Dokumentenmanagement
SharePoint als Dokumentenmanagementsystem: Wann brauchen Sie ein separates DMS?
SharePoint oder ein separates DMS? Vergleichen Sie Dokumentenfreigabe, Zugriffsrechte, Versionsverwaltung und die nötige Einrichtung anhand desselben Workflows.
SharePoint bietet mehr als Dateispeicherung, unter anderem Versionsverwaltung und Inhaltsfreigabe. Ein eigenes DMS kann dennoch interessant sein, wenn Sie für Ihre Dokumentenprozesse viel Einrichtung benötigen. Vergleichen Sie beide Optionen mit demselben Freigabeweg und denselben Verwaltungsvereinbarungen.
SharePoint kann bereits mehr als Dateien speichern
Microsoft beschreibt die Dokumentenverwaltung in SharePoint mit Bibliotheken, Metadaten, Versionen und Zugriffsrechten. Das sind auch Bestandteile eines DMS. Die Frage ist daher, welche Einrichtung Ihr Dokumentenprozess braucht und wer sie verwaltet.
SharePoint unterstützt außerdem Inhaltsfreigabe und Einstellungen zur Sichtbarkeit von Entwürfen. Sie müssen also für jede Freigabe nicht automatisch Individuallösungen oder eigene Bibliotheken bauen. Komplexeres Routing, Erinnerungen und organisatorische Vereinbarungen erfordern jedoch eine passende Einrichtung.
Lassen Sie dieselbe Arbeitsanweisung durch beide Systeme laufen
Verwenden Sie eine fiktive Anweisung für Maschinenwartung als Test. Der Autor ändert zwei Schritte, ein inhaltlich Verantwortlicher beurteilt die Änderung, und Mitarbeitende müssen die gültige Version finden können. Dies ist ein Demonstrationsszenario, kein Zertifizierungstest.
- Machen Sie Version 1 für Leser verfügbar.
- Erstellen Sie einen Entwurf mit den beiden Änderungen. Prüfen Sie, was ein gewöhnlicher Leser und was ein Redakteur sieht.
- Lehnen Sie die erste Änderung mit einer Erläuterung ab und stellen Sie sie wieder her.
- Genehmigen Sie die neue Version. Prüfen Sie anschließend die Version, die über die Suche und alte Links geöffnet wird.
- Ziehen Sie die Anweisung später zurück und halten Sie die Folgeanweisung fest.
Führen Sie dies in SharePoint mit den gewählten Bibliotheks-, Versions- und Freigabeeinstellungen aus. Führen Sie dieselben Schritte im spezialisierten DMS aus. Achten Sie auf die erforderliche Verwaltung, die Zahl der Handgriffe und die Informationen, die Sie im Nachhinein wiederfinden können. Ein vordefinierter Workflow kann praktisch sein, muss aber mit Ihrer eigenen Arbeitsweise übereinstimmen.
Wenn Sie Lesebestätigungen benötigen, fügen Sie diese ausdrücklich in den Test ein. Prüfen Sie, was eine Bestätigung bedeutet: das Öffnen eines Dokuments, eine manuelle Erklärung des Mitarbeitenden oder eine abgeschlossene Unterweisung. Das sind unterschiedliche Nachweise.
Vergleichen Sie Möglichkeiten und Einrichtung
| Frage | SharePoint | Spezialisiertes DMS |
|---|---|---|
| Welche Version sieht ein Leser? | Versionsverwaltung, Freigabe und Entwurfssichtbarkeit prüfen | Prüfen, wie gültig, Entwurf und zurückgezogen unterschieden werden |
| Wie läuft die Freigabe? | Mit der eingebauten Freigabe beginnen; bei Bedarf zusätzlichen Workflow prüfen | Routing, Ersetzung und Ablehnung vorführen lassen |
| Welche Daten gehören zu einem Dokument? | Metadatenspalten und Ansichten einrichten | Prüfen, welche Felder und Klassifizierungen anpassbar sind |
| Wie zeigen Sie, wer etwas getan hat? | Verlauf und Protokollierung innerhalb Ihrer Lizenzen und Einrichtung prüfen | Prüfen, welche Aktionen protokolliert werden und wie lange sie aufbewahrt bleiben |
| Wer pflegt den Prozess? | Interne Verwaltung und eventuelle zusätzliche Tools einbeziehen | Konfiguration, Updates und Anbieterunterstützung einbeziehen |
Suche und KI: Lässt sich die Antwort auf eine Quelle zurückführen?
Ein Suchtest muss mehr leisten, als ein Dokument mit dem richtigen Namen zu finden. Fragen Sie nach einem Thema, das in mehreren Versionen vorkommt. Prüfen Sie, welche Version das System verwendet und ob ein Benutzer mit eingeschränkten Rechten dieselben Ergebnisse erhält.
Zenya dokumentiert AI Search als kostenpflichtige Ergänzung mit einer DOC-Lizenz und Antworten mit Quellenverweisen. Das macht Zenya zu einem Kandidaten, wenn die Suche in verwalteten Dokumenten wichtig ist. Lassen Sie sich in der Demo zeigen, was bei einem zurückgezogenen Dokument und einer Frage geschieht, für die keine Quelle verfügbar ist.
Für beide Wege gilt: Eine klar formulierte KI-Antwort beweist nicht, dass die Quelle aktuell oder für diesen Benutzer zugänglich sein sollte. Öffnen Sie die Quelle und prüfen Sie Datum, Status und Rechte.
Beschreiben Sie Ihre Anforderungen, bevor Sie Software auswählen
Treffen Sie pro Dokumenttyp Vereinbarungen zu Eigentümer, Prüfung, Veröffentlichung, Rückzug und Aufbewahrung. Lassen Sie den Verantwortlichen für Qualität oder Informationsmanagement festlegen, welche Anforderungen für Ihre Organisation gelten. Ein Paketname oder die Nennung einer Norm ist kein Beweis, dass die Einrichtung diese erfüllt.
Eigenes fiktives Profil: Dokument Arbeitsanweisung Wartung, Eigentümer Leiter technischer Dienst, Zielgruppe Team B, interne Überarbeitung nach zwölf Monaten. Diese zwölf Monate sind in diesem Beispiel eine Vereinbarung der Organisation und keine universelle Normfrist.
Bitten Sie bei einem Wechsel um einen Probeexport von Dateien, Metadaten und relevantem Verlauf. Können Sie damit außerhalb des Pakets noch feststellen, welche Version an einem bestimmten Datum gültig war? Beziehen Sie diese Übertragbarkeit in Ihre Entscheidung ein.
Wann bleiben Sie bei SharePoint?
Beginnen Sie mit SharePoint, wenn es bereits verfügbar ist, Ihr Verwaltungsteam die erforderliche Einrichtung pflegen kann und der Test zeigt, dass der Dokumentenprozess gut funktioniert. Rechnen Sie erforderliche zusätzliche Lizenzen und Verwaltungszeit aber mit. Eine bestehende Lizenz macht weitere Einrichtung nicht kostenlos.
Vergleichen Sie Metaware oder Zenya, wenn Sie vordefinierte Prozesse und zusätzliche Unterstützung suchen. Lassen Sie dieselbe Arbeitsanweisung zeigen; verlassen Sie sich nicht allein auf eine Präsentation mit anderen Beispielen.
Über die Übersicht der Dokumentenmanagementsysteme können Sie die Kandidaten vergleichen. Die beste Wahl ist die Einrichtung, die Ihr Team nutzen und dauerhaft verwalten kann, mit nachweislich der Kontrolle, die Ihre Dokumente erfordern.
