Rechnungsverarbeitung
Automatische Rechnungsverarbeitung: von der eingehenden Rechnung bis zur freigegebenen Buchung
Wie funktioniert die automatische Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Buchung? Vergleichen Sie integrierte Erkennung mit spezialisierter Software für Eingangsrechnungen.
Von einer eingehenden Rechnung bis zu einer freigegebenen Buchung sind mehrere Schritte nötig. Sehen Sie, welche Sie automatisieren können, wo Kontrolle nötig bleibt und wann spezialisierte Rechnungsverarbeitung Ihrem Buchhaltungspaket etwas hinzufügt.
Die fünf Schritte der Rechnungsverarbeitungskette
Sie können die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in fünf Schritten beurteilen. Wer den Schritt ausführt und was automatisch läuft, unterscheidet sich je nach Einrichtung:
- Eingang: Legen Sie fest, über welches Postfach, welche Scan-App oder welche E-Rechnungs-Verbindung Dokumente eingehen. Bestimmen Sie pro Lieferant einen Hauptweg, um doppelte Erfassung zu vermeiden.
- Datenextraktion (OCR): Die Texterkennung liest die Felder des Dokuments aus, wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, MwSt.-Sätze und Gesamtbetrag.
- Prüfung und Kontierung: Legen Sie Lieferant, Sachkonto und Kostenstelle fest. Wenn Sie mit Bestellungen arbeiten, prüfen Sie auch Bestellung und Wareneingang. Lassen Sie vorführen, welche Bestandteile die Software abgleichen kann.
- Freigabe-Workflow (Fiattering): Verantwortliche Budgetinhaber erhalten eine Benachrichtigung, um die Rechnung digital über ein Portal oder eine App zu prüfen und freizugeben.
- Buchung und Zahlung: Vereinbaren Sie, wann die Rechnung gebucht wird, wann sie zahlbar wird und welches System die Zahlung vorbereitet. Das kann in getrennten Systemen geschehen; prüfen Sie die Übergabe.
Weitere Hintergrundinformationen finden Sie auf unserer Seite zu Rechnungsverarbeitungssoftware und in der Erläuterung zu Scan-&-Erkennen-Lösungen.
Integrierte Erkennung versus spezialisierte Software
Prüfen Sie zuerst, welche Erkennung Ihr aktuelles Finanzpaket bereits bietet. So beschreibt die AFAS-Dokumentation zu Scan & Herken, dass das Standardmodul Dokumente auf Kopfebene erkennt (wie Lieferant, Datum, Rechnungsnummer und Gesamtbetrag). Für Organisationen mit einfachen Dienstleistungsrechnungen ohne detaillierte Bestellzeilen genügt diese Funktion oft völlig.
Organisationen, die wöchentlich Handelswaren mit wechselnden Lieferscheinen, mehreren Artikeln pro Rechnung oder komplexen Freigaberegeln einkaufen, entscheiden sich dagegen oft für spezialisierte Rechnungsverarbeitungssoftware. Der dokumentierte Stand bei relevanten Anbietern zum 10. September 2026:
- Zenvoices: Laut der Zenvoices-Dokumentation zur Rechnungsverarbeitung unterstützt die Plattform automatische Verarbeitung und Erkennung auf Zeilenebene. Zenvoices dokumentiert den Empfang elektronischer Rechnungen über Peppol (Achtung: Das Versenden von Rechnungen über Peppol ist bei Zenvoices nicht dokumentiert). Werbliche Aussagen zu Genauigkeit und Zeitersparnis stammen vom Anbieter. Lesen Sie mehr in unserer Zenvoices-Erläuterung.
- Whitevision: Laut der Whitevision-Schnittstellendokumentation ist dieser Anbieter auf tiefe Integrationen mit Systemen wie AFAS spezialisiert, mit Unterstützung für Dokumentenverarbeitung, Bestellabgleich und Verarbeitung auf Zeilenebene. Sehen Sie sich unsere Whitevision-Übersicht an.
- Basecone: Eine im KMU-Bereich und in der Steuerberatung weit verbreitete Lösung, die sich mit verschiedenen Buchhaltungspaketen verbindet, wobei der Schwerpunkt auf der Freigabe und einem strukturierten Dokumentenfluss liegt. Siehe unser Basecone-Profil.
Verwenden Sie drei abweichende Rechnungen in der Testphase
Die untenstehenden Situationen sind fiktive Vorführungsaufgaben. Es sind keine Ergebnisse eines Tests mit Anbietersoftware.
