für die Region Westeuropa berechnet: €0,1936 pro Kapazitätseinheit und Stunde, oder €1.008,45 pro Einheit und Jahr mit Reservierung, bei 64 Einheiten und 730 Stunden pro Monat. Microsoft nennt außerdem Preise für Bildung, Behörden und gemeinnützige Organisationen, ohne Beträge.

Wer braucht welche Lizenz?

• Ersteller: Wer Berichte erstellt und veröffentlicht, braucht Pro, oder Premium pro Benutzer, wenn die Modelle groß sind oder öfter als 8-mal pro Tag aktualisiert werden müssen.
• Betrachter: Wer Berichte nur ansieht, braucht bei Power BI ebenfalls eine Pro-Lizenz, es sei denn, die Berichte liegen auf einer Fabric-Kapazität ab F64. Das ist der wichtigste Unterschied zu Tools, bei denen Betrachter kostenlos sind.
• Premium pro Benutzer: Wählen Sie dies für die Ersteller, brauchen auch alle Betrachter dieses Arbeitsbereichs Premium pro Benutzer. Für ein kleines Unternehmen ist Pro daher meist die logische Wahl.
• Microsoft 365: Laut Microsoft ist Power BI Pro in Microsoft 365 E5 und Office 365 E5 enthalten. Nutzen Sie ein anderes Microsoft-365-Abonnement, prüfen Sie, ob Power BI dabei ist.

Kosten, die nicht in der Lizenz enthalten sind

• Anbindung Ihrer Pakete: Power BI liest Excel, SharePoint, SQL-Datenbanken und viele andere Quellen mit Standardkonnektoren. Für Buchhaltungs- und ERP-Pakete wie Exact Online, AFAS und Twinfield, die viele niederländische Unternehmen nutzen, braucht man oft einen Konnektor eines anderen Anbieters oder eine eigene Anbindung über die API des Pakets. Ein solcher Konnektor kostet meist ein monatliches Abonnement. Pakete, die das können, vergleichen Sie in der Kategorie Reporting-Software.
• Das Datenmodell: Die Zahlen aus Buchhaltung, CRM und Zeiterfassung müssen miteinander verknüpft werden, mit festen Definitionen etwa von Umsatz und Marge. Das ist der größte Teil der Arbeit in einem Power-BI-Projekt. Machen Sie es selbst, kostet es vor allem Zeit; beauftragen Sie einen Spezialisten, zahlen Sie pro Stunde oder pro Projekt.
• Pflege: Berichte müssen angepasst werden, wenn sich Ihre Buchhaltung ändert, etwa bei einem neuen Kontenplan oder einem neuen Paket. Rechnen Sie mit fester Zeit pro Monat, intern oder extern.
• Know-how: Wer Berichte erstellt, muss Power Query und DAX (die Formelsprache von Power BI) lernen. Microsoft bietet dafür kostenloses Material an, aber es kostet Stunden.

Für diese Kosten nennen wir keine Beträge: Anbieter von Konnektoren und Berater legen ihren Preis pro Paket oder Auftrag fest. Fordern Sie ein Angebot mit einer festen Zahl von Berichten und Quellen an, damit Sie Angebote vergleichen können.

Rechenbeispiele

Wir rechnen nur mit den Lizenzpreisen von Microsoft bei jährlicher Zahlung, ohne MwSt. Konnektoren, Datenmodell und Pflege kommen noch hinzu.

Eine Fabric-Kapazität F64 macht Betrachter kostenlos, kostet mit Reservierung aber etwa €5.378 pro Monat. Erst ab etwa 450 Benutzern ist das günstiger, als allen eine Pro-Lizenz zu geben. Für KMU ist Pro pro Benutzer daher fast immer der günstigste Weg.

Power BI, Data Studio oder Zoho Analytics?

Zwei andere Tools aus unserem Vergleich rechnen anders ab, vor allem bei Betrachtern:

• Looker Studio, das Google auf seiner eigenen Website inzwischen wieder Data Studio nennt, ist kostenlos, auch für Betrachter. Die kostenpflichtige Version Data Studio Pro kostet laut Google $9 pro Benutzer, Projekt und Monat und bringt Verwaltung und Support für Teams. Am einfachsten funktioniert es mit Google-Quellen wie Google Analytics, Google Ads und Google Sheets.
• Zoho Analytics rechnet pro Paket ab: Basic €30 pro Monat für 2 Benutzer, Standard €60 für 5 Benutzer, oder 20 % weniger bei jährlicher Zahlung. Betrachter kosten €100 pro Monat je 25 (€80 bei jährlicher Zahlung). Die MwSt. kommt hinzu. Es gibt auch einen kostenlosen Plan für 2 Benutzer und 10.000 Zeilen. Quelle: Preisseite von Zoho.

Für einen Ersteller und zehn Betrachter ist Data Studio kostenlos, Zoho Analytics Basic mit 25 Betrachtern kostet €104 pro Monat bei jährlicher Zahlung und Power BI Pro €133,10. Power BI punktet oft beim Datenmodell, bei der Verbindung mit Excel und Microsoft 365 und bei der Zahl der Menschen, die es schon kennen. Alle Tools vergleichen Sie in der Kategorie BI-Software.

Häufige Fragen zu den Kosten von Power BI

Was kostet Power BI pro Monat?

Am 25. Oktober 2026 kostete Power BI Pro €12,10 pro Benutzer und Monat und Premium pro Benutzer €20,80, beides bei jährlicher Zahlung und ohne MwSt. Power BI Desktop ist kostenlos.

Kann man Power BI kostenlos nutzen?

Berichte erstellen geht kostenlos mit Power BI Desktop und einem kostenlosen Konto. Berichte mit Kollegen teilen geht nicht ohne bezahlte Lizenz: Dann brauchen sowohl der Veröffentlichende als auch der Betrachter Pro.

Brauchen Betrachter eine Power-BI-Lizenz?

Ja, es sei denn, die Berichte liegen auf einer Microsoft-Fabric-Kapazität ab F64. Bei Premium pro Benutzer brauchen auch die Betrachter selbst Premium pro Benutzer.

Was kostet eine Anbindung zwischen Power BI und meiner Buchhaltung?

Das hängt von Ihrem Paket ab. Für viele Buchhaltungs- und ERP-Pakete brauchen Sie einen Konnektor eines anderen Anbieters, der meist ein monatliches Abonnement kostet, oder eine eigene Anbindung über die API des Pakets. Fordern Sie ein Angebot für Ihre Pakete an.