ERP ‚All-in-one‘ versus ‚Best of Breed‘

Wofür entscheidet sich Ihr Unternehmen? Für ein einziges ERP-‚All-in-one‘-System oder für viele verschiedene Softwareanwendungen, die miteinander verbunden sind (‚Best of Breed‘)? In diesem Blog wird erklärt, was ‚Best of Breed‘ und ERP ‚All-in-one‘ ist und welche Vor- und Nachteile beides hat.

In diesem Artikel:

• Was ist ERP-‚All-in-one‘-Software?
  • Vorteile von ERP-‚All-in-one‘-Software
  • Nachteile von ERP-‚All-in-one‘-Software
• Was ist ‚Best of Breed‘-Software?
  • Vorteile von ‚Best of Breed‘-Software
  • Nachteile von ‚Best of Breed‘-Software
• ‚Best of Breed‘ oder ERP ‚All-in-one‘?

 

Was ist ERP-‚All-in-one‘-Software?

Die Begriffe ERP-System, ERP-Paket oder ERP-Software werden oft durcheinander verwendet. ERP steht für ‚Enterprise Resource Planning‘. In einem ERP-System sind alle primären und sekundären Geschäftsprozesse miteinander integriert. Von CRM, Projektmanagement, Auftragsmanagement und Lagerverwaltung bis hin zu HRM, Lohn und Finanzbuchhaltung. Alle Geschäftsprozesse greifen (logischerweise) ineinander, weil alles aus einem System heraus erstellt wurde. Dabei werden alle Informationsströme in einer Datenbank gespeichert, und alle Mitarbeitenden arbeiten im selben System.

Außerdem sieht man bei ERP-Systemen oft, dass ‚fast‘ alles funktional möglich ist, es aber häufig viel Zeit und Geld kostet, dies letztlich möglich zu machen. Oft müssen noch Berater eingesetzt werden, damit die Funktionen letztlich optimal funktionieren. Außerdem muss (weil es so viele Möglichkeiten bietet) viel Zeit in die Wartung der Software investiert werden.

Nachfolgend eine visuelle Darstellung eines ERP-‚All-in-one‘-Systems:

 

Nachfolgend die Vor- und Nachteile eines ERP-‚All-in-one‘-Systems

 

Vorteile von ERP-‚All-in-one‘-Software:

+ Einheitliche Arbeitsweise

Alle Mitarbeitenden arbeiten mit demselben System, dadurch lässt sich leicht eine einheitliche Arbeitsweise umsetzen.

+ Nahtlose Integration zwischen Geschäftsprozessen

Die Geschäftsprozesse greifen oft (nahtlos) ineinander, weil aus einem System heraus gearbeitet wird.

+ Informationen an einem Ort

Daten werden in einer Datenbank gespeichert, also alle Informationen an einem Ort. Dadurch ist es (einfacher), (Management-)Berichte zu erstellen.

 

Nachteile von ERP-‚All-in-one‘-Software:

- Zeitaufwendig

Die Implementierung eines vollständigen ERP-Systems kostet oft viel Zeit, weil Funktionen häufig auf die spezifischen Wünsche eines einzelnen Unternehmens abgestimmt werden müssen.

- Hohe Investition

Weil es oft viel Zeit kostet, ein ERP-System vollständig zum Laufen zu bringen, ist die Investition oft hoch. Entwicklung, Implementierung und Wartung von ERP-Software erfordern eine hohe Investition.

- Prozessabhängigkeit

Es kann vorkommen, dass in einem bestimmten Prozess etwas angepasst werden muss, was anschließend dazu führen kann, dass im nachfolgenden Prozess etwas nicht mehr funktioniert.

- Anbieterabhängigkeit

Die Software stammt von nur einem Anbieter, von dem Sie abhängig sind.

 

Tipp

Um zu prüfen, ob ein ERP-System die Investition wert ist, kann es sinnvoll sein, einen Preisvergleich anzustellen.

 

Was ist ‚Best of Breed‘-Software?

‚Best of Breed‘-Software ist das Gegenteil eines ERP-‚All-in-one‘-Systems. Das bedeutet, dass für alle Aufgaben, die in einer Organisation ausgeführt werden müssen, die ‚beste‘ verfügbare Software genutzt wird. ‚Best of Breed‘ sind lauter einzelne SaaS-Lösungen (Software as a Service), die oft miteinander verbunden sind.