Zwei Zeilen mit unterschiedlichen Zielen
Ein Lieferant stellt €1.200 für Teile und €80 für Dokumentation in Rechnung, vor eventueller MwSt. Die Kosten müssen auf zwei Abteilungen verteilt werden. Lassen Sie sich zeigen, wie die Zeilen erkannt und zugewiesen werden und wie Sie eine falsche Aufteilung korrigieren. Erwarten Sie nicht, dass die Erkennung automatisch die richtige interne Kostenstelle kennt.
Eine Rechnung in Dollar
Verwenden Sie eine fiktive Rechnung über $4.500. Prüfen Sie, wo Währung und Kurs erfasst werden und welches System die Umrechnung vornimmt. Fragen Sie, welches Kursdatum verwendet wird und wo ein Mitarbeitender eine Differenz untersuchen kann. Eine Schnittstelle allein beweist nicht, dass beide Systeme denselben Kurs verwenden.
Eine Teillieferung
Sie bestellen hundert Teile zu €10 pro Stück, erhalten achtzig und bekommen eine Rechnung über alle hundert. Es wurde noch keine Gutschrift empfangen. Lassen Sie prüfen, wie die Abweichung von €200 sichtbar wird und welche Zahlung dadurch blockiert wird. Fügen Sie anschließend eine Gutschrift über €200 hinzu und prüfen Sie den verbleibenden Posten.
Halten Sie pro Aufgabe fest, wie viel Eingabe- und Korrekturarbeit nötig ist. Beziehen Sie für einen Kostenvergleich auch die Zeit für Ausnahmefälle ein. Eine schnelle Erkennung ist wenig wert, wenn ein Fehler danach an drei Stellen korrigiert werden muss.
Der Freigabe-Workflow und der Audit-Trail
Ein wichtiger Bestandteil der Rechnungsverarbeitung ist es, Zahlungen ohne interne Zustimmung zu verhindern. Mit einer Freigabematrix legen Sie fest, wer befugt ist, Rechnungen freizugeben:
Beispiel einer Freigabematrix (fiktives Modell):
- Rechnungen bis € 750: Automatische Freigabe, wenn eine 100%ige Übereinstimmung mit einer freigegebenen Bestellung besteht.
- Rechnungen ab € 750 bis einschließlich € 5.000: Freigabe durch den zuständigen Abteilungsleiter erforderlich.
- Rechnungen über € 5.000: Doppelte Freigabe durch Abteilungsleiter und Finanzdirektor erforderlich.
Prüfen Sie, ob das Protokoll die relevanten Aktionen festhält: wer hat das Dokument wann hochgeladen, welche Änderungen wurden vorgenommen und welche Führungskraft hat die Freigabe erteilt. Lassen Sie einen Prüfer beurteilen, ob das Protokoll und die verknüpften Belege ausreichend Einblick geben.
Auswahlkriterien für Rechnungsverarbeitungssoftware
Nutzen Sie die untenstehende Tabelle, um bei einer Vorführung zu bestimmen, welche Lösung zu Ihrem Einkaufsvolumen passt:
| Auswahlkriterium | Standard-OCR im Buchhaltungspaket | Spezialisiertes Add-on | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Erkennungsniveau | Meist auf Kopfebene beschränkt (Gesamtbetrag, Datum) | Unterstützung für Zeilenebene und Artikelaufteilung | Kann die Software mehrere MwSt.-Sätze auf einer Rechnung automatisch aufteilen? |
| Bestellabgleich | Oft auf manuelle Prüfung beschränkt | 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen | Wie weist das System auf Preis- und Mengenabweichungen zur Bestellung hin? |
| Freigabeabläufe | Einfache Freigabe durch eine Person | Komplexe Workflows mit Schwellenbeträgen und mehreren Freigebenden | Können Freigebende Dokumente über eine mobile Anwendung freigeben? |
| Peppol-Status | Je nach Paket unterschiedlich | Oft Unterstützung für den Empfang über das Peppol-Netzwerk | Ist der Peppol-Empfang standardmäßig enthalten oder gilt ein Aufpreis pro Rechnung? |
| Anbindung an das Finanzpaket | Direkt in die eigene Datenbank integriert | Anbindung per API mit Synchronisierung von Stammdaten | Wie oft werden Stammdaten (Lieferanten, Sachkonten) synchronisiert? |
Auswahlempfehlung für Ihre Organisation
Bei einfachen Dienstleistungsrechnungen ist die integrierte Erkennung Ihres Buchhaltungspakets ein logischer Startpunkt für eine Testphase. Steigt das Volumen oder haben Sie es mit Wareneinkauf, Lieferscheinabgleich und mehreren Budgetinhabern zu tun, verdient eine spezialisierte Plattform wie Zenvoices oder Whitevision ernsthafte Erwägung, um die Kreditorenbuchhaltung im Griff zu behalten.
