KI-Protokoll: Welcher KI-Notetaker schreibt brauchbare Meeting-Protokolle – DSGVO-konform?

KI-Protokoll: die kurze Antwort

Ein KI-Notetaker nimmt Ihr Meeting auf, wandelt das Gespräch in Text um und erstellt daraus eine Zusammenfassung mit Aufgaben. Für ein Meeting auf Niederländisch sollten Sie zuerst prüfen, ob das Tool Niederländisch wirklich unterstützt: Otter.ai zum Beispiel tut das nicht. Danach geht es um zwei Fragen: Nimmt ein Bot an Ihrem Meeting teil, und wo landen die Aufnahmen? Am 29. Oktober 2026 haben wir die Preis- und Datenschutzseiten von sieben KI-Notetakern aus unserem Vergleich geprüft. Dieser Artikel ist für Unternehmen in den Niederlanden und Belgien geschrieben.

Die niederländischen Tools Notuly und Notizy und das deutsche Jamie verarbeiten Ihre Gespräche innerhalb Europas und arbeiten ohne Bot. tl;dv speichert Ihre Daten ebenfalls in der EU. Fathom und Fireflies.ai sind amerikanisch; Fathom speichert alle Daten in den Vereinigten Staaten. Die DSGVO (das europäische Datenschutzgesetz, auf Niederländisch AVG) gilt für jede Aufnahme: Teilen Sie den Teilnehmern vorab mit, dass und warum Sie aufnehmen, und schließen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wir haben die Tools nicht selbst mit einem aufgenommenen Meeting getestet. Alles Folgende stammt von den Websites und Hilfeseiten der Anbieter. Weiter unten lesen Sie, wie Sie selbst ein Testmeeting aufsetzen.

Sieben KI-Notetaker im Überblick

Wir nennen nur Preise und Limits, die der Anbieter selbst veröffentlicht, pro Nutzer und Monat. Bei vielen Tools öffnet die Preisseite mit jährlicher Abrechnung; monatlich zu zahlen ist dann teurer.

Die amerikanischen Tools rechnen in Dollar ab, und nur Notuly und Notizy sagen, ob ihre Preise inklusive oder zuzüglich MwSt. sind. Alle Tools vergleichen Sie in der Kategorie KI-Notetaker.

Mit oder ohne Bot

Ein Bot ist ein zusätzlicher Teilnehmer, den der Notetaker in Ihr Teams-, Zoom- oder Google-Meet-Meeting einfügt. Alle sehen dann, dass aufgenommen wird. Das ist eindeutig, aber nicht jeder mag es, und laut tl;dv lässt Google Meet solche Bots standardmäßig nicht mehr zu.

Ohne Bot nimmt eine App auf Ihrem Laptop oder Telefon den Ton auf. Das funktioniert auch bei einem Gespräch am Tisch. Der Nachteil: Die anderen Teilnehmer sehen nicht automatisch, dass Sie aufnehmen. Sie müssen es ihnen also selbst sagen. Das gilt für jede Art der Aufnahme.

Darf man ein Meeting aufnehmen? Die DSGVO in fünf Fragen

Eine Aufnahme eines Meetings enthält personenbezogene Daten: Stimmen, Namen und das, was Menschen sagen. Die DSGVO gilt in der gesamten Europäischen Union. In den Niederlanden wacht die Autoriteit Persoonsgegevens (AP), die niederländische Datenschutzbehörde, darüber; andere Länder haben eine eigene Aufsichtsbehörde.

• Müssen Sie den Teilnehmern sagen, dass Sie aufnehmen? Ja, vorab und mit dem Zweck. Zur Aufnahme von Gesprächen durch Arbeitgeber schreibt die AP, dass es nicht genügt, Mitarbeitende einmal beim Eintritt zu informieren, und dass auch die Person auf der anderen Seite vorab wissen muss, dass aufgenommen wird. Heimliche Aufnahmen sind fast nie erlaubt (AP zur Kontrolle von Mitarbeitenden).
• Brauchen Sie eine Einwilligung? Sie brauchen eine Rechtsgrundlage, und die Einwilligung ist eine davon. Wenn Sie um Einwilligung bitten, muss sie freiwillig erteilt werden. Bei einem Gespräch mit einem Bewerber oder einem Kunden ist das anders als bei einer Teambesprechung. Halten Sie fest, warum Sie aufnehmen und wie lange Sie die Aufnahme aufbewahren.
• Brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Ja. Der Anbieter verarbeitet die Gespräche für Sie, und Artikel 28 der DSGVO verlangt dann einen Vertrag. Prüfen Sie, ob er zu Ihrem Tarif gehört: bei Notuly ab Team, bei Jamie nennt die Preisseite ihn bei Enterprise, und Fathom unterzeichnet auf Anfrage einen.
• Dürfen Ihre Daten in die Vereinigten Staaten? Das ist möglich, wenn die Übermittlung geregelt ist. Fathom speichert alles in den USA und fällt laut seinem Auftragsverarbeitungsvertrag unter das EU-U.S. Data Privacy Framework, eine Vereinbarung zwischen der EU und den USA. Wenn Sie Ihre Daten in Europa halten möchten, wählen Sie ein Tool, das dies selbst zusagt, etwa Notuly, Notizy, Jamie oder tl;dv.
• Geht es um Gesundheit oder andere sensible Themen? Für ein Gespräch mit einem Patienten oder über die Gesundheit eines Menschen gelten strengere Regeln. Notizy nennt die niederländische Gesundheitsnorm NEN 7510, und für Besprechungen im Gesundheitswesen steht Zorgvergadering in unserem Vergleich.

Vereinbaren Sie auch, was die KI mit Ihren Daten darf. Notuly, Jamie, tl;dv und Fireflies.ai sagen, dass sie Kundengespräche nicht zum Training von KI verwenden. Fathom sagt, dass seine KI-Anbieter das vertraglich nicht dürfen.

So testen Sie einen KI-Notetaker selbst

Die kostenlosen Versionen reichen für einen Test. Nehmen Sie mit zwei oder drei Kollegen ein viertelstündiges Meeting in jedem Tool auf, das Sie in Betracht ziehen, und achten Sie auf diese Punkte:

• Sprecher: Lassen Sie Menschen durcheinander reden und prüfen Sie, ob das Protokoll sagt, wer was gesagt hat.
• Namen und Beträge: Nennen Sie einen Kundennamen, einen Produktnamen, einen Betrag und ein Datum. Diese gehen am häufigsten schief.
• Aufgaben: Vereinbaren Sie drei Aufgaben mit einer verantwortlichen Person und einer Frist, und prüfen Sie, ob alle drei in der Zusammenfassung stehen.
• Englisch zwischendurch: In vielen niederländischen Meetings fallen englische Wörter. Prüfen Sie, ob das Tool damit umgehen kann.
• Ein Gespräch am Tisch: Nehmen Sie auch ein Gespräch mit einem Telefon in der Mitte des Tisches auf, wenn Sie auch solche Meetings protokollieren möchten.

Vergleichen Sie danach das Protokoll mit dem, was wirklich gesagt wurde. Eine Zusammenfassung, die sich flüssig liest, aber einen Betrag falsch hat, kostet Sie später mehr Zeit, als selbst Protokoll zu führen.

Welcher KI-Notetaker passt zu welchem Unternehmen?

• Kleines Team mit Besprechungen auf Niederländisch: Notuly hat eine kostenlose Version und einen günstigen Pro-Tarif, mit Servern in Amsterdam und ohne Bot.
• Gesundheitswesen, Bildung oder Verwaltung: Notizy ist für diese Bereiche gemacht und nennt NEN 7510. Für Besprechungen im Gesundheitswesen gibt es auch Zorgvergadering.
• Viele Online-Meetings, auch auf Englisch: Jamie und tl;dv funktionieren mit Teams, Zoom und Google Meet und speichern Ihre Daten in Europa.
• Vertriebsteam mit CRM: Fathom und Fireflies.ai lassen sich mit Vertriebssoftware verbinden, aber Ihre Daten gehen an ein amerikanisches Unternehmen. Regeln Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag dann vorab.
• Überwiegend Gespräche auf Niederländisch: Lassen Sie Otter.ai beiseite, denn es unterstützt kein Niederländisch.

Häufig gestellte Fragen zum KI-Protokoll

Was ist der beste kostenlose KI-Notetaker?

Das hängt davon ab, wie viele Meetings Sie haben. Am 29. Oktober 2026 bot Notuly 3 Gespräche pro Monat bis zu 60 Minuten, Jamie 10 KI-Notizen pro Monat für Meetings bis zu 30 Minuten und Fathom unbegrenztes Aufnehmen und Transkribieren. Bei tl;dv erhalten Sie KI-Notizen für die ersten 10 Meetings Ihres Kontos und danach keine mehr.

Funktioniert das KI-Protokoll gut auf Niederländisch?

Das ist je nach Tool verschieden. Notuly und Notizy sind niederländische Dienste, Jamie, tl;dv und Fathom nennen Niederländisch bei ihren Sprachen, und Otter.ai unterstützt kein Niederländisch. Testen Sie es selbst mit einem Testmeeting mit mehreren Sprechern, Namen und Beträgen.

Muss ich sagen, dass ich ein Meeting aufnehme?

Ja. Sagen Sie den Teilnehmern vorab, dass und wozu Sie aufnehmen, auch wenn kein Bot zu sehen ist. Heimliche Aufnahmen sind laut der Autoriteit Persoonsgegevens, der niederländischen Datenschutzbehörde, fast nie erlaubt.

Welcher KI-Notetaker speichert Daten in den Niederlanden?

Notuly sagt, dass seine Server in Amsterdam stehen und das Audio innerhalb einer Minute nach der Verarbeitung gelöscht wird. Notizy, Jamie und tl;dv verarbeiten oder speichern Ihre Daten in Europa. Fathom speichert alles in den Vereinigten Staaten.