Was kostet HR-Software? Preise pro Mitarbeitendem und Rechenbeispiele

Was kostet HR-Software? Das Wichtigste in Kürze

Am 1. Oktober 2026 haben wir die Preisseiten von vier HR-Paketen aus unserem Vergleich durchgesehen. Drei davon rechnen pro Mitarbeitendem und Monat ab. Ihre acht HR-Abonnements kosten €3 bis €9,75 pro Mitarbeitendem und Monat; die Hälfte kostet weniger als €7. Das vierte Paket rechnet pro Lohnabrechnung ab, weil es HR und Lohnabrechnung kombiniert.

Mit fünf Mitarbeitenden zahlen Sie für HR-Software also einige Dutzend Euro pro Monat, mit fünfzig Mitarbeitenden einige Hundert Euro. Die Zahl der Mitarbeitenden wiegt so schwer, weil HR-Software fast immer pro Mitarbeitendem abrechnet, nicht pro Nutzer des Systems. Auch Kolleginnen und Kollegen, die nur Urlaub beantragen, zählen mit. Alle Beträge verstehen sich ohne MwSt., sofern nicht anders angegeben.

Preise von vier HR-Paketen im Überblick

Wir nehmen nur Preise auf, die der Anbieter selbst veröffentlicht. Große Anbieter wie AFAS HRM geben eine Preisindikation auf Anfrage; sie stehen daher nicht in der Tabelle.

Buddee und HoorayHR geben bei ihren Preisen nicht an, ob sie inklusive oder exklusive MwSt. sind. Bei Unternehmenssoftware sind Preise ohne MwSt. üblich, prüfen Sie es aber, bevor Sie budgetieren. Das Plus-Abonnement von HoorayHR ist als bald verfügbar angekündigt.

Wovon der Preis von HR-Software abhängt

• Anzahl der Mitarbeitenden: Der Preis wächst mit Ihrem Personal. Fragen Sie, wer zählt: nur Mitarbeitende mit aktivem Vertrag, wie bei Humanwave, oder auch Aushilfen auf Abruf und ausgeschiedene Mitarbeitende.
• Mindestabnahme: Buddee rechnet mit mindestens fünf Mitarbeitenden, HoorayHR mit mindestens zehn Nutzern. Für ein kleines Unternehmen ist das Minimum oft der tatsächliche Preis.
• Funktionen: Ein Basisabonnement deckt meist Personalakten, Urlaub und Fehlzeiten ab. Beurteilungen, Recruiting, Workflows und eine API stecken in teureren Abonnements.
• Lohnabrechnung: Lohnabrechnungen kosten fast immer extra, pro Abrechnung und Periode. Der Unterschied zwischen einer einfachen und einer komplexen Abrechnung mit Tarifvertrag (cao) reicht bei Buddee von €8,50 bis €13,50 pro Abrechnung.
• Add-ons: Zeiterfassung, Spesen und mehrere rechtliche Einheiten können pro Mitarbeitendem extra kosten.

Kosten, die man leicht vergisst

• Einrichtung: Urlaubsregeln, Rollen, Genehmigungen und Dokumentvorlagen muss jemand einrichten. Planen Sie dafür interne Zeit ein.
• Datenübernahme: Personalakten und Urlaubssalden aus Excel oder einem alten System müssen stimmen, bevor Sie beginnen. Wie Sie das angehen, lesen Sie unter Urlaubsverwaltung in Excel oder HR-Software.
• Schnittstellen: Eine Anbindung an Ihre Lohnabrechnung, Planung oder Buchhaltung verhindert doppelte Arbeit. Prüfen Sie, ob sie im Abonnement enthalten ist.
• Wachstum: Rechnet der Anbieter ab einer bestimmten Zahl von Mitarbeitenden mit einem Angebot, wie Buddee ab 75, wissen Sie nicht, was Sie bei Wachstum zahlen. Fragen Sie vorab nach.

Rechenbeispiel: ein Unternehmen mit 5 und mit 50 Mitarbeitenden

Wir rechnen mit zwei fiktiven Unternehmen, in denen alle Mitarbeitenden im HR-System stehen. Wir nehmen die Preise aus der Tabelle. Die ersten vier Zeilen sind nur HR; die letzten zwei enthalten auch die Lohnabrechnung mit einer Abrechnung pro Mitarbeitendem und Monat.

Nur für HR zahlt das kleine Unternehmen in diesem Beispiel €270 bis €900 pro Jahr. Bei HoorayHR zahlt es für zehn Nutzer, obwohl es fünf hat. Das größere Unternehmen zahlt €2.700 bis €4.500 pro Jahr. Mit Lohnabrechnung sind es €780 bis €1.020 pro Jahr für das kleine und €5.880 bis €7.800 für das größere Unternehmen. Ein Tarifvertrag, Schichtarbeit oder viele Änderungen machen die Abrechnung teurer.

Preis auf Anfrage? So vergleichen Sie Angebote

Vor allem größere HR- und Lohnabrechnungspakete arbeiten mit Angeboten. Fragen Sie jeden Anbieter nach denselben Bestandteilen:

• wer für den Preis zählt: Mitarbeitende, Nutzer oder Lohnabrechnungen;
• welche Module enthalten sind, etwa Urlaub, Fehlzeiten, Beurteilungen und Recruiting;
• den Preis pro Lohnabrechnung mit und ohne Tarifvertrag;
• die Kosten für Einrichtung, Schulung und die Übernahme der Personalakten;
• den Preis bei Wachstum und ab welcher Mitarbeiterzahl eine andere Staffel gilt;
• die Kündigungsfrist und wie Sie Personaldaten exportieren.

Alle Pakete vergleichen Sie in der Kategorie HR-Software. Sind Sie unsicher, ob Sie die Lohnabrechnung selbst machen? Lesen Sie Lohnabrechnung selbst machen oder auslagern.

Häufige Fragen zu den Kosten von HR-Software

Was kostet HR-Software pro Mitarbeitendem?

Bei den drei HR-Paketen, die pro Mitarbeitendem abrechnen und die wir am 1. Oktober 2026 geprüft haben, kostet HR-Software €3 bis €9,75 pro Mitarbeitendem und Monat. Die Hälfte der Abonnements kostet weniger als €7.

Ist die Lohnabrechnung in HR-Software enthalten?

Meistens nicht. Lohnabrechnungen kosten extra, bei Buddee €8,50 bis €13,50 pro Abrechnung. Employes kombiniert Lohnabrechnung und HR für €9 pro Abrechnung plus €39,95 pro Monat.

Was kostet HR-Software für ein kleines Unternehmen?

Mit fünf Mitarbeitenden zahlen Sie in unserem Rechenbeispiel €22,50 bis €75 pro Monat nur für HR. Achten Sie auf das Minimum: Bei HoorayHR zahlen Sie für mindestens zehn Nutzer.

Wie oft werden diese Preise geprüft?

Wir prüfen die Preise in diesem Leitfaden jedes Quartal auf den Preisseiten der Anbieter. Das Datum der letzten und der nächsten Prüfung steht oben im Artikel.