Lagerverwaltung in Excel: Wann ist separate Software die bessere Wahl?

Kostenlose Excel-Vorlage für die Lagerverwaltung herunterladen

Für alle, die einen Überblick über Artikel und Lagerbestände aufbauen möchten, ohne sofort feste Softwarekosten zu verursachen, stellen wir ein bearbeitbares Rechenblatt bereit. Sie können hier direkt unsere Excel-Vorlage für die Lagerverwaltung (.xlsx) herunterladen. Diese Datei hilft Ihnen, den aktuellen Stand der Artikel zu erfassen, und enthält die folgenden festen Spalten:

• SKU (Artikelnummer): Der eindeutige Identifikationscode des Produkts.
• Beschreibung: Der Name und die Produktspezifikation des Artikels.
• Anfangsbestand: Die Zahl der Einheiten auf Lager zu Beginn des Messzeitraums.
• Eingegangen: Die Zahl der aus Einkaufssendungen oder Produktion erhaltenen Artikel.
• Ausgegangen: Die Zahl der an Abnehmer gelieferten Artikel.
• Reserviert: Mengen, die bereits von Kunden bestellt wurden, aber noch im Lager auf den Versand warten.
• Mindestbestand: Das Sicherheitsniveau, das Sie mindestens auf Lager haben möchten, um Nichtlieferfähigkeit zu vermeiden.
• Physischer Bestand: Per Formel berechnet als Beginvoorraad + Ingekomen - Uitgegaan.
• Verfügbarer Bestand: Per Formel berechnet als Fysieke voorraad - Gereserveerd.
• Nachbestellsignal: Eine Formel, die warnt, sobald der verfügbare Bestand auf oder unter den Mindestbestand sinkt.

Diese Vorlage bietet sofort Überblick, hat aber spezifische administrative Rahmenbedingungen, die Sie beachten müssen:

• Das Arbeitsblatt zeigt pro SKU eine zusammenfassende Statuszeile. Es gibt kein eingebautes Änderungsprotokoll, an dem sich nachträglich erkennen ließe, wer an welchem Datum eine Zahl geändert hat.
• Lagerbestände werden manuell aktualisiert; es gibt keine automatische Anbindung an Webshops, Marktplätze oder Kassensysteme.
• Die Datei unterstützt keine Aufteilung auf mehrere Lagerstandorte, Gänge oder Regale.
• Qualitätskontrollen, Seriennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) werden in diesem Grundaufbau nicht gesondert geführt.

Wenn Sie offizielle Beispiele von Microsoft selbst suchen, können Sie die Übersichtsseite zu den Microsoft-Excel-Lagervorlagen ansehen. Dieses Arbeitsblatt unterstützt eine einfache Bestandsliste. Prüfen Sie Lagerverwaltungssoftware, wenn Sie auch Bestellungen, Wareneingänge und Lagerbewegungen verbinden möchten.

Zwei Praxisszenarien: Wo eine Basisvorlage an Grenzen stößt

Um den Unterschied zwischen einem Rechenblatt und Software anschaulich zu machen, analysieren wir zwei wiedererkennbare fiktive Situationen aus der Handelspraxis.

Szenario 1: Ein Webshop mit mehreren Verkaufskanälen

In diesem fiktiven Szenario verkauft ein Webshop Wohnaccessoires über einen eigenen Webshop und eine externe Online-Plattform. Beide Kanäle schöpfen aus demselben physischen Bestand von 25 Stück einer beliebten Tischlampe. In einer Tabelle aktualisiert der Unternehmer den Bestand einmal täglich manuell.

Während eines Aktionswochenendes werden über den eigenen Webshop 16 Lampen bestellt und über die externe Plattform 12 Stück. Da das Rechenblatt nicht fortlaufend mit den Verkaufskanälen kommuniziert, zeigen beide Plattformen noch den vollen Bestand von 25 Stück. Erst am Montagmorgen stellt sich heraus, dass 28 Lampen verkauft wurden, obwohl nur 25 im Lager stehen. Die Folge ist, dass drei Bestellungen storniert oder nachbestellt werden müssen, was zu Verzögerung und unzufriedenen Kunden führt. Lassen Sie sich in einer Demonstration zeigen, wie ein Verkauf auf dem einen Kanal die Verfügbarkeit auf dem anderen beeinflusst. Prüfen Sie Verzögerung, Reservierungen und was passiert, wenn die Anbindung ausfällt. Eine Softwareanbindung garantiert nicht, dass Überverkäufe (Overselling) ausgeschlossen sind.

Szenario 2: Ein technischer Großhandel mit Einkauf und Retouren

In einer zweiten fiktiven Situation verwaltet ein Lieferant von Befestigungsmaterial 500 verschiedene SKUs. Lieferanten liefern regelmäßig in Teillieferungen, und Kunden schicken gelegentlich Artikel zurück, die zuerst auf Beschädigungen geprüft werden müssen.

