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Urlaubserfassung in Excel oder HR-Software: Was passt zu Ihrem Team?
Wählen Sie Urlaubserfassung in Excel oder HR-Software? Entdecken Sie die Unterschiede bei Verwaltung, Teilzeitplänen und Salden und laden Sie unsere Vorlage herunter.
Urlaubsstunden lassen sich in einer Tabelle erfassen, aber Anträge, Genehmigung und unterschiedliche Dienstpläne erfordern zusätzliche Vereinbarungen. Laden Sie die einfache Urlaubsübersicht herunter und vergleichen Sie sie mit der Arbeitsweise in HR-Software.
Die Praxis der Urlaubserfassung in Tabellen
Bei einem Team in der Startphase genügt eine übersichtliche Tabelle oft völlig, um Abwesenheiten zu erfassen. Die Führungskraft notiert zu Beginn des Kalenderjahres die verfügbare Zahl der Urlaubsstunden und bucht genommene Stunden nach Erhalt einer E-Mail oder einer mündlichen Zustimmung ab.
Dieser manuelle Aufbau verursacht keine zusätzlichen Lizenzkosten. Moderne Cloud-Umgebungen wie Microsoft 365 unterstützen Versionsverlauf und gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, sodass mehrere Personen in derselben Datei arbeiten können. Dennoch entstehen im Alltag spezifische Engpässe, sobald die Personalzusammensetzung vielfältiger wird. Ein einfaches Rechenblatt verfügt nämlich weder über einen automatisierten Antrags-Workflow noch bietet es einen interaktiven Teamkalender zur Besetzungskontrolle, und es meldet überlappende Abwesenheiten von Schlüsselpersonen nicht von selbst.
Engpässe bei Teilzeit und Urlaubsverwaltung
Die Komplexität der Urlaubsverwaltung liegt vor allem in wechselnden Vertragsformen und verschiedenen Urlaubskategorien:
- Wechselnde Teilzeitpläne: Rechenbeispiel (fiktiv): Ein Mitarbeitender arbeitet 32 Stunden pro Woche montags, dienstags, donnerstags und freitags. Nimmt diese Person zwei zusammenhängende Wochen Urlaub, darf der feste freie Mittwoch nicht vom Urlaubssaldo abgebucht werden. In einer manuellen Tabelle muss der Verwalter für jeden Mitarbeitenden manuell prüfen, welche Arbeitstage tatsächlich gelten.
- Verschiedene Urlaubsarten und Verfallsdaten: Das niederländische Arbeitsrecht und geltende Tarifvereinbarungen (cao) enthalten spezifische Regeln für verschiedene Arten von Urlaubstagen. So haben gesetzliche und gegebenenfalls übergesetzliche Urlaubstage eigene Aufbau- und Verfallsfristen. Eine Basisvorlage trennt diese „Töpfe“ nicht automatisch und kann nicht selbstständig bestimmen, welche Stunden zuerst verfallen sollten. Ziehen Sie für die genauen gesetzlichen Vorschriften und Verfallsfristen stets die aktuellen Veröffentlichungen der niederländischen Regierung (Rijksoverheid) oder die Bestimmungen Ihres Branchen-Tarifvertrags (cao) heran.
- Eine Änderung nach der Genehmigung: Wenn Urlaub zurückgenommen oder angepasst wird, müssen Sie den Saldo korrigieren und den Grund nachvollziehen können. Legen Sie fest, wer das tut. Beurteilen Sie besondere Situationen nach den geltenden Vereinbarungen; das Rechenblatt bestimmt diese nicht.
Funktionen spezialisierter HR-Software
In moderner HR-Software läuft der gesamte Urlaubsprozess über strukturierte digitale Workflows. Mitarbeitende sehen ihren aktuellen Stundensaldo in einer App, reichen einen Antrag ein, und die Führungskraft genehmigt ihn mit einem Klick.
Anbieter in diesem Markt setzen jeweils eigene Schwerpunkte:
- HoorayHR: Speziell ausgerichtet auf kleine und mittlere Organisationen. Wie auf der Produktseite zur Urlaubserfassung bei HoorayHR dokumentiert, synchronisiert das System Urlaubsanträge automatisch mit dem Teamkalender, und Salden werden in Echtzeit aktualisiert. Für Teams, die sich noch orientieren, bietet der Anbieter außerdem kostenlose Excel-Vorlagen und HR-Whitepaper an.
- Personio: Eine breite HR-Suite, die die Urlaubserfassung direkt mit der Zeiterfassung und der Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnung verbindet.
- AFAS HRM: Bietet umfangreiche Self-Service-Workflows für mittlere und große Organisationen, in denen Urlaubsanträge nach konfigurierbaren Autorisierungsrollen ablaufen.
- Youforce: Ausgerichtet auf große Arbeitgeber im Bildungswesen, im Gesundheitswesen und in der öffentlichen Verwaltung mit branchenspezifischen Urlaubsbudgets und komplexen Regelungen.
