Zeiterfassung in Excel oder per App: Komfort, Kontrolle und Kosten im Vergleich

Kostenlose Excel-Vorlage zur Zeiterfassung herunterladen

Für alle, die schnell mit der Zeiterfassung beginnen möchten, ohne sofort ein Software-Abonnement abzuschließen, stellen wir ein übersichtliches Arbeitsblatt bereit. Sie können direkt unsere Excel-Vorlage zur Zeiterfassung (.xlsx) herunterladen. Diese Datei ist so eingerichtet, dass geleistete Stunden pro Tag und pro Projekt festgehalten werden, und enthält die folgenden festen Spalten:

• Datum: Der Kalendertag, an dem die Arbeiten ausgeführt wurden.
• Kunde: Der Name des Auftraggebers.
• Projekt: Der konkrete Auftrag oder die Aufgabenbeschreibung.
• Startzeit: Der Zeitpunkt, zu dem die Arbeiten beginnen (eingegeben im 24-Stunden-Format).
• Endzeit: Der Zeitpunkt, zu dem die Arbeit endet.
• Pause (Stunden): Die nicht abrechenbare Ruhezeit, eingegeben als Dezimalzahl (zum Beispiel 0,5 für 30 Minuten).
• Abrechenbar: Die Angabe, ob die geleistete Stunde dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden darf (Ja oder Nein).
• Geleistete Stunden: Die Nettostundenzahl, per Formel berechnet als (Eindtijd - Starttijd) × 24 - Pauze.
• Stundensatz: Der vereinbarte Stundensatz exklusive MwSt. für diesen konkreten Auftrag.
• Zeilenbetrag: Der Gesamtbetrag für diese Zeile, per Formel berechnet als Gewerkte uren * Uurtarief wenn die Zeile als abrechenbar gekennzeichnet ist.

Unsere Basisvorlage führt diese Berechnungen automatisch aus, kennt aber einige klare technische Rahmenbedingungen:

• Die Vorlage berechnet ausschließlich Schichten, die innerhalb desselben Kalendertages liegen. Teilen Sie Arbeiten über Mitternacht in einzelne Tage auf; die Vorlage rechnet nicht mit Nachtschichten.
• Leere Eingabezeilen bleiben leer. Die Formeln zeigen erst dann Ergebnisse, wenn Start- und Endzeiten korrekt eingetragen sind, damit Ihr Arbeitsblatt übersichtlich bleibt.
• Im Arbeitsblatt ist kein automatisierter Audit-Trail und kein rollenbasierter Zellenschutz eingebaut. Daten können von jedem mit Bearbeitungsrechten überschrieben werden.
• Kundennamen und Tarife geben Sie manuell ein. Nur „Abrechenbar“ hat eine Auswahlliste. Es gibt keine direkte Synchronisation mit einer Debitorenbuchhaltung oder einem Buchhaltungsprogramm.

Wenn Sie andere Standardaufteilungen von Microsoft selbst suchen, finden Sie vergleichbare Grundaufbauten in den Microsoft-Excel-Vorlagen zur Zeiterfassung. Während eine Tabelle vor allem als manuell geführtes Rechenblatt dient, unterstützt spezialisierte Software den breiteren administrativen Workflow.

Vergleich: Wochenerfassung in einer Tabelle versus Zeiterfassungs-App

Um zu sehen, was der Unterschied im Arbeitsalltag bedeutet, betrachten wir eine typische Arbeitswoche eines Unternehmensdienstleisters. Wir vergleichen, wie sich unsere Excel-Vorlage im Verhältnis zu den Möglichkeiten moderner Zeiterfassungs-Apps in fünf wichtigen administrativen Bereichen schlägt.

1. Pausen und Rundung erfassen

In einer Tabelle tragen Sie Pausen manuell als Dezimalzahl ein. Eine Pause von 45 Minuten müssen Sie beispielsweise als 0,75 Stunden notieren. Wer versehentlich 0,45 einträgt, berechnet eine zu kurze Pause und stellt unbeabsichtigt zu viel Zeit in Rechnung. Viele Zeiterfassungs-Apps lösen das mit eingebauten Start-Stopp-Timern, Pausentasten oder voreingestellten Rundungsregeln, etwa der automatischen Rundung auf Blöcke von 5 oder 15 Minuten.

2. Korrekturen und Nachvollziehbarkeit

Wenn Sie in unserer Basisvorlage nachträglich eine Startzeit ändern, überschreibt diese Eingabe sofort den früheren Wert. In einem Standardarbeitsblatt sehen Sie nicht, wer die Änderung vorgenommen hat oder wie der ursprüngliche Stand war. Spezialisierte Zeiterfassungssoftware kann einen Änderungsverlauf führen. Außerdem können Administratoren Zeiträume nach der Freigabe sperren, sodass Mitarbeitende abgeschlossene Wochen nicht einfach ändern können.

3. Mehrere Projekte und Tarifverwaltung

Wenn Sie für verschiedene Auftraggeber mit abweichenden Vereinbarungen arbeiten, müssen Sie in einer Tabelle selbst nachschlagen, welcher Tarif gilt. Ändert sich ein Tarif pro Quartal, müssen Sie aufpassen, dass sich frühere Erfassungen nicht versehentlich mitändern. Zeiterfassungssoftware speichert Tarife oft in einer zentralen Datentabelle, die mit Projekten, Rollen oder bestimmten Mitarbeitenden verknüpft ist, mit automatischer Tarifhistorie.

4. Genehmigungsprozesse im Team

Unsere Excel-Vorlage enthält keinen Genehmigungsablauf. Die Kontrolle im Team läuft über lose Kommunikation, etwa per E-Mail oder mündliche Absprache. In einer professionellen Zeiterfassungs-App reicht ein Mitarbeitender den Wochenzettel am Ende der Woche digital ein. Der Projektmanager oder Teamleiter erhält eine Benachrichtigung, um die Stunden zu genehmigen oder mit einer Erläuterung zurückzusenden.

5. Übergabe an die Fakturierung

Am Monatsende filtern und summieren Sie die abrechenbaren Stunden. Sie können sie übernehmen oder einen CSV-Import nutzen, wenn Ihr Rechnungsprogramm diesen unterstützt. Bei Dutzenden von Projektzeilen kostet das Zeit, und es können Übernahmefehler entstehen. Viele Zeiterfassungs-Apps können Zeilen als CSV-Datei exportieren oder über eine Schnittstelle direkt als Rechnungsentwürfe in die Buchhaltung übergeben.

Auswahlkriterien: Excel-Vorlage versus Zeiterfassungssoftware

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über funktionale Eigenschaften. Diese Übersicht dient als Checkliste möglicher Funktionen, die Sie bei einer Demonstration oder Testphase bei Softwareanbietern prüfen können.

Kosten und Zeitaufwand: ein neutrales fiktives Rechenbeispiel

Eine Tabelle wirkt kostenlos, wenn Büro-Software in Ihrer Organisation bereits vorhanden ist. Dem steht gegenüber, dass manuelle Kontrolle und Übergabe Arbeitszeit von Mitarbeitenden und Verwaltung kosten. Wir machen das mit einem neutralen fiktiven Rechenbeispiel ohne Bezug zu bestimmten Anbieterpreisen anschaulich.

Angenommen, ein Beratungsunternehmen mit vier Mitarbeitenden arbeitet wöchentlich an Aufträgen für Dritte. Der administrative Ablauf sieht folgendermaßen aus:

• Das wöchentliche Einholen von Tabellen, Kontrollieren von Pausen und Korrigieren von Eingabefehlern kostet den Innendienst durchschnittlich 2 Stunden pro Woche.
• Am Monatsende kostet das Filtern abrechenbarer Zeilen und das manuelle Eintragen in Verkaufsrechnungen durchschnittlich weitere 2 Stunden pro Woche.
• Über ein Arbeitsjahr von 46 Arbeitswochen erfordert der manuelle Prozess in diesem fiktiven Szenario 184 Stunden. Bei einem internen Kostensatz von € 40 pro Stunde entspricht das einem jährlichen internen Zeitwert von € 7.360.

Wenn dasselbe fiktive Unternehmen eine Zeiterfassungs-App mit Abonnementkosten von beispielsweise € 8 pro Benutzer und Monat nutzt, betragen die direkten Lizenzkosten für vier Benutzer € 384 pro Jahr exklusive MwSt. Wenn die wöchentliche Kontrolle und Freigabe in der Software noch 30 Minuten pro Woche erfordert (23 Stunden pro Jahr à € 40 = € 920), belaufen sich die gesamten jährlichen Prozesskosten auf rund € 1.304.

Dieses fiktive Rechenbeispiel zeigt, dass es beim Umstieg auf Software nicht nur um Lizenzkosten geht, sondern vor allem darum, repetitive manuelle Kontrollarbeit zurückzudrängen. Das tatsächliche Ergebnis unterscheidet sich je nach Organisation und hängt von Ihren internen Prozessen und Stundensätzen ab.

Auswahlhilfe: Wann genügt Excel, und wann steigen Sie um?

Ob Sie sich für eine Tabelle oder für Software entscheiden, hängt vom Umfang Ihrer Arbeit ab und davon, wie Sie Stunden gegenüber Kunden abrechnen.

Wann eine Tabelle völlig ausreicht

Für einen selbstständigen Unternehmer, der Stunden für eine begrenzte Zahl von Auftraggebern erfasst und zu einem festen Tarif arbeitet, ist unsere Excel-Vorlage oft mehr als ausreichend. Sie haben sofort Einblick, müssen kein Abonnement verwalten und können eine einfache Aufstellung zu Ihrer Rechnung erstellen. Die Datei ist keine Bestätigung, dass Sie steuerliche Nachweispflichten erfüllen.

Wann eine einfache Zeiterfassungs-App praktischer wird

Sobald Sie mit mehreren Kollegen arbeiten, Teammitglieder unterwegs per Smartphone Zeiten erfassen möchten oder Sie Vereinbarungen zu verschiedenen Projekten treffen, stößt eine einzelne Datei schnell an Grenzen. Eine Zeiterfassungs-App verhindert, dass Dateien durcheinandergeraten, und sorgt dafür, dass alle Stunden auf dieselbe Weise erfassen.

Wann integrierte Projektsoftware nützlich ist

Arbeiten Sie mit Projektbudgets, Festpreisen mit Mehrarbeit nach Aufwand oder möchten Sie die Produktivität von Teams steuern? Dann bietet eine integrierte Projektverwaltung die Lösung. Sie sehen in Echtzeit, wie viel Budget noch übrig ist, und wandeln genehmigte Stunden ohne Zwischenschritte in Rechnungen um.

Softwareoptionen zur Zeiterfassung erkunden

Im Angebot an Unternehmenssoftware gibt es verschiedene Lösungen. In unserer Übersicht zur Zeiterfassungssoftware finden Sie diverse Anbieter, nach Funktionalität geordnet:

• Suchen Sie ein übersichtliches System für Zeiterfassung und Projektzuweisung, sehen Sie sich das Profil von Project Hours für praktische Eingabe- und Exportoptionen an.
• Wenn Sie neben der Zeiterfassung auch Urlaubsanträge, Feiertage und Abwesenheiten in einem System führen möchten, kann Timebutler als zentrale Personalübersicht dienen.
• Für Agenturen, die den gesamten Weg von Angebot und Planung bis zu Stundennachweis und Fakturierung vereinen möchten, bietet Gripp eine breite Plattform für Projektmanagement.
• Unternehmensdienstleister mit komplexen Tarifstrukturen und Bedarf an modularen Projektberichten können sich mit Vertec für eine tiefgehende Verwaltung von Stunden und Abrechenbarkeit befassen.

Fordern Sie bei Softwareanbietern vorab eine Testversion oder Demonstration an. So prüfen Sie im Voraus, ob die Eingabe über das Smartphone reibungslos funktioniert und ob die Exportmöglichkeiten zu Ihrem Fakturierungsprozess passen.

Prüfen Sie die erste Zeile

Im Download steht ein fiktiver Arbeitstag von 09:00 bis 17:00 mit 0,5 Stunden Pause. Das sind 7,5 Stunden. Bei Abrechenbar=Ja und einem Tarif von €90 ergeben sich €675 exklusive MwSt. Wählen Sie Nein, bleibt die geleistete Zeit stehen und der abrechenbare Betrag wird null. Die Formeln sind bis einschließlich Zeile 25 vorbereitet. Kopieren Sie bei zusätzlichen Zeilen sowohl die Stundenformel als auch die Betragsformel.