Was ist die E-Rechnung?

E-Rechnung oder digitale Rechnung?

Das Wort E-Rechnung wird auf zwei Arten verwendet. Umsatzsteuerlich ist jede Rechnung, die Sie digital senden und empfangen, auch eine PDF per E-Mail, eine elektronische Rechnung. Das ist zulässig, wenn Ihr Kunde einverstanden ist und Herkunft, Inhalt und Lesbarkeit gewährleistet sind. Bei der E-Rechnung im engeren Sinne geht es um eine strukturierte Datei wie UBL, die die Software des Empfängers selbst verarbeiten kann. Um diese zweite Form geht es bei den Pflichten unten.

Wann ist die E-Rechnung Pflicht?

• Behörden müssen seit der europäischen Richtlinie 2014/55/EU E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 empfangen können. Die niederländische Zentralregierung verlangt von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen.
• Zwischen Unternehmen in den Niederlanden ist sie noch keine Pflicht. Die niederländische Regierung will die E-Rechnung ab dem 1. Juli 2030 für inländische Transaktionen zwischen Unternehmen vorschreiben und ab dem 1. Juli 2031 eine digitale Meldung dieser Rechnungen an die Steuerbehörde. Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung (KOR) nutzen, bleiben befreit. Der Gesetzentwurf muss noch in die öffentliche Konsultation und ins Parlament.
• Zwischen EU-Ländern werden E-Rechnungen und digitale Meldungen ab dem 1. Juli 2030 für Transaktionen zwischen Unternehmen Pflicht, durch die europäischen Regeln zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA).
• Mit belgischen Kunden: Belgien schreibt die E-Rechnung zwischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2026 vor.

Wie fangen Sie an?

Prüfen Sie zuerst, was Ihre aktuelle Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware kann: Die meisten niederländischen Programme können UBL-Rechnungen erstellen und über Peppol versenden. Erhalten Sie viele Eingangsrechnungen, testen Sie auch, ob das Programm eingehende E-Rechnungen richtig verarbeitet. Wer jetzt anfängt, ist bereit, bevor die Pflicht gilt, und spart schon jetzt Tipparbeit.