Lohnabrechnung
Lohnabrechnung selbst machen oder auslagern? Aufgaben, Kosten und Software im Vergleich
Schwanken Sie zwischen Lohnabrechnung selbst machen oder auslagern? Vergleichen Sie Software, Servicekosten und Verantwortlichkeiten und sehen Sie sich ein Rechenbeispiel an.
Machen Sie Ihre Lohnabrechnung selbst, gemeinsam mit einem Berater oder vollständig über einen Dienstleister? Vergleichen Sie Aufgabenverteilung, erforderliches Wissen und Gesamtkosten. Ein fiktives Beispiel für fünf Mitarbeitende zeigt, warum auch interne Stunden zählen.
Drei Arbeitsweisen für die Lohnabrechnung
Wer die monatliche Lohnabrechnung organisiert, wählt in der Regel zwischen drei Modellen mit jeweils eigener Verteilung von Aufgaben und Ausgaben:
- Vollständig selbst in Lohnabrechnungssoftware verarbeiten: Sie führen alle Arbeiten in Eigenregie aus. Ein interner Mitarbeitender erfasst neue Arbeitnehmer, verarbeitet Änderungen bei Stunden und Spesen, kontrolliert Rentenbeiträge und übermittelt die elektronische Lohnsteueranmeldung direkt an die niederländische Steuerbehörde (Belastingdienst). Das erfordert aktuelles Fachwissen zu Gesetzgebung und Tarifvertragsbestimmungen (cao).
- Zusammenarbeit mit einem Lohnberater (Hybridmodell): Ihre Organisation nutzt Cloud-Software für die Eingabe von geleisteten Stunden, Urlaubstagen und Stammdaten. Der externe Berater oder Steuerberater prüft die Probeabrechnung, erkennt Änderungen der Tarifverträge und reicht die endgültige Lohnsteueranmeldung ein. Der Anbieter Loket beschreibt in seiner Erläuterung zu Lohnbuchhaltung selbst machen und zusammenarbeiten, wie diese Aufgabenverteilung praktische Unterstützung mit eigener Regie über die Personaländerungen verbindet.
- Vollständig auslagern: Ein Buchhaltungsbüro oder ein spezialisiertes Lohnbüro übernimmt den gesamten Zyklus auf Basis der gelieferten Unterlagen. Sie liefern monatlich Stunden und Vertragsänderungen an und erhalten die Zahlungsdateien, Lohnabrechnungen und Buchungssätze zurück.
Der monatliche Zyklus und die gesetzliche Verantwortung
Welches Modell Sie auch verwenden, die Lohnbuchhaltung durchläuft jeden Monat feste Phasen:
| Phase im Monatszyklus | Operative Tätigkeit | Verantwortung des Arbeitgebers |
|---|---|---|
| Vorbereitung | Sammeln von Änderungen zu Eintritt, Austritt, Gehaltsänderungen und Adressdaten. | Rechtzeitige und vollständige Lieferung von Ursprungsdokumenten und Verträgen. |
| Verarbeitung | Eingabe variabler geleisteter Stunden, Überstundenzuschläge, Reisekosten und Urlaubsstunden. | Inhaltliche Kontrolle der geleisteten Stunden und getroffenen Vereinbarungen. |
| Kontrolle und Probeabrechnung | Durchführen der Probeberechnung, Prüfung von Rentenabführungen und Tarifgruppen. | Freigabe der Probeberechnung vor der endgültigen Verarbeitung. |
| Zahlung und Lohnabrechnungen | Erstellen der SEPA-Zahlungsdatei für die Bank und Bereitstellen der digitalen Lohnabrechnungen. | Autorisierung der Auszahlung über das Geschäftskonto. |
| Anmeldung und Rente | Versand der elektronischen Lohnsteueranmeldung und Datenaustausch mit Pensionsfonds. | Letztverantwortung für die rechtzeitige und korrekte Abführung der Lohnsteuer. |
Legen Sie mit dem Dienstleister fest, wer Daten liefert, den Lohnlauf kontrolliert, die Anmeldung vornimmt und Zahlungen autorisiert. Ziehen Sie für aktuelle Vorschriften das Handbuch Lohnsteuer (Handboek Loonheffingen) der Belastingdienst heran. Die Wahl von Software oder eines Büros ersetzt diese Aufgabenvereinbarungen nicht.
Software und Dienstleister vergleichen
Im Markt für Lohnabrechnungssoftware finden Sie unterschiedlichste Lösungen:
- Nmbrs: Ausgerichtet auf Online-Zusammenarbeit zwischen Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Steuerberatern. Das System arbeitet mit aufgabenorientierten Workflows für monatliche Änderungen und bietet Mitarbeitenden Zugang über ein eigenes Portal.
