Was ist OCR (Scannen und Erkennen)?
Kurz gesagt
OCR (Optical Character Recognition) ist Texterkennung: Software wandelt einen Scan, ein Foto oder eine PDF in Text um, den ein Computer lesen kann. Beim Scannen und Erkennen liest die Software danach Felder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Umsatzsteuer aus einer Rechnung aus, damit Sie sie nicht abtippen müssen.
Wie funktioniert Scannen und Erkennen?
Eine Eingangsrechnung kommt als PDF, Foto oder auf Papier an. Die Software wandelt das Bild zuerst in Text um (OCR) und sucht darin die Felder, die Sie brauchen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Umsatzsteuer. Danach schlägt sie eine Buchung vor, mit dem Sachkonto, das Sie beim letzten Mal für diesen Lieferanten verwendet haben. Sie oder ein Kollege prüft und genehmigt.
Software unterscheidet sich darin, was sie erkennt:
- Kopfdaten: Lieferant, Datum, Nummer, Gesamtbetrag und Umsatzsteuer. Das reicht für die meisten Rechnungen über Dienstleistungen.
- Rechnungspositionen: jeder Artikel mit Menge und Preis, nötig, wenn Sie Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen wollen.
Immer mehr Programme nutzen KI-Modelle neben klassischer OCR, wodurch auch abweichende Layouts besser gelesen werden. Eine Erkennung bleibt ein Vorschlag: Eine Prüfung ist weiterhin nötig.
OCR oder E-Rechnung?
OCR ist ein Umweg: Der Lieferant hatte die Daten schon in seinem System, machte daraus eine PDF, und Sie lesen sie wieder heraus. Bei einer E-Rechnung in UBL, etwa über Peppol, kommen die Daten fehlerfrei an. Bitten Sie daher Lieferanten, die das können, um E-Rechnungen, und nutzen Sie Scannen und Erkennen für den Rest.
Worauf sollten Sie achten?
Testen Sie mit Ihren eigenen Rechnungen, auch mit ein paar schwierigen: mehrere Steuersätze, ein ausländischer Lieferant oder ein schlechter Scan. Mehr dazu in Automatische Rechnungsverarbeitung: So wählen Sie die Software.
Welche Software hilft dabei?
Viele Buchhaltungsprogramme erkennen die Kopfdaten einer Rechnung selbst. Spezialisierte Software zum Scannen und Erkennen erkennt auch Rechnungspositionen und gleicht sie mit Bestellungen ab.
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Unter anderem mit Zenvoices, 4CEE (voorheen TradeInterop) und Blue10.