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Möglichkeit, dass Mitarbeitende bestimmte HR-Angelegenheiten per mobiler App selbst regeln. Dabei kann an das Einsehen des Dienstplans, das Beantragen von Urlaub und das Ansehen von Urlaubsstunden gedacht werden.

Beispiele: Ministerien, Wasserverbände, Provinzen, Gemeinden, das UWV, Polizei und Einrichtungen mit öffentlichem Auftrag.

Mitarbeitende können in der Personaleinsatzplanungs-Software angeben, wann sie verfügbar sind. Das geschieht oft über eine mobile App oder einen Computer. Die Präferenzen der Mitarbeitenden werden übersichtlich in der Personaleinsatzplanung angezeigt. Der Planer kann anschließend eine effiziente Planung erstellen.

In vielen Fällen muss eine Personaleinsatzplanung einer bestimmten Besetzung entsprechen. Um dies leicht zu kontrollieren, besteht in der Personalsoftware die Möglichkeit, eine Besetzung festzulegen, sodass sie einfach überprüft werden kann.

In den meisten Personaleinsatzplanungs-Programmen wird dies mit einer Farbe (oft Rot) angezeigt, oder Sie erhalten ein Signal, wenn die Personalbesetzung noch nicht ausreicht.

Das Erstellen von Einarbeitungsplänen für neue Mitarbeitende in der Personaleinsatzplanungs-Software.

Es ist möglich, mehrere Niederlassungen und/oder Abteilungen für verschiedene Personaleinsatzplanungen anzulegen. Die Personaleinsatzplanungs-Software sorgt dafür, dass Sie pro Abteilung einplanen können. Dadurch haben Sie pro Abteilung, Team oder Standort Einblick in die Personaleinsatzplanung.

Mit offenen Schichten ist es möglich, Mitarbeitende (teilweise) selbst einplanen zu lassen. Mitarbeitende können sich in der Personaleinsatzplanungs-Software für offene Schichten eintragen. Die Mitarbeitenden erhalten eine Einladung, an einem bestimmten Tag zu arbeiten. Anschließend können sie dies selbst (oft per mobiler App) annehmen oder ablehnen. Selbsteinplanung hat mehrere Vorteile:

- Engagement der Mitarbeitenden
- Mitarbeitende haben selbst Kontrolle über ihren Dienstplan
- Attraktive Arbeitgebermarke
- Höhere Produktivität
- Schafft Vertrauen, weil Mitarbeitende selbst Einfluss haben

Beispiel:
Angenommen, Sie haben ein Team für Küche, Service, Lager und Lieferung. Pro Team erstellen Sie mit der Personaleinsatzplanungs-Software einen Dienstplan, der Besetzung, Öffnungszeiten und Fähigkeiten berücksichtigt. Anschließend laden Sie die Mitarbeitenden ein, die Schichten selbst in der Personaleinsatzplanungs-Software einzuplanen.

Legen Sie maximal einplanbare Budgets fest. In der Personaleinsatzplanungs-Software erscheint eine Meldung, wenn das Budget überschritten wird.

In der Personaleinsatzplanungs-Software sind die erwarteten Umsätze sichtbar, und auf Basis der erwarteten Lohnkosten kann ein Dienstplan erstellt werden.

Als Arbeitgeber möchten Sie in der Personaleinsatzplanung stets ein gutes Gleichgewicht zwischen:

• Den richtigen Menschen
• Den richtigen Fähigkeiten
• Dem richtigen Ort und der richtigen Zeit
• Den richtigen Kosten

Mit der Funktion „Planen nach erwarteten Lohnkosten“ haben Sie stets Einblick in die Lohnkosten einer bestimmten Planung. Dadurch können Sie pro Tag, Woche oder Monat sehen, wie hoch die Kosten bei einer bestimmten Besetzung sind.

Tipp:
Möchten Sie stets die richtigen Lohnkosten verwenden? Dann ist es praktisch, die Personaleinsatzplanungs-Software mit einem von Ihnen genutzten Gehaltssystem zu verbinden.

Die Wettervorhersage der kommenden Tage kann in die Personaleinsatzplanungs-Software eingelesen werden, und auf dieser Basis kann die Personaleinsatzplanung erstellt werden.

Bei manchen Unternehmen hat das Wetter großen Einfluss auf die Personaleinsatzplanung. In diesem Fall ist es praktisch, die Wettervorhersage für die Erstellung der Personaleinsatzplanung zu nutzen.

Einblick:
Außerdem gibt es auch Einblick in die Vergangenheit. Da Sie eine Personaleinsatzplanung unter anderem auf Basis des Wetters erstellen, können Sie auch zurückblicken, ob dies die richtige Entscheidung war. Auf diese Weise können Sie aus bestimmten Entscheidungen lernen und die Personaleinsatzplanung immer effizienter und besser machen.

Mitarbeitende können mit der Personaleinsatzplanungs-Software untereinander Schichten tauschen. Die Änderungen werden automatisch im Dienstplan übernommen, und Sie erhalten gegebenenfalls eine Anfrage, den Tausch als Vorgesetzter im Planer zu genehmigen oder abzulehnen.

Der Softwareanbieter gibt eine Demonstration/Erläuterung der Möglichkeiten der Software:

• Sie erhalten vom Softwareanbieter eine (Online-)Vorführung und Erläuterung der Software
• Software-Demos können unverbindlich angefordert werden
• Es ist der beste Weg, um sicher zu wissen, ob die Software zu Ihrem Unternehmen passt

Die Personaleinsatzplanungs-Software ermöglicht es, Stunden mittels einer (digitalen) Stechuhr zu erfassen. Eine Stechuhr ist ein Kästchen, das an einem Standort oder an mehreren Standorten angebracht wird. Das Personal oder andere Benutzer können sich oft mit Badge, Transponder, Bankkarte und heutzutage auch mit einem Mobiltelefon einstempeln. Die Stunden werden anschließend direkt in der Personaleinsatzplanungs-Software sichtbar. Das Einstempeln per mobiler App hat den Vorteil, dass Sie keine physische Stechuhr mehr benötigen.

Achtung: Manche Softwareanbieter haben keine eigene Stechuhr, sondern arbeiten mit einem darauf spezialisierten Anbieter zusammen.