- AFAS Payroll: Teil der breiteren AFAS-Softwareumgebung. Diese Lösung ist für Organisationen gedacht, die Lohnberechnungen mit zentralen Personalakten, Zeiterfassung und Spesenabläufen integrieren möchten.
- SD Worx HR & Salaris: Bietet Softwaremodule in Kombination mit Lohnberatung und rechtlicher Unterstützung, geeignet für Unternehmen, die Bedarf an spezialisierten Dienstleistungen haben.
- Youforce: Von Visma entwickelt für große Unternehmen, Pflegeeinrichtungen und Bildungsorganisationen mit komplexen Nebenleistungen und umfangreichen Tarifvertragsstrukturen.
Für kleinere Unternehmer, die ausschließlich selbstständig Lohnabrechnungen erstellen wollen, beschreibt der Anbieter Employes in seinen Informationen zu Lohnabrechnung selbst machen Funktionen, mit denen Arbeitgeber Änderungen direkt eingeben und die Anbindung an die Belastingdienst erledigen.
Bedenken Sie, dass Lohnabrechnungssoftware administrative Berechnungen automatisiert, aber keine automatische Garantie für fehlerfreie Einhaltung der Gesetze bietet. Die Eingabe von Vertragsbedingungen und die Kontrolle der Tarifvereinbarungen erfordern stets menschliche Aufmerksamkeit.
Rechenbeispiel: dieselben fünf Mitarbeitenden, drei Arbeitsweisen
Die folgenden Beträge und Stunden sind fiktive Annahmen. Sie sind keine Marktpreise. Wir rechnen mit fünf Mitarbeitenden, zwölf Lohnläufen pro Jahr und einem internen Stundensatz von €45. Alle Beträge verstehen sich exklusive MwSt. Die ausgelagerte Variante enthält in diesem Beispiel die Software.
| Position pro Jahr | Selbst machen | Gemeinsam mit Berater | Auslagern |
|---|---|---|---|
| Software | 12 × €30 = €360 | 12 × €30 = €360 | Enthalten |
| Externe Verarbeitung oder Kontrolle | €0 | 12 × €40 = €480 | 12 × (€25 + 5 × €12) = €1.020 |
| Interne Vorbereitung und Kontrolle | 12 × 2 Stunden × €45 = €1.080 | 12 × 1 Stunden × €45 = €540 | 12 × 0,75 Stunden × €45 = €405 |
| Jahresabschluss außerhalb der obigen Positionen | €0 in diesem Beispiel | €0 in diesem Beispiel | €100 |
| Gesamt | €1.440 | €1.380 | €1.525 |
Der Unterschied ist mit diesen Annahmen gering. Zusätzliche Änderungen, Korrekturen, Schulungen oder eine fehlende Vertretung können die Wahl verändern. Fragen Sie daher ausdrücklich, was bei einer verspäteten Änderung, einer Korrektur für einen früheren Zeitraum und einer Frage zur Jahresabrechnung geschieht. Rechnen Sie den erforderlichen Zeitaufwand auch beim Auslagern mit ein: Jemand muss weiterhin die richtigen Daten liefern.
Entscheidungsrahmen: Welcher Weg passt zu Ihrer Organisation?
Nutzen Sie die folgenden Kriterien, um den passenden Ansatz zu bestimmen:
- Entscheiden Sie sich für die Eigenbearbeitung in Software, wenn: Ihr Team mit überschaubaren Arbeitsverträgen ohne komplizierte Zuschlagssysteme arbeitet, intern jemand mit ausreichenden Lohnkenntnissen vorhanden ist und Sie genügend Zeit haben, steuerliche Änderungen zu verfolgen.
- Entscheiden Sie sich für eine hybride Arbeitsweise, wenn: Sie die operativen Änderungen rund um geleistete Stunden und Urlaub gern selbst eingeben, die Kontrolle der Tarifgruppen, Rentenmeldungen und die endgültige Abrechnung aber einem erfahrenen Lohnexperten anvertrauen möchten.
- Entscheiden Sie sich für vollständiges Auslagern, wenn: Ihre Organisation keine interne Vertretung bei Krankheit oder Urlaub von Verwaltungspersonal hat, Sie das Risiko von Verarbeitungsfehlern minimieren möchten oder Ihre Geschäftsführung alle Aufmerksamkeit auf die Kernaktivitäten des Unternehmens richten will.
