Was ist eine elektronische Signatur?
Kurz gesagt
Eine elektronische Signatur ist eine Unterschrift in digitaler Form, mit der jemand sein Einverständnis mit einem Dokument erklärt. Die europäische eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen, einfach, fortgeschritten und qualifiziert, die sich darin unterscheiden, wie sicher feststeht, wer unterschrieben hat und ob das Dokument danach geändert wurde.
Die drei Stufen
- Einfache elektronische Signatur: jede digitale Form der Zustimmung, etwa eine Unterschrift auf einem Bildschirm, eine eingescannte Unterschrift oder ein Häkchen mit Ihrem Namen. Einfach, aber die Beweiskraft hängt davon ab, was Sie drumherum festhalten.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung und zeigt, ob das Dokument nach der Unterzeichnung geändert wurde. Software für digitales Unterschreiben erreicht das meist mit einem SMS-Code oder einer Ausweisprüfung und einem versiegelten Dokument mit einem Protokoll der Unterzeichnung.
- Qualifizierte elektronische Signatur: eine fortgeschrittene Signatur, erstellt mit einem qualifizierten Zertifikat und einem sicheren Mittel eines anerkannten Vertrauensdienstes. Sie hat laut eIDAS-Verordnung in der gesamten EU dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Ist eine elektronische Signatur rechtsgültig?
Ja. Nach eIDAS darf ein Gericht eine elektronische Signatur nicht allein deshalb ablehnen, weil sie elektronisch ist. Das niederländische Bürgerliche Gesetzbuch bestimmt, dass eine elektronische Signatur dieselbe Wirkung hat wie eine handschriftliche, wenn das Verfahren für den Zweck ausreichend zuverlässig ist. Im Streitfall müssen Sie allerdings nachweisen können, wer unterschrieben hat: Je höher die Stufe, desto einfacher ist das. Für manche Rechtsgeschäfte schreibt das Gesetz eine besondere Form vor, etwa eine notarielle Urkunde.
Welche Stufe brauchen Sie?
Für Angebote, Auftragsbestätigungen, Arbeitsverträge und die meisten anderen Vereinbarungen ist eine fortgeschrittene Signatur mehr als ausreichend. Eine qualifizierte Signatur ist nötig, wenn ein Gesetz oder eine Partei sie verlangt, etwa bei manchen Ausschreibungen oder Dokumenten für Behörden. Legen Sie fest, welche Stufe Sie für welche Dokumente nutzen, und bewahren Sie unterschriebene Dokumente mit dem Protokoll in einem DMS oder Archiv auf.
Welche Software hilft dabei?
Mit Software für digitales Unterschreiben schicken Sie ein Dokument herum, die Parteien unterschreiben online, und Sie erhalten ein unterschriebenes Exemplar mit einem Protokoll, wer wann unterschrieben hat. Prüfen Sie, welche Stufe die Software bietet und wo die Dokumente gespeichert werden.
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