Auswahlkriterien und mögliche Softwarefunktionen vergleichen
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Auswahlkriterien und möglichen Funktionen, die Sie bei einer Softwaredemonstration im Vergleich zu einer Basisvorlage überprüfen können:
| Auswahlkriterium / Funktionalität | Einfache Excel-Vorlage | Spezialisierte HR-Software (in der Demo zu überprüfen) |
|---|---|---|
| Antrag und Genehmigung | Manuell per E-Mail oder mündliche Absprache; manuelle Erfassung durch den Verwalter. | Self-Service-Portal über mobile App oder Browser mit automatisierten Benachrichtigungen. |
| Einblick in den aktuellen Saldo | Abhängig von regelmäßigen Aktualisierungen durch den Verwalter des Rechenblatts. | Echtzeit-Einblick in verfügbaren und geplanten Urlaubssaldo für Mitarbeitende und Manager. |
| Verschiedene Urlaubsarten | Erfordert manuelle Spaltenergänzungen und Formeln für verschiedene Töpfe. | Möglichkeit, gesetzlichen Urlaub, übergesetzlichen Urlaub und Sonderurlaub getrennt zu führen. |
| Teamkalender und Besetzung | Muss manuell in einem separaten Tabellenblatt oder gemeinsamen Kalender gepflegt werden. | Integrierte Übersicht, die Überschneidungen direkt zeigt und bei möglicher Unterbesetzung warnt. |
| Datenschutz | Abhängig von Dateiberechtigungen in Ihrer Speicherumgebung. | Rollenbasierte Autorisierung, bei der Mitarbeitende ausschließlich ihre eigenen Daten einsehen. |
| Kostenstruktur | Keine zusätzlichen Softwarelizenzen erforderlich. | Monatlicher Lizenzpreis pro aktivem Mitarbeitenden. |
Die SoftwareWatcher-Vorlage zur Urlaubserfassung herunterladen
Für Teams, die die Urlaubsverwaltung vorerst in einem Rechenblatt führen möchten, stellt SoftwareWatcher eine Basisvorlage über Die Vorlage zur Urlaubserfassung herunterladen bereit.
Diese Vorlage enthält den folgenden Aufbau:
- Mitarbeitender: Ein erkennbarer Name oder internes Kennzeichen; es gibt eine Eingabespalte.
- Anfangssaldo: Die Zahl der aufgebauten Urlaubsstunden zu Beginn des Kalenderjahres.
- Aufbau: Die Stunden, die Sie selbst für den gewählten Zeitraum festgelegt haben. Die Datei berechnet den Anspruch nicht.
- Genehmigter Urlaub: Die manuell eingegebene Summe der genehmigten und genommenen Urlaubsstunden.
- Restsaldo: Der per Formel berechnete Saldo, der für den verbleibenden Zeitraum übrig bleibt.
Beachten Sie die technischen Grenzen dieser Basisvorlage: Die Datei ist ausschließlich für einfache manuelle Stundeneingabe und elementare Berechnungen konzipiert. Sie enthält keine automatisierte Logik für gesetzliche Verfallsfristen, hat keine Anbindung an offizielle Feiertage und bietet kein Auditlog, um festzuhalten, wer wann Änderungen vorgenommen hat.
Wann sollten Sie von einer Tabelle auf Software umsteigen?
Die Entscheidung, von einem Rechenblatt auf spezialisierte Software umzusteigen, hängt mit operativen Engpässen zusammen:
- Ihr Team hat mit verschiedenen Teilzeitfaktoren, wechselnden Arbeitstagen oder flexiblen Arbeitsverträgen zu tun.
- Führungskräfte verbringen monatlich viel Zeit damit, Fragen zu aktuellen Stundensalden zu beantworten.
- Es kommt regelmäßig zu Diskussionen über die Richtigkeit offener Urlaubstage oder die Übertragung von Stunden ins nächste Jahr.
- Sie möchten die Urlaubserfassung direkt mit der Zeiterfassung oder der Vorbereitung der Lohnabrechnung verknüpfen können.
Kontrollbeispiel für Ihre erste Eingabe
Der erste fiktive Mitarbeitende beginnt mit 24 Stunden, bekommt 160 Stunden Aufbau eingetragen und hat 64 Stunden genehmigten Urlaub. Das Ergebnis ist 24 + 160 − 64 = 120 Stunden. Erhöhen Sie den genehmigten Urlaub auf 72 Stunden, müssen 112 Stunden übrig bleiben. Eine leere Mitarbeiterzeile bleibt leer. Verwenden Sie 0, wo keine Stunden anfallen; fehlende Eingaben werden als Meldung angezeigt.
Es gibt zwanzig vorbereitete Eingabezeilen. Kopieren Sie bei mehr Mitarbeitenden auch die Formel in der letzten Spalte. Bewahren Sie Beschlüsse und Korrekturen getrennt auf, wenn Sie diese später überprüfen können müssen. Der Saldo allein sagt nicht, wann Urlaub beantragt wurde oder wer ihn genehmigt hat.
