CRM oder ERP: welches System brauchen Sie und wann beide?

Die Kernaufgaben von CRM und ERP im Vergleich

Die Unterscheidung zwischen CRM (Customer Relationship Management) und ERP (Enterprise Resource Planning) betrifft den Unterschied zwischen Ihrer kommerziellen Außenseite und Ihrer internen Organisation. Ein CRM-System unterstützt Interaktionen mit potenziellen und bestehenden Kunden. Sie erfassen darin Ansprechpartner, verfolgen Angebotsverläufe und überwachen kommerzielle Ziele.

Ein ERP-System strukturiert die operative Umsetzung. Es verwaltet den Lagerbestand, steuert Einkaufsprozesse und bildet das Fundament der Finanzberichterstattung. Wie der Softwareanbieter SAP in seiner Erläuterung zu ERP versus CRM beschreibt, unterstützt CRM primär die Interaktion mit Kunden und den Vertriebsprozess, während ERP Geschäftsprozesse wie Einkauf, Lager, Produktion und Buchhaltung in einer zentralen Datenbank zusammenführt.

Eine Schnittstelle kann Daten synchronisieren. Vereinbaren Sie darüber hinaus, wer die Eingabe kontrolliert und wer einen Fehler bei der Übertragung behebt.

Datenströme von der Verkaufschance bis zur finanziellen Abwicklung

Um zu bestimmen, welche Software nötig ist, schauen Sie auf den Weg, den Kunden- und Auftragsdaten durch Ihre Organisation nehmen. Die untenstehende Tabelle ist eine mögliche Aufgabenverteilung zwischen einem CRM-System und einem vollwertigen ERP-System:

Drei Praxisszenarien ausgearbeitet

Die Wahl zwischen einem CRM, einem ERP oder einer kombinierten Lösung hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Wir sehen uns drei typische Unternehmenssituationen an.

Szenario 1: Unternehmensberatung auf Stundenbasis

Eine Beratungsfirma verkauft strategische Stunden und Projekte. Es gibt keinen physischen Lagerbestand und keine komplexe Lieferkette. Der wichtigste Bedarf ist die Nachverfolgung von Angebotsverläufen und die Erfassung der geleisteten Projektstunden.

Prüfen Sie zunächst, ob Projektsoftware wie Gripp oder ein CRM mit passender Stundenanbindung die benötigten Aufgaben abdeckt. Beziehen Sie zusätzliche ERP-Module ein, wenn dafür ein konkreter Bedarf besteht.

Szenario 2: Technischer Großhandel mit Montage

Ein Großhändler liefert technische Teile aus dem eigenen Lager und montiert kundenspezifische Module. Sobald ein Kunde eine Anfrage stellt, muss sofort ersichtlich sein, welche Komponenten auf Lager sind, wie lang die Lieferzeiten der Hersteller sind und welche Montagekapazität verfügbar ist.

In diesem Umfeld reicht ein eigenständiges CRM nicht aus. Ein integriertes ERP-System wie AFAS ERP oder Exact bildet hier den Kern des Geschäftsbetriebs. Lassen Sie in einer Vorführung einen Verkaufsauftrag durch Lagerauftrag, Reservierung und Einkaufsbedarf laufen. Prüfen Sie, welche Module und welche Einrichtung dafür nötig sind. Ein separates CRM ohne direkte Lageranbindung würde zu manuellem Abtippen und Bestandsabweichungen führen.

Szenario 3: B2B-Organisation mit langwierigen kommerziellen Verläufen

Ein Dienstleister im B2B-Bereich mit mehreren Account-Managern hat es mit Entscheidungsprozessen von vielen Monaten zu tun. Es besteht Bedarf an einer detaillierten Erfassung von Entscheidern, Kontaktmomenten und Marketingkampagnen, während die Finanzbuchhaltung stabil in einem separaten Buchhaltungspaket läuft.

Hier ist ein Best-of-Breed-Aufbau praktisch. Das Vertriebsteam arbeitet täglich in einem fortgeschrittenen CRM wie Efficy CRM, um Verkaufschancen und Netzwerke zu strukturieren. Erst wenn ein Deal endgültig unterzeichnet ist, sendet eine API-Schnittstelle die Debitoren- und Vertragsdaten an das dahinterliegende Buchhaltungssystem für die periodische Rechnungsstellung.

Kostenstruktur und ein anbieterneutrales Rechenbeispiel

Der Vergleich von CRM- und ERP-Kosten erfordert einen sorgfältigen Blick auf den Funktionsumfang. Eine CRM-Lizenz richtet sich primär an kommerzielle Rollen, während eine ERP-Lizenz Module für Einkauf, Lagerverwaltung, Zeiterfassung und Finanzen umfassen kann. Ein direkter Preisvergleich ohne Angleichung der Module vermittelt ein verzerrtes Bild.

Das untenstehende fiktive Rechenbeispiel zeigt die Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von drei Jahren für eine Organisation mit zwanzig Softwarenutzern:

Entscheidungsbaum: Welche Software wählen Sie wann?

Durchlaufen Sie die folgenden praktischen Schritte, um die richtige Richtung für Ihre Organisation zu bestimmen:

1. Verwalten Sie physischen Lagerbestand, Artikel oder Montage? Dann prüfen Sie Lager- oder Handelssoftware, gegebenenfalls als Teil eines ERP, die die benötigten Auftrags- und Lagerschritte unterstützt.
2. Verkaufen Sie ausschließlich Dienstleistungen oder Projektstunden? Dann prüfen Sie Projektsoftware oder ein CRM mit Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Prüfen Sie auch Budgetüberwachung und Berichte.
3. Arbeiten mehrere Vertriebsmitarbeitende an komplexen Verkaufschancen? Wenn ja, sorgen Sie für ein vollwertiges CRM, um Angebote, Ansprechpartner und Interaktionshistorie zentral zu erfassen.
4. Arbeiten verschiedene Abteilungen mit denselben Daten? Wenn ja, entscheiden Sie sich für ein integriertes ERP-Paket oder richten Sie eine geprüfte Zwei-Wege-Schnittstelle zwischen Ihrem CRM und der Finanzbuchhaltung ein, um doppelte Dateneingabe zu vermeiden.

Auswahlempfehlung für Ihre Organisation

Wählen Sie ein spezialisiertes CRM wie SuperOffice oder Efficy, wenn die Stärkung von Beziehungen, die Vertriebsnachverfolgung und der Pipeline-Überblick Ihr wichtigstes Ziel sind und Ihr Backoffice stabil in bestehender Software läuft. Wählen Sie ein vollständiges ERP-System wie AFAS, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse rund um Einkauf, Projekte, Personal und Finanzen in einer zentralen Datenquelle vereinen möchten.