Was ist ein Online-Buchhaltungsprogramm?

Mit einem Online-Buchhaltungsprogramm automatisieren Sie die Buchhaltung, indem Sie alle Einkäufe, Bankbewegungen und Verkäufe digital führen und nachweisen. Heutzutage bieten Online-Buchhaltungsprogramme noch viel mehr verschiedene Funktionen als nur Funktionen für die Finanzverwaltung. Nachfolgend besprechen wir einige wichtige Funktionen, die häufig von Buchhaltungsprogrammen angeboten werden:

✅Automatische Bankanbindung

Das Buchhaltungsprogramm bietet die Möglichkeit, jeden Tag automatisch die Kontoauszüge einzulesen. Auf diese Weise müssen Sie die Kontoauszüge nicht manuell herunterladen und importieren. Achtung: Nicht alle Buchhaltungsprogramme bieten eine automatische Anbindung an alle Banken.

✅Scannen und Erkennen von Belegen und Rechnungen

Software zum Scannen und Erkennen unterstützt Sie beim gesamten Prozess der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Belegen und anderen Dokumenten. Oft ist dies Bestandteil eines Buchhaltungsprogramms, in der Praxis sieht man aber auch häufig, dass ein Buchhaltungsprogramm sich mit Software zum Scannen und Erkennen verbinden lässt. Diese Software ist oft in ihrem Funktionsumfang viel umfangreicher als ein Modul zum Scannen und Erkennen in der Buchhaltungssoftware selbst. Verarbeiten Sie als Unternehmen viele Belege und Rechnungen, ist es empfehlenswert, ein separates System zum Scannen und Erkennen anzuschaffen.

✅Automatische Buchungsvorschläge

Wie gesagt werden Dokumente und/oder Rechnungen automatisch erkannt. Die Software zum Scannen und Erkennen liest relevante Daten einer Rechnung automatisch aus. Bei einer Eingangsrechnung werden zum Beispiel die Rechnungsnummer, der Lieferant und der Gesamtbetrag inklusive und exklusive MwSt. erkannt. Auf dieser Grundlage wird automatisch ein Buchungsvorschlag erstellt, sodass die Rechnung korrekt in der Buchhaltung verarbeitet wird.

✅MwSt.-Erklärung und Anbindung an die Steuerbehörde (Belastingdienst)

Ein wichtiger Teil der Buchhaltung ist die MwSt.-Erklärung. Das Buchhaltungsprogramm hält automatisch fest, wie viel MwSt. Sie noch erhalten oder zahlen müssen. Anschließend bereitet die Software die Erklärung automatisch für Sie vor, und Sie können sie direkt an die niederländische Steuerbehörde (Belastingdienst) senden.

✅Digitales Archiv

Gesetzlich sind Unternehmer verpflichtet, alle Rechnungen und Belege aufzubewahren. Das gilt sogar für 7 Jahre. Ein Buchhaltungsprogramm ohne digitales Archiv ist daher nicht empfehlenswert. Im Buchhaltungsprogramm oder im System zum Scannen und Erkennen werden Rechnungen und Belege automatisch gespeichert. Dadurch finden Sie Ihre Rechnungen einfach und schnell wieder.

Neben den allgemeinen „Must-have“-Buchhaltungsfunktionen gibt es auch einige spezifische Funktionen, die für das eine Unternehmen notwendig und für das andere nicht von Bedeutung sind.

✅Rechnungsmodul

Ein Rechnungsmodul darf nicht fehlen, wenn Sie Rechnungen an Kunden versenden müssen. Mit einem Rechnungsmodul können Sie Rechnungen direkt aus dem Buchhaltungsprogramm versenden. Dabei werden alle gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt, die eine Rechnung erfüllen muss, und Sie können das Layout oft selbst anpassen.

✅Wiederkehrende Rechnungsstellung

Wird in Ihrem Unternehmen viel periodisch abgerechnet? Dann ist diese Funktion ein Segen. Sie bereiten einmal eine Rechnung für einen bestimmten Zeitraum vor, und die Software erledigt für Sie den Rest.

✅Online-Zahlungen

Wird in Ihrem Unternehmen viel an Privatpersonen abgerechnet? Dann ist es sinnvoll, einem Kunden eine Rechnung mit einem Zahlungslink auf der Rechnung zu senden, zum Beispiel einer iDEAL-Schaltfläche. In der Praxis sieht man, dass diese Rechnungen viel schneller bezahlt werden als eine Rechnung ohne Zahlungslink.

