Was kostet eine elektronische Patientenakte? Preise für Ihre Praxis

Was kostet eine elektronische Patientenakte? Das Wichtigste in Kürze

Eine elektronische Patientenakte (auf Niederländisch EPD) für eine Praxis, etwa eine Physiotherapie-, Psychotherapie- oder Hausarztpraxis, kostet meist einen Betrag pro Behandler und Monat. Am 1. Oktober 2026 haben wir die Preislisten von drei Anbietern aus unserem Vergleich durchgesehen, die ihre Preise veröffentlichen. Dort kostet eine elektronische Patientenakte €36 bis €78,60 pro Behandler und Monat oder bei einem Anbieter €29 pro Praxis plus 0,7 % des abgerechneten Umsatzes.

Für eine Praxis mit vier Behandlern kommen Sie bei diesen drei auf etwa €260 bis €305 pro Monat. Dazu kommen einmalige Kosten für Aktivierung, Einrichtung und die Übernahme von Akten, von €0 bis gut €700. Drei Anbieter sind eine kleine Stichprobe: Die meisten Anbieter arbeiten mit einem Angebot oder einem Preis pro Berufsgruppe. Alle Beträge verstehen sich ohne MwSt.

Preise von drei Patientenakten im Überblick

Wir nehmen nur Preise auf, die der Anbieter selbst veröffentlicht. Es geht um Software für Patientenakten im Gesundheitswesen, nicht um Umweltproduktdeklarationen für Bauprodukte, die auf Niederländisch ebenfalls EPD heißen.

James Software nennt Ab-Preise, die je nach Berufsgruppe variieren. Für die anderen Pakete in unserem Vergleich, etwa Incura und Epos, fragen Sie den Preis beim Anbieter an.

Wovon der Preis einer elektronischen Patientenakte abhängt

• Anzahl der Behandler und ihre Stunden: Die meisten Patientenakten rechnen pro Behandler ab. James Software unterscheidet nach Wochenstunden, sodass eine Teilzeitkraft weniger kostet.
• Berufsgruppe: Eine psychotherapeutische Praxis hat andere Akten, Abrechnungsregeln und Fragebögen als eine Physiotherapiepraxis. Intramed berechnet in der psychischen Gesundheitsversorgung €78,60 statt €66,89 pro Behandler.
• Umsatz: Bei ZorgAdmin wächst der Preis mit dem abgerechneten Umsatz. Für eine kleine oder neue Praxis ist das günstig, für eine große Praxis weniger.
• Unterstützende Nutzer: Eine Empfangskraft oder Praxismanagerin zählt bei manchen Anbietern mit. Bei James Software kostet ein sonstiger Nutzer ab €40 pro Monat.
• Extras: SMS-Erinnerungen, KI-Dokumentation und Anbindungen an einen Terminservice kosten oft extra. James Software berechnet zum Beispiel €0,10 pro SMS.

Kosten, die man leicht vergisst

• Übernahme von Akten: Ein Wechsel von einer anderen Patientenakte kostet Arbeit und Geld. Fragen Sie, was übernommen wird: nur Patientendaten oder auch Berichte, Messungen und Abrechnungen.
• Zugriff nach der Kündigung: Medizinische Akten müssen Sie lange aufbewahren. Fragen Sie, was es kostet, alte Akten nach der Kündigung weiter einzusehen.
• Schnittstellen: Eine Anbindung an Vecozo, ein Terminsystem, die Hausarztinformationssysteme oder Ihre Buchhaltung kann pro Monat extra kosten.
• Schulung: Einrichtung und Schulung sind nicht immer im Preis enthalten. Individuelle Schulungen kosten bei James Software €95 pro Stunde.

Rechenbeispiel: eine Praxis mit 5 und mit 50 Mitarbeitenden

Wir rechnen mit zwei fiktiven Praxen an einem Standort. Die kleine Praxis hat vier Behandler mit mehr als 24 Stunden pro Woche, eine Praxisassistenz und €400.000 abgerechneten Umsatz pro Jahr. Die große Praxis hat vierzig Behandler, zehn unterstützende Mitarbeitende und €4 Millionen abgerechneten Umsatz. Wir nehmen die Preise für eine bestehende Praxis aus der Tabelle und rechnen außerhalb der psychischen Gesundheitsversorgung.

Die kleine Praxis zahlt in diesem Beispiel etwa €3.150 bis €3.650 pro Jahr, die große Praxis etwa €28.350 bis €36.500. Bei Intramed haben wir die Praxisassistenz nicht mitgezählt, weil die Preisliste pro Behandler rechnet; fragen Sie nach, ob sie mitzählt. Bei einer großen Praxis lohnt sich ein Angebot, denn die Preislisten nennen Ab-Preise.

Im früheren Beispiel aus unserem Vergleich von Software für elektronische Patientenakten, mit zwei Behandlern und €100.000 Umsatz, ist ZorgAdmin mit etwa €87 pro Monat deutlich günstiger als Intramed mit etwa €155. Je höher der Umsatz pro Behandler, desto kleiner der Unterschied.

Preis auf Anfrage? So vergleichen Sie Angebote

Fragen Sie jeden Anbieter nach einem Angebot für dieselbe Praxis, mit diesen Bestandteilen:

• die Zahl der Behandler pro Berufsgruppe und ihre Wochenstunden;
• ob unterstützende Mitarbeitende und Praktikanten mitzählen;
• die einmaligen Kosten für Aktivierung, Einrichtung, Schulung und die Übernahme von Akten;
• welche Schnittstellen enthalten sind, etwa Abrechnung, Terminkalender und SMS;
• die Kosten für den weiteren Zugriff auf Akten nach der Kündigung;
• die Vertragslaufzeit, die Kündigungsfrist und die jährliche Preisindexierung.

Alle Pakete vergleichen Sie in der Kategorie Software für elektronische Patientenakten.

Häufige Fragen zu den Kosten einer elektronischen Patientenakte

Was kostet eine elektronische Patientenakte pro Behandler?

Bei den drei Anbietern, die wir am 1. Oktober 2026 geprüft haben, kostet eine elektronische Patientenakte €36 bis €78,60 pro Behandler und Monat, je nach Stunden und Berufsgruppe. ZorgAdmin berechnet stattdessen €29 pro Praxis plus 0,7 % des abgerechneten Umsatzes.

Welche einmaligen Kosten hat eine elektronische Patientenakte?

Intramed berechnet €582,49 Aktivierungskosten. James Software berechnet ab €295 für Einrichtung und Schulung und ab €425 für die Übernahme von Akten. ZorgAdmin hat keine Startkosten.

Was kostet eine elektronische Patientenakte für eine kleine Praxis?

Eine Praxis mit vier Behandlern zahlt in unserem Rechenbeispiel €262 bis €304 pro Monat. Eine neue Praxis zahlt bei James Software einen niedrigeren Tarif, ab €58 pro Behandler.

Wie oft werden diese Preise geprüft?

Wir prüfen die Preise in diesem Leitfaden jedes Quartal auf den Preislisten der Anbieter. Das Datum der letzten und der nächsten Prüfung steht oben im Artikel.