Vertragsverwaltung
Vertragsmanagement: Wann reicht Excel und wann brauchen Sie Software?
Ein Vertragsregister in Excel mit den richtigen Spalten, wo es schiefgeht und was Software für Vertragsmanagement kostet: acht Pakete im Preisvergleich.
Ein Vertragsregister in Excel oder Google Sheets reicht vielen Unternehmen, bis eine stillschweigende Verlängerung übersehen wird. Wir zeigen, welche Spalten Sie brauchen, wann sich Software lohnt und was acht Pakete kosten, von Trackado bis Oneflow.
Vertragsmanagement: die kurze Antwort
Haben Sie ein paar Dutzend Verträge und eine Person, die sie verwaltet, dann reicht ein gut aufgebautes Register in Excel oder Google Sheets. Schwierig wird es, sobald Verträge in verschiedenen Postfächern liegen, mehrere Kollegen Verträge abschließen oder Sie eine stillschweigende Verlängerung verpassen, weil niemand die Kündigungsfrist im Blick hatte. Dann lohnt sich Software mit Erinnerungen, einer durchsuchbaren Ablage und Freigaben. Ein einfaches Register wie Trackado ist für 15 Verträge kostenlos; kostenpflichtige Pakete kosten von etwa €9 pro Benutzer und Monat bis zu einigen hundert Euro pro Monat für ein Team. Am 22. Oktober 2026 haben wir die Preisseiten von acht Paketen geprüft. Dieser Artikel ist für Unternehmen in den Niederlanden und Belgien geschrieben.
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement heißt festzuhalten, welche Verträge Ihr Unternehmen hat, was darin steht und wann Sie handeln müssen. Denken Sie an Leasingverträge, Software-Abonnements, Miete, Wartung, Lieferanten und Kunden. Die Fragen sind immer dieselben: Wo liegt der unterschriebene Vertrag, wer ist verantwortlich, wann läuft er aus, wie lang ist die Kündigungsfrist und verlängert er sich automatisch?
Software für Vertragsmanagement wird auch CLM genannt: Contract Lifecycle Management. Das geht weiter als ein Register. Ein CLM-Paket hilft auch beim Erstellen, Freigeben und digitalen Unterzeichnen von Verträgen.
Ein Vertragsregister in Excel oder Google Sheets
Beginnen Sie mit einem Tabellenblatt, in dem jeder Vertrag eine Zeile ist. Diese Spalten brauchen Sie:
| Spalte | Was Sie eintragen |
|---|---|
| Vertragspartner | Der Name des Lieferanten, Kunden oder Vermieters |
| Thema | Worum es im Vertrag geht, zum Beispiel „Leasing Lieferwagen“ oder „CRM-Abonnement“ |
| Beginndatum | Das Datum, an dem der Vertrag begann |
| Laufzeit | Zum Beispiel 12 oder 36 Monate |
| Enddatum | Beginndatum plus Laufzeit. Excel berechnet es mit der Funktion EDATUM, im englischsprachigen Excel EDATE |
| Verlängerung | Stillschweigend verlängert ja oder nein, und um welchen Zeitraum |
| Kündigungsfrist | Wie viele Monate oder Tage vor dem Enddatum Sie kündigen müssen |
| Letzter Kündigungstermin | Enddatum minus Kündigungsfrist: die wichtigste Spalte des Registers |
| Verantwortlicher | Der Kollege oder die Kollegin, die über Verlängerung oder Kündigung entscheidet |
| Wert pro Jahr | Was der Vertrag pro Jahr kostet oder einbringt |
| Ablageort | Ein Link zum unterschriebenen Vertrag in Ihrem gemeinsamen Ordner |
Sortieren Sie nach dem letzten Kündigungstermin und färben Sie mit bedingter Formatierung die Zeilen, bei denen dieses Datum innerhalb von drei Monaten liegt. Legen Sie außerdem einen wiederkehrenden Termin in Ihrem Kalender an, zum Beispiel am ersten Montag des Monats, um das Register durchzugehen. Eine Tabelle verschickt selbst keine Erinnerungen; dieser Termin ist Ihre Erinnerung.
Wo eine Tabelle an ihre Grenzen stößt
Ein Register funktioniert, solange jemand es pflegt. In der Praxis geht es an diesen Punkten schief:
- Verpasste Verlängerungen: Niemand öffnet die Datei in dem Monat, in dem die Kündigungsfrist beginnt. Der Vertrag läuft stillschweigend weiter, manchmal um ein weiteres Jahr.
- Verträge an verschiedenen Orten: Das unterschriebene Exemplar steckt als Anhang im Postfach einer Person, nicht im gemeinsamen Ordner. Ist diese Person krank oder geht sie, ist der Vertrag weg.
- Keine Erinnerungen je Verantwortlichem: Die Tabelle weiß nicht, wer wann einen Hinweis bekommen soll. Jeder muss selbst nachsehen.
