Projektverwaltung
Zeiterfassung und Rechnungsstellung kombinieren: Welche Software vermeidet Doppelarbeit?
Erfassen Sie Ihre Stunden und möchten direkt Rechnungen stellen? Vergleichen Sie separate Zeiterfassungs-Apps, Buchhaltungssoftware und Projektpakete, um doppelten Verwaltungsaufwand zu vermeiden.
Wenn Sie geleistete Stunden auf Rechnungen erneut abtippen, entsteht doppelte Arbeit. Sehen Sie sich an, wie Sie Erfassung, Freigabe und Fakturierung verbinden können und welche Daten dabei mitgehen müssen. Mit einem Beispiel, in dem die geleisteten Stunden das vereinbarte Budget überschreiten.
Der Weg von der geleisteten Stunde zur Verkaufsrechnung
Für viele Unternehmensdienstleister ist das Abrechnen von Stunden das Herzstück des Geschäftsbetriebs. Dennoch verläuft der Prozess zwischen dem Erfassen der Zeit und dem Versand der Rechnung in der Praxis oft zersplittert. In einer strukturierten Projektverwaltung durchläuft eine geleistete Stunde fünf aufeinanderfolgende Schritte:
- Zeiterfassung: Der Mitarbeitende erfasst geleistete Stunden für einen bestimmten Kunden, ein Projekt und eine Tätigkeit, versehen mit einer Erläuterung für den Kunden.
- Kontrolle und Freigabe: Der Projektmanager oder Vorgesetzte beurteilt, ob die Stunden innerhalb der getroffenen Arbeitsvereinbarungen liegen, und genehmigt die Erfassung.
- Budgetüberwachung: Die Verwaltung prüft, ob das vereinbarte Stundenbudget oder die Honorarobergrenze nicht überschritten wird.
- Rechnungsvorschlag erzeugen, sofern eingerichtet: Genehmigte Zeilen werden automatisch als Rechnungsentwurf bereitgestellt, einschließlich des zugehörigen Stundennachweises.
- Versand und Finanzbuchung: Nach einer letzten Kontrolle versenden Sie die Verkaufsrechnung an den Kunden, und die Rechnung wird in der Buchhaltung verarbeitet, direkt oder über eine kontrollierte Schnittstelle.
Wie in der Erläuterung von WeFact zum Abrechnen von Stunden zu sehen ist, geht es Unternehmern vor allem darum, erfasste Zeit reibungslos in Verkaufsrechnungen zu überführen, ohne manuelles Ausschneiden und Einfügen. Wie reibungslos das gelingt, hängt stark davon ab, wie Ihre Verträge aufgebaut sind.
Festpreis versus Abrechnung nach Aufwand: Was erfordert Ihr Fakturierungsmodell?
Die Anforderungen, die Sie an Software stellen, werden von den Vertragsformen bestimmt, die Sie mit Auftraggebern vereinbaren. Dienstleister verwenden oft mehrere Modelle nebeneinander.
Abrechnung nach Aufwand und Regiearbeit
Bei Projekten auf Regiebasis stellen Sie die tatsächlich aufgewendeten Stunden multipliziert mit dem vereinbarten Stundensatz in Rechnung. Die Software muss dabei detaillierte Stundennachweise als Rechnungsanlage mitsenden können. Wichtige Funktionen sind das Festlegen von Rundungsregeln (etwa Rundung auf Viertelstunden) und die Möglichkeit, Stunden als nicht abrechenbar zu markieren. So bleiben nicht abrechenbare Stunden in der internen Projektauswertung sichtbar, landen aber nicht auf der Rechnung des Kunden.
Festpreis (Fixed Fee)
Bei einem festen Projektpreis rechnen Sie nach vorab vereinbarten Raten oder Meilensteinen ab, unabhängig davon, wie viele Stunden Ihr Team genau aufwendet. Die Zeiterfassung dient hier nicht den Rechnungszeilen, sondern Ihrer eigenen Margenüberwachung. Sie möchten wissen, wie viele Stunden die Umsetzung tatsächlich gekostet hat im Verhältnis zum angebotenen Betrag. Die Software muss Stunden auf ein festes Projektbudget buchen können, ohne dass diese Stunden als einzelne Posten auf der Rechnung landen.