Theoretisch bedeutet dies, dass die Vertriebsabteilung mit der besten Vertriebs- und CRM-Software arbeitet, während die HRM-Abteilung die idealste HRM-Software nutzt. Die Software kann in diesem Fall von verschiedenen Softwareanbietern stammen. Die Mitarbeitenden arbeiten also untereinander in unterschiedlichen Systemen. Das bedeutet aber oft, dass diese ‚Best of Breed‘-Lösungen alle Funktionen bieten, die eine bestimmte Abteilung möchte. Auf diese Weise können Sie als Unternehmen eine optimale Softwarelandschaft schaffen.

Nachfolgend eine Aufzählung von Merkmalen von SaaS-Lösungen:

- Überall zugänglich

Der Nutzer hat über das Internet 24/7 Zugriff auf die Software.

- Wartung und Verwaltung durch den SaaS-Anbieter

Der SaaS-Anbieter ist für Verwaltung, Wartung und Sicherheit der Software verantwortlich. Updates, Backups und Sicherheit werden von den SaaS-Anbietern geliefert.

- Bezahlung nach Nutzung

Der Nutzer muss die Software nicht selbst anschaffen, sondern zahlt für die Nutzung der Software. Sie zahlen oft monatlich oder jährlich pro Nutzer oder pro Modul. Dadurch ist eine hohe einmalige Investition oft nicht nötig.

- Keine Individualentwicklung

Die Software ist nicht für einzelne Unternehmen, sondern für alle Nutzer gebaut. Individuelle Anpassungen an der Software sind nur innerhalb einer bestimmten Bandbreite möglich. Alle Nutzer arbeiten mit derselben Softwareversion. Wenn also ein neues Software-Update erfolgt, gilt dies für alle Nutzer.

- Kurze Implementierungszeit

Ein weiteres Merkmal einer SaaS-Lösung ist, dass es wenig Zeit kostet, sie zum Laufen zu bringen, weil sie für alle sofort zugänglich ist. Die Implementierung kostet daher auch verhältnismäßig deutlich weniger Zeit.

Nachfolgend eine visuelle Darstellung einer ‚Best of Breed‘-Softwarelandschaft:

 

Vorteile von ‚Best of Breed‘-Software:

+ Die ‚besten‘ Funktionen

‚Best of Breed‘-Lösungen bieten oft alle Funktionen, die eine bestimmte Abteilung möchte. Auf diese Weise können Sie als Unternehmen eine optimale Softwarelandschaft schaffen.

+ Einfach zu verwalten

Der SaaS-Anbieter ist für Verwaltung, Wartung und Sicherheit der Software verantwortlich. Dadurch müssen Sie als Unternehmen keine Verwaltung übernehmen.

+ Automatische Updates

Die Software wird regelmäßig aktualisiert

+ Geringe Investition/kurze Implementierungszeit

Weil die Software ‚bereits existiert‘, fallen für die Implementierung relativ geringe Kosten an.

 

Nachteile von ‚Best of Breed‘-Software:

- Monatliche/jährliche Kosten können sich summieren

Durch die Anschaffung einer großen Anzahl verschiedener SaaS-Anwendungen können die Abonnementkosten recht schnell steigen.

- Nicht alle SaaS-Anwendungen lassen sich gut miteinander integrieren/verbinden

Über APIs können Softwareanwendungen Daten miteinander austauschen. Nicht alle SaaS-Anwendungen lassen sich standardmäßig verbinden. Das hat den Nachteil, dass Daten aus dem einen System nicht zum anderen System passen.

- Keine zentrale Datenbank

Es gibt keine zentrale Datenbank, in der alle Daten gespeichert werden. Dadurch kann es schwieriger sein, Berichte zu erstellen.

In der Praxis

In der Praxis wird dies oft mithilfe eines Data Warehouse gelöst. Ein Data Warehouse ist ein System, das entwickelt wurde, um Analysemöglichkeiten zu unterstützen. Die Daten werden aus den verschiedenen SaaS-Anwendungen extrahiert und anschließend im Data Warehouse gespeichert. Eine Softwarelösung für Analyse und Reporting bezieht ihre Daten dann wiederum aus dem Data Warehouse, um Berichte zu erstellen.

 

Fazit: ‚Best of Breed‘ oder ERP ‚All-in-one‘?

Es ist also schwer zu sagen, was nun die beste Wahl für Ihr Unternehmen ist. Wie beschrieben gibt es für beide Varianten Vor- und Nachteile.

Möchten Sie Hilfe beim Zusammenstellen einer idealen Softwarelandschaft, nehmen Sie dann Kontakt mit uns auf.