Was ist ein DMS?
Kurz gesagt
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist Software, in der eine Organisation ihre Dokumente zentral speichert, mit festen Merkmalen, Versionen, Zugriffsrechten und Suchfunktionen. So finden Sie schnell die richtige Version und sehen, wer was geändert hat.
Was leistet ein DMS?
- Zentrale Ablage mit festen Merkmalen je Dokument, etwa Kunde, Projekt, Art und Datum, sodass Sie nach Merkmalen suchen statt Ordner durchzugehen.
- Versionsverwaltung: Jede Änderung wird gespeichert, und Sie sehen, wer was wann geändert hat.
- Rechte: je Ordner, Akte oder Dokument festlegen, wer lesen oder ändern darf.
- Workflows: Dokumente genehmigen oder unterschreiben lassen, mit festgelegtem Ablauf.
- Aufbewahren und Vernichten: Aufbewahrungsfristen je Dokumentart und ein Hinweis, wenn etwas gelöscht werden darf.
Papierdokumente werden eingescannt, oft mit Texterkennung, damit Sie auch im Inhalt suchen können.
Wann brauchen Sie ein DMS?
Für viele Büros reicht ein gemeinsamer Cloudspeicher wie SharePoint oder Google Drive. Ein eigenes DMS lohnt sich, wenn Sie mit Akten arbeiten, die Regeln erfüllen müssen: feste Aufbewahrungsfristen, Genehmigungen, die Sie nachweisen müssen, oder eine Anbindung an Ihre Branchensoftware. Lesen Sie SharePoint als DMS: Wann brauchen Sie ein eigenes System?
Worauf sollten Sie achten?
Die niederländische Steuerbehörde verlangt, dass Sie Ihre Unterlagen sieben Jahre aufbewahren, Daten zu Immobilien zehn Jahre. Andere Gesetze haben eigene Fristen, etwa für Personalakten. Legen Sie fest, welche Frist für welche Dokumentart gilt, und wählen Sie ein System, das Dokumente nach dieser Frist auch tatsächlich löscht. Achten Sie bei einem Cloud-DMS darauf, wo die Daten liegen und wie Sie sie bei einem Wechsel exportieren.
Welche Software hilft dabei?
Für viele Büros ist ein Cloudspeicher wie SharePoint der erste Schritt. Ein eigenes DMS lohnt sich bei Akten mit festen Regeln für Aufbewahrung, Genehmigung und Vernichtung, etwa im Gesundheitswesen, im Bau oder in Anwaltskanzleien.
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Unter anderem mit 4CEE (voorheen TradeInterop), Notulen Software und M-Files.