Angebote mit KI erstellen: ein separater Assistent oder Angebotssoftware?

Zwei Wege: ein eigenständiger KI-Assistent oder Angebotssoftware

Das Erstellen eines