✅Zahlungsdatei

Überweisen Sie Ihre Rechnungen einzeln über die Bank? Das kann sehr viel Zeit kosten und Frust verursachen. Eine automatische Zahlungsdatei ist dann eine gute Lösung. Das Buchhaltungsprogramm erstellt eine Zahlungsdatei, die Sie in die Bank einlesen können. Anschließend können Sie mehrere Rechnungen auf einmal bezahlen.

✅Angebotsmodul

Man sieht noch viele Unternehmen, die Angebote in Word und Excel erstellen. Das kostet viel Zeit und ist fehleranfällig. In vielen Buchhaltungsprogrammen ist ein Angebotsmodul enthalten. Auf diese Weise können Sie Angebote direkt aus dem Buchhaltungsprogramm erstellen und versenden.

Möchten Sie mit Angeboten wirklich Eindruck machen? Dann ist darauf spezialisierte Angebotssoftware genau das Richtige für Sie. Lesen Sie auch den Artikel: Angebote mit Software erstellen

✅Angebot digital genehmigen lassen

Ein Angebot freigeben zu lassen, ist oft ein umständlicher Prozess. Der Kunde muss das Angebot ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurücksenden. Mit dieser Funktion kann ein Kunde das Angebot schnell und einfach online annehmen, sodass Sie für Ihren Auftrag immer ein unterzeichnetes Angebot vorliegen haben.

✅CRM-Modul

Haben Sie viele Kunden? Dann ist ein CRM-Modul ein „Must-have“. In vielen Buchhaltungsprogrammen ist dies oft nur in eingeschränkter Form enthalten. Möchten Sie wirklich ein umfangreiches CRM-System? Sehen Sie unten die besten CRM-Systeme;

✅Zahlungserinnerungen und Inkasso

Kunden zahlen leider hin und wieder nicht pünktlich oder sogar gar nicht. Das ist ärgerlich und kostet viel Zeit und Mühe. Mit dieser Funktion ist es einfach, Kunden automatisch zu erinnern und ein Inkassoverfahren einzuleiten.

✅Fahrtenbuch

Wenn Sie als Selbstständige(r) viele Kilometer fahren, wie zum Beispiel Maler, Bauarbeiter und Berater, darf ein Fahrtenbuch-Modul nicht fehlen. Es ist praktisch, dass Sie die gefahrenen Fahrten einfach und schnell erfassen und sogar an den Kunden weiterberechnen können.

✅Mobilfreundlich und/oder mobile App

Wenn Sie viel unterwegs sind, ist ein mobilfreundliches Buchhaltungsprogramm oder eine mobile App sehr wertvoll. Kurz Ihre Rechnungen prüfen oder noch schnell eine Rechnung verschicken ist in diesem Fall möglich.

✅Projekte und Stunden

Wenn Sie als Freelancer viel projektbasiert arbeiten, ist es notwendig, dass Sie die Stunden pro Projekt erfassen können.

✅Lagermodul

Haben Sie ein Unternehmen mit viel Lagerbestand? Dann ist es praktisch, ein Lagermodul zu haben. Achtung: Ein Buchhaltungsprogramm muss nicht der Ort sein, an dem Sie die Lagerverwaltung regeln. Haben Sie zum Beispiel ein Geschäft mit einem Kassensystem, ist es sinnvoller, Ihre Bestände dort zu führen.

 

Software suchen, vergleichen und auswählen

Sind Sie vom Mehrwert eines Buchhaltungsprogramms überzeugt? Möchten Sie wissen, welche Software zu Ihrem Unternehmen passt? Oder möchten Sie Software verbinden, um Ihr Unternehmen weiter zu digitalisieren? Klicken Sie dann unten auf die Schaltfläche „Buchhaltungssoftware vergleichen“ und vergleichen Sie alle Buchhaltungsprogramme.

Möchten Sie Hilfe bei der Suche nach einem geeigneten Softwaresystem? Starten Sie dann das Softwareauswahl-Tool mit der Schaltfläche „Softwareauswahl starten“ unten, wählen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Buchhaltungsfunktionen aus und finden Sie die Software, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Kommen Sie noch nicht weiter? Fragen Sie dann ein kostenloses Softwareberatungs-Gespräch an, und wir helfen Ihnen weiter bei der Suche nach der richtigen Unternehmenssoftware für Ihr Unternehmen.

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