- Keine Freigabe: Wer darf einen Vertrag über €20.000 unterschreiben? In einer Tabelle sehen Sie im Nachhinein, dass es passiert ist, aber Sie regeln es nicht vorab.
- Keine Suche im Text: Sie finden „Leasing Lieferwagen“ in der Zeile, aber nicht, welche Verträge eine Vertragsstrafe oder eine Indexierung enthalten.
Erkennen Sie zwei oder mehr dieser Punkte, oder kommen jeden Monat mehr als ein paar Verträge hinzu, dann ist es Zeit, sich Software anzusehen.
Stillschweigende Verlängerung zwischen Unternehmen
In den Niederlanden schützt das Gesetz Van Dam (Wet Van Dam) Verbraucher: Nach einer stillschweigenden Verlängerung kann ein Verbraucher jederzeit kündigen, mit einer Kündigungsfrist von höchstens einem Monat. Dieser Schutz gilt nicht zwischen Unternehmen. Ein Geschäftsvertrag verlängert sich so, wie es im Vertrag steht, auch um ein ganzes weiteres Jahr, und es gilt die Kündigungsfrist aus dem Vertrag. In Belgien und anderen Ländern gelten eigene Regeln; prüfen Sie diese, wenn Sie dort Verträge abschließen. Lesen Sie deshalb bei jedem neuen Vertrag die Klausel zu Verlängerung und Kündigung und tragen Sie sie in Ihr Register ein. Sind Sie bei einem konkreten Vertrag unsicher, lassen Sie sich von einem Juristen beraten.
Was kostet Software für Vertragsmanagement?
Die Pakete aus unserer Kategorie Vertragsmanagement-Software, mit den Preisen, die der Anbieter am 22. Oktober 2026 auf seiner eigenen Website zeigt. Trackado und PandaDoc rechnen in US-Dollar ab.
| Paket | Art | Kostenlos | Preis | Quelle |
|---|---|---|---|---|
| Trackado | Register mit Erinnerungen | Ja: 1 Benutzer, 15 Verträge | Starter $49 pro Monat ($39 bei jährlicher Zahlung) für 3 Benutzer und 60 Verträge; Business $159 pro Monat ($129 jährlich) für 8 Benutzer, 300 Verträge und Workflows; zusätzlicher Benutzer $12 pro Monat ($10 jährlich). Die Seite nennt keine MwSt. | Preise |
| Mochadocs | Register und Vertragsmanagement, erweiterbar um Erstellen und Unterzeichnen | Ja: Starter, um Verträge zu erfassen | Professional €15 pro Benutzer und Monat (€165 pro Benutzer und Jahr); Team €45 pro Benutzer und Monat, mindestens 2 Benutzer; Enterprise €75, mindestens 3. Lesebenutzer ab €2,50 pro Lesebenutzer und Monat. Die Seite nennt keine MwSt. | Tarife |
| Diliforce | Vertragsmanagement mit Board-Portal | Nein, aber 14 Tage zum Testen | Standard €8,70 pro Benutzer und Monat; Advanced €27 pro Benutzer und Monat, mindestens 5 Benutzer; beide jährlich abgerechnet, zzgl. MwSt. Elektronisches Unterzeichnen über einen angebundenen Dienst, der extra kostet | Preise |
| Zoho Contracts | CLM mit Freigaben und Unterzeichnen | Ja: 3 Benutzer, 10 Verträge | Standard €30 pro Benutzer und Monat (€25 bei jährlicher Zahlung), 25 Verträge pro Benutzer und Monat; Professional €48 (€40 jährlich), unbegrenzt Verträge. Zoho Sign ist enthalten; die MwSt. kommt hinzu | Preise |
| Oneflow | CLM mit Freigaben und Unterzeichnen | Nein, aber 14 Tage zum Testen | Business ab €250 pro Monat für 5 Benutzer, nur jährliche Abrechnung; Enterprise auf Angebot, ab 10 Benutzern. Die Seite nennt keine MwSt. | Preise |
| PandaDoc | Dokumente, Angebote und Unterzeichnen | Ja: 5 Dokumente pro Monat | Starter $35 pro Benutzer und Monat ($19 bei jährlicher Zahlung); Business $65 ($49 jährlich), mit Freigabe-Workflows; zzgl. Steuern | Preise |
| Contractify | Vertragsmanagement mit KI, belgischer Anbieter | Nein, aber eine Demo | Keine Preise auf der Website: Centralize mit 5 Plätzen, Collaborate ab 5 und Control ab 10 Benutzern; Sie fordern ein Angebot an | Preise |
| Juro | CLM mit Erstellen und Unterzeichnen | Nein, aber eine Demo | Keine Preise auf der Website: Der Preis hängt von der Zahl der Verträge pro Monat ab; Sie fordern ein Angebot an | Preise |
Welche Art von Paket passt zu Ihnen?
Ein Register mit Erinnerungen
Trackado und die kostenlose Version von Mochadocs leisten, was Ihre Tabelle leistet, aber mit Erinnerungen je Vertrag und je Verantwortlichem und mit dem unterschriebenen Dokument an der Zeile. Das reicht, wenn Sie Verträge von anderen erhalten und vor allem wissen wollen, wann Sie kündigen müssen. Mit der kostenlosen Version von Trackado können Sie 15 Verträge ausprobieren; danach zahlen Sie pro Benutzerpaket, nicht pro Benutzer.
Vertragsmanagement für mehrere Abteilungen
Diliforce und die kostenpflichtigen Abonnements von Mochadocs ergänzen Rechte je Abteilung oder Gesellschaft, die Suche im Text und einen vollständigen Verlauf. Mit €8,70 pro Benutzer und Monat ist Diliforce das günstigste kostenpflichtige Paket in der Tabelle, aber Sie zahlen ein Jahr im Voraus.
Verträge erstellen, freigeben und unterzeichnen
Erstellen Sie selbst viele Verträge, etwa Kaufverträge oder Arbeitsverträge, dann möchten Sie auch Vorlagen, einen Freigabeschritt und eine digitale Unterschrift. Zoho Contracts, Oneflow, PandaDoc und Juro bieten das in einem Paket. Davon hat nur Zoho Contracts eine kostenlose Version für ein kleines Team. Bei Oneflow beginnen Sie bei €250 pro Monat für fünf Benutzer.
Brauchen Sie nur eine digitale Unterschrift und führen das Register in einer Tabelle, sehen Sie sich auch Software für digitale Signaturen an. Die ist oft günstiger als ein vollständiges CLM-Paket.
Worauf achten Sie bei der Auswahl?
- Erinnerungen je Verantwortlichem: Können Sie je Vertrag festlegen, wer wann eine Erinnerung bekommt, auch wenn der Verantwortliche das Unternehmen verlässt?
- Import: Können Sie Ihr bestehendes Register aus Excel einlesen, einschließlich der Daten?
- Suche: Durchsucht das Paket nur die Felder oder auch den Text eingescannter Verträge?
- Preismodell: Zahlen Sie pro Benutzer, pro Benutzerpaket oder nach Anzahl der Verträge? Lesebenutzer, die nur ansehen, sind manchmal günstiger oder kostenlos.
- Jährlich oder monatlich: Oneflow und Diliforce rechnen nur jährlich ab. Bei Trackado, Zoho Contracts und PandaDoc zahlen Sie bei monatlicher Zahlung mehr: von 20 Prozent bei Zoho Contracts bis fast zum Doppelten bei PandaDoc Starter.
- Daten und Datenschutz: Verträge enthalten personenbezogene Daten. Fragen Sie, wo die Daten gespeichert werden und ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet. Nach der DSGVO (niederländisch AVG) ist er Pflicht, wenn der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.
Häufige Fragen zum Vertragsmanagement
Reicht Excel für das Vertragsmanagement?
Für ein kleines Unternehmen mit ein paar Dutzend Verträgen und einer verantwortlichen Person ja, wenn Sie die Spalte mit dem letzten Kündigungstermin pflegen und das Register jeden Monat durchgehen. Excel verschickt selbst keine Erinnerungen und hält nicht fest, wer was freigegeben hat.
Was kostet Vertragsmanagement-Software?
Am 22. Oktober 2026 gab es kostenlose Versionen für kleine Vertragsmengen bei Trackado, Mochadocs, Zoho Contracts und PandaDoc. Kostenpflichtige Pakete beginnen bei €8,70 pro Benutzer und Monat (Diliforce, jährlich abgerechnet) und reichen bis €250 pro Monat für ein Team von fünf bei Oneflow. Contractify und Juro nennen einen Preis nur auf Angebot.
Was ist der Unterschied zwischen Vertragsmanagement und CLM?
Vertragsmanagement betrifft Verträge, die bereits unterschrieben sind: wo sie liegen und wann Sie kündigen oder verlängern müssen. CLM (Contract Lifecycle Management) umfasst auch das Erstellen, Verhandeln, Freigeben und Unterzeichnen.
Gilt das Gesetz Van Dam auch für Geschäftsverträge?
Nein. Das Gesetz Van Dam schützt in den Niederlanden nur Verbraucher. Zwischen Unternehmen gelten die Vereinbarungen zu Verlängerung und Kündigung aus dem Vertrag selbst.
Kann ich mit Vertragsmanagement-Software auch digital unterschreiben?
Bei Zoho Contracts, Oneflow, PandaDoc und Juro ist das Unterzeichnen im Paket enthalten. Diliforce bindet einen separaten Signaturdienst an, den Sie gesondert bezahlen. Ein Register wie Trackado unterzeichnet nicht.