In unserer Basisvorlage muss ein Mitarbeitender eingegangene Artikel selbst zur Spalte „Eingegangen“ addieren. Wenn ein Mitarbeitender vergisst, eine Teillieferung zu notieren, oder eine beschädigte Retoure sofort wieder zum verkaufbaren Bestand zählt, entstehen administrative Bestandsdifferenzen. Vereinbaren Sie eine Eingangs- und Retourenkontrolle, auch wenn Sie noch mit Excel arbeiten. Software kann diese Kontrolle unterstützen, ersetzt aber die physische Prüfung nicht.

Auswahlkriterien: Basisvorlage versus Lagerverwaltungssoftware

Die folgende Tabelle fasst die funktionalen Unterschiede zusammen. Nutzen Sie diese Tabelle als Checkliste für Funktionen, die Sie bei einem Softwaretest oder einer Demonstration bei Anbietern erfragen können.

Wann genügt eine Tabelle, und wann steigen Sie um?

Der Umstieg von einer Tabelle auf spezielle Software ist nicht allein eine Frage der Unternehmensgröße, sondern der Prozesskomplexität.

Wann unsere Vorlage völlig genügt

Verkaufen Sie eine überschaubare Zahl von Artikeln über einen festen Verkaufskanal, und verwaltet eine Person die Bestandsbewegungen? Dann bietet unsere Basisvorlage ausreichend Überblick. Sie behalten den Überblick über Mindestbestände ohne monatliche Softwarekosten oder komplexe Implementierungsprojekte.

Anzeichen, dass Ihre Verwaltung Software braucht

Es gibt deutliche Hinweise, dass eine Tabelle nicht mehr zu Ihrem Tagesgeschäft passt:

• Mehrere Verkaufskanäle: Bestellungen über Webshops, Verkaufskanäle und physische Theken schöpfen aus demselben Bestand und müssen fortlaufend aufeinander abgestimmt werden.
• Einblick in Lagerplätze: Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit der Suche nach Artikeln im Lager, weil eine Lagerplatzverwaltung pro Gang oder Regal fehlt.
• Teillieferungen und Bestellungen: Eingegangene Waren müssen sofort mit offenen Bestellungen abgeglichen werden, um offene Rückstände (Backorders) schnell auszuliefern.
• Rückverfolgbarkeit: Sie liefern Produkte, die Chargennummern, Seriennummern oder Mindesthaltbarkeitsdaten für Garantie oder Gesetzgebung erfordern.

Softwareoptionen für die Lagerbuchhaltung erkunden

Im Softwareangebot gibt es verschiedene Kategorien, je nachdem, wie tief die Lagerverwaltung in Ihre Organisation eingreift:

Lagerverwaltung innerhalb der Buchhaltung

Für Handelsunternehmen, die vor allem den finanziellen Wert und den administrativen Ein- und Verkauf von Artikeln erfassen möchten, ohne komplexe Lagerverwaltung, kann ein Buchhaltungsprogramm mit Lagerfunktion genügen. Wie in der offiziellen Funktionsübersicht von e-Boekhouden.nl angegeben, verfügt das Paket über eine Lagerbuchhaltung. Damit werden Lagerbestände auf Basis von Rechnungen aktualisiert, was für kleinere Großhändler und Einzelhändler Überblick bietet.

Integrierte Handelssoftware und ERP

Haben Sie es mit mehreren Lagerstandorten, fortgeschrittenen Einkaufsprozessen und Thekenverkäufen zu tun, ist ein breiteres Handelspaket passender. Software wie Cash bietet Module für Handel und Lager, in denen Auftragsströme, Einkaufsverwaltung und finanzielle Verarbeitung direkt miteinander verknüpft sind. Dadurch stimmen die Lagerbestände im Lager besser mit den Bilanzposten überein.

Sehen Sie sich für weitere Möglichkeiten unsere Übersicht zur Lagerverwaltungssoftware an, um herauszufinden, welche Systeme zu Ihren Auftragsströmen und Ihrer Lageraufteilung passen.

Eine Zählung im Download überprüfen

Die fiktive Lampe beginnt mit 25 Stück. Zehn kommen hinzu, und achtzehn gehen ab. Der physische Bestand laut Arbeitsblatt beträgt 17. Davon sind zwölf Stück reserviert, also fünf verfügbar. Bei einem Minimum von acht erscheint „Bestellen“. Prüfen Sie regelmäßig, ob der berechnete physische Bestand mit einer echten Zählung übereinstimmt; die Formel kann eine fehlende Buchung nicht selbst entdecken.

Sehen Sie sich e-Boekhouden.nl für eine administrative Lagerfunktion und Cash als Handelssoftware an. Lassen Sie sich mit derselben Bestellung zeigen, welchen Schritt jedes Paket tatsächlich erfasst.