AFAS Jonas: Welche KI-Funktionen erhalten Sie in Profit und in SB?

Jonas ist ein Sammelname für KI bei AFAS

Wer nach AFAS Jonas sucht, stößt auf verschiedene Anwendungen. Der Name allein sagt zu wenig über die Aufgabe, die erforderliche Einrichtung und das Produkt, in dem eine Funktion verfügbar ist. Unterscheiden Sie daher zwischen AFAS Profit und AFAS SB.

Beginnen Sie mit einer Arbeitsfrage: Möchten Sie eine Erklärung zur Bedienung erhalten, eine Antwort auf einen Vorgang schreiben oder Daten aus einem Antrag verarbeiten lassen? Diese Aufgaben erfordern unterschiedliche Quellen und Kontrollen. Ein Hilfeassistent kann nützlich sein, ohne Zugriff auf Ihre eigene Buchhaltung zu haben. Ein Workflow, der Felder ausfüllt, hat dagegen Folgen für den weiteren Prozess.

Was beschreibt AFAS für Profit?

Das AFAS Help Center zu Jonas beschreibt unter anderem zwei Anwendungen in Workflows. Die Jonas-Automatisierung analysiert Workflow-Daten und kann Felder gemäß der Einrichtung im Workflow-Editor füllen. Ein Jonas-Assistent kann an einer gewählten Stelle automatisch einen Prompt ausführen; der Benutzer sieht das Ergebnis in einem Informationsblock.

Die allgemeine KI-Seite von AFAS beschreibt darüber hinaus Hilfe bei Antworten, Zusammenfassungen und Übersetzungen sowie Assistenten, für die Sie eigene Quellen auswählen. Denken Sie bei diesen Quellen an ein Handbuch oder ein FAQ. Diese Beschreibungen sind keine Garantie, dass alle Funktionen in Ihrer Umgebung bereits aktiv sind.

Es ist also falsch, Jonas ausschließlich als Chatfenster zu sehen, in dem jede Aktion auf einen eigenen Klick wartet. Manche Aufgaben können automatisch Teil eines Workflows sein. Lassen Sie den Administrator zeigen, wo Eingaben verwendet werden, welche Felder sich ändern können und wo Mitarbeitende kontrollieren, bevor ein Prozess weiterläuft.

Was beschreibt AFAS für SB?

Auf der KI-Seite von AFAS SB wird Jonas als Hilfe bei der Nutzung der Software beschrieben. Der Assistent verwendet die Hilfedokumentation und zeigt Quellen zur Antwort an. Das passt zu Fragen wie, wo Sie eine Einstellung finden oder wie Sie eine Handlung ausführen.

Daraus folgt nicht, dass Jonas eigenständig Ihre gesamte Buchhaltung führt. Es sagt auch nichts darüber aus, welche anderen automatischen Buchhaltungsfunktionen SB hat. Halten Sie Softwarehilfe und finanzielle Verarbeitung auseinander, wenn Sie eine Demonstration anfordern. Sehen Sie sich auch das Softwareprofil von AFAS SB an, um das Paket als Ganzes zu vergleichen.

Vergleichen Sie Funktionen nach Aufgabe und Quelle

Eine fehlende Funktion in dieser Tabelle bedeutet, dass die genannte Quelle sie nicht belegt. Es ist keine Aussage, dass die Funktion im Produkt nirgends existiert. Fragen Sie den Anbieter nach zusätzlicher Dokumentation, wenn eine Aufgabe für Ihre Wahl wichtig ist.

Eine Beispielaufgabe mit überprüfbarem Ergebnis

Das folgende Beispiel haben wir selbst erstellt. Wir haben diese Aufgabe nicht in Jonas ausgeführt. Sie können es nutzen, um in einer Demonstration die Qualität einer Zusammenfassung zu beurteilen.

Projekt Koraal erhält am 18. November eine Entwurfsplanung. Der Projektleiter bespricht sie am 20. November mit dem Auftraggeber. Das Budget ist noch nicht genehmigt. Der Auftraggeber fragt außerdem, ob eine Lieferung eine Woche früher möglich ist; darüber wurde noch nichts vereinbart.

Geben Sie dazu diese Aufgabe:

Fassen Sie die Vereinbarungen in höchstens drei Punkten zusammen. Nennen Sie die beiden Daten mit der jeweiligen Aktion. Führen Sie offene Fragen gesondert auf. Fügen Sie keine neue Vereinbarung oder Bestätigung hinzu.

Die Kontrolle besteht aus vier Fragen: Stimmen beide Daten, ist die fehlende Budgetfreigabe sichtbar, bleibt die vorgezogene Lieferung eine Frage, und wurden keine neuen Zusagen hinzugefügt? Eine saubere Formulierung genügt nicht, wenn ein Wunsch als Vereinbarung erscheint.

Wiederholen Sie die Aufgabe mit einem widersprüchlichen Datum in einer zweiten Nachricht. Fragen Sie, wie der Assistent mit diesem Widerspruch umgeht und ob Sie die verwendete Quelle wiederfinden können. Notieren Sie die Korrekturzeit neben der Schreibzeit. Damit beurteilen Sie, ob das Hilfsmittel in Ihrer Arbeit tatsächlich Zeit spart.

Was muss ein Administrator vorab regeln?

• Verfügbarkeit: Halten Sie fest, welche Profit-Version, Funktion und Aktivierung die Demonstration verwendet. Prüfen Sie dies in der aktuellen Dokumentation für Ihre Umgebung.
• Quellen: Wählen Sie einen Eigentümer für Handbücher und andere Dokumente. Entfernen Sie veraltete Versionen, bevor ein Assistent damit arbeitet.
• Zugriff: Probieren Sie eine Frage mit einer gewöhnlichen Benutzerrolle aus. Prüfen Sie, welche Quellen und Ergebnisse diese Rolle öffnen kann.
• Automatische Aktionen: Lassen Sie zeigen, welche Felder sich ändern können und wie Sie ein falsches Ergebnis korrigieren. Bestimmen Sie jemanden, der die Einrichtung verwaltet.
• Datennutzung: Besprechen Sie, welche Eingaben verarbeitet und gespeichert werden, welche Parteien daran beteiligt sind und wie das zur eigenen Informationspolitik passt.

Verwenden Sie für den ersten Test fiktive Daten. So können Sie die Funktionsweise beurteilen, bevor Sie entscheiden, welche echten Vorgänge geeignet sind. Beginnen Sie danach mit einer klar abgegrenzten Aufgabe, deren Ergebnis ein Mitarbeitender leicht kontrollieren kann.

Machen Sie die Wahl zwischen Profit und SB nicht allein von KI abhängig

Ein Unternehmen, das ausschließlich ein Buchhaltungsprogramm benötigt, wählt kein umfangreiches ERP-System, nur weil ein Assistent mehr Aufgabenarten kennt. Vergleichen Sie zuerst die gewöhnlichen Geschäftsprozesse, Benutzer und Kosten. Beurteilen Sie KI anschließend als Teil dieses Pakets.

Arbeiten Sie bereits mit Profit, prüfen Sie, welcher bestehende Workflow sich für einen begrenzten Test eignet. Betrachten Sie SB, lassen Sie den Hilfeassistenten eine Frage beantworten, die ein neuer Benutzer tatsächlich stellt. Vergleichen Sie für eine breitere Auswahl Buchhaltungsprogramme oder ERP-Systeme. Unser Leitfaden zu Buchhaltung mit KI hilft bei der Beurteilung finanzieller Aufgaben.