Hybride Projektvereinbarungen
Bei vielen Aufträgen laufen beide Formen durcheinander: Die Grundeinrichtung erfolgt zu einem festen Preis, während zusätzliche Wünsche nach Aufwand ausgeführt werden. Software für die Projektverwaltung muss innerhalb einer Akte verschiedene Teilaufgaben oder Phasen trennen können, damit feste Raten und geleistete Stunden richtig auf der Rechnung landen.
Fiktives Szenario: Budgetüberwachung bei einem Beratungsauftrag
Um zu zeigen, wie verbundene Software bei Budgetüberschreitungen hilft, betrachten wir ein fiktives Rechenbeispiel einer Unternehmensberatung mit drei Mitarbeitenden.
Die Agentur schließt einen Vertrag mit den folgenden fiktiven Vereinbarungen:
- Phase 1: Voruntersuchung und Analyse zu einem Festpreis von € 3.500 exklusive MwSt.
- Phase 2: Begleitung der Implementierung nach Aufwand mit einer vereinbarten Budgetobergrenze von € 4.500 exklusive MwSt.
- Tarife: Senior Consultant € 120 pro Stunde, Junior-Berater € 75 pro Stunde.
Während der Implementierungsphase bucht das Team die folgenden Stunden im System:
- Senior Consultant: 25 Stunden à € 120 = € 3.000 exklusive MwSt.
- Junior-Berater: 24 Stunden à € 75 = € 1.800 exklusive MwSt.
- Gesamter erfasster Stundenwert in Phase 2: € 4.800 exklusive MwSt.
Der erfasste Wert liegt €300 über der Obergrenze. Nutzen Sie dies als Testaufgabe: Zeigt die Software diese Überschreitung vor dem Versand an? Wenn Sie vier Junior-Stunden nicht abrechnen, beträgt der Rechnungswert 25 × €120 + 20 × €75 = €4.500. Bewahren Sie die tatsächlich geleisteten 24 Junior-Stunden auf und halten Sie den Grund für die Nichtabrechnung fest. Ändern Sie diese Stunden nicht nachträglich in eine andere Art von Arbeit, um das Ergebnis passend zu machen.
Auswahlkriterien für Softwarearchitekturen
Unternehmer können aus drei verschiedenen Softwarekonstellationen wählen, um Zeiterfassung und Fakturierung zu organisieren. Die folgende Tabelle zeigt die Möglichkeiten, die Sie bei einer Demonstration vergleichen können.
| Auswahlkriterium | Buchhaltung mit Zeiterfassungsmodul | Eigenständige Zeiterfassungs-App mit Schnittstelle | Integrierte Projektsoftware |
|---|---|---|---|
| Primäre Zielgruppe | Selbstständige Unternehmer und kleine Dienstleister | Teams mit speziellen Timer-Wünschen | Agenturen und Projektorganisationen |
| Tarifstrukturen | Oft beschränkt auf festen Tarif pro Kunde oder Mitarbeitenden | Tarife pro Projekt oder Mitarbeitenden einstellbar | Differenziert nach Rolle, Phase, Kunde und Zuschlägen |
| Budgetüberwachung | Einfach oder nicht vorhanden | Oft auf Stundenobergrenzen pro Aufgabe ausgerichtet | Echtzeit-Einblick in Stunden, Kosten und erwartete Margen |
| Stundennachweis | Standardzeilenliste auf der Rechnung | Exportierbare Berichte über CSV oder PDF | Spezifizierte Anlagen mit Aufgabenbeschreibungen |
| Verwaltungsaufwand | Gering; alle Daten stehen direkt in einer Buchhaltung | Mittel; die Synchronisation muss kontrolliert werden | Höher; erfordert eine klare Einrichtung der Projektstrukturen |
Welche Softwarekonstellation passt zu Ihrer Organisation?
Welche Einrichtung die meiste Ruhe bringt, hängt von der Zahl der Mitarbeitenden ab, die Stunden erfassen, und von der Komplexität Ihrer Preisvereinbarungen.
1. Buchhaltungspaket mit integrierter Zeiterfassung
Für selbstständige Unternehmer und kompakte Dienstleister ist es praktisch, Zeiterfassung und Fakturierung im selben Programm zu halten. In Moneybird können Benutzer beispielsweise geleistete Stunden direkt auf Kontakten und Projekten erfassen, woraufhin diese Stunden mit wenigen Klicks in Verkaufsrechnungen umgewandelt werden. Die Plattform bietet verschiedene Abonnements (wie Compact, Start, Groei und Compleet) mit unterschiedlichen Benutzerzahlen und Bankfunktionen. So vermeiden Sie, mehrere einzelne Softwarepakete verwalten zu müssen.
2. Spezialisierte Zeiterfassungs-App mit Schnittstelle
Wenn Ihr Team vor allem schnelle mobile Eingabe, übersichtliche Wochenzettel und praktische Timer benötigt, ohne dass alle Zugriff auf die Finanzbuchhaltung haben müssen, bietet eine gezielte Zeiterfassungs-App die Lösung. Mit einer Anwendung wie Project Hours erfassen Sie geleistete Zeiten pro Projekt übersichtlich. Über Exportdateien oder Schnittstellen leiten Sie die genehmigten Stunden anschließend periodisch an Ihr Fakturierungspaket weiter.
3. Integrierte Projektmanagement-Software
Organisationen, die mit mehreren Projektteams arbeiten, Subunternehmer einschalten und Planung und Rendite steuern, entscheiden sich meist für komplette Projektsoftware. Wie aus den Produktinformationen auf der Testseite von Gripp hervorgeht, richtet sich diese Plattform an Agenturen, die Angebote, Projektplanung, Zeiterfassung und Fakturierung in einem zusammenhängenden System unterbringen möchten. Für größere Unternehmensberatungen, die darüber hinaus weitgehende Kontrolle über komplexe Tarifmodelle und Berichtsstrukturen wünschen, liefert Vertec modulare Lösungen, in denen der Stundennachweis nahtlos an Projektverwaltung und Fakturierung anschließt.
Vergleichen Sie die verschiedenen Systeme in unseren Übersichten zu Projektmanagement-Software und Zeiterfassungssoftware, um zu bestimmen, welcher Ansatz am besten zu Ihrem Arbeitsablauf passt.
Schritt-für-Schritt-Plan: Stunden und Fakturierung erfolgreich verbinden
Wenn Sie zu einer verbundenen Arbeitsweise wechseln möchten, folgen Sie diesen vier praktischen Schritten:
- Vertragsformen erfassen: Ermitteln Sie, welcher Anteil Ihres Umsatzes aus Festpreisprojekten besteht und welcher Teil nach Aufwand läuft.
- Tarifvereinbarungen festhalten: Legen Sie fest, ob Sie mit Stundensätzen pro Person, pro Funktionsrolle oder pro Kundenvertrag arbeiten.
- Rechnungsanbindung in einer Demo testen: Prüfen Sie in einer Testphase, wie erfasste Stunden im Rechnungsentwurf landen und ob der Stundennachweis den Wünschen Ihrer Kunden entspricht.
- Ein Freigabeverfahren vereinbaren: Sorgen Sie dafür, dass im Team klar ist, wer für die Kontrolle und Genehmigung erfasster Stunden verantwortlich ist, bevor die Fakturierung beginnt.
Moneybird beschreibt, wie Stunden erfasst und abgerechnet werden. Beurteilen Sie auch Gripp als Projektsoftware, wenn Budgets und Planung Teil desselben Prozesses sein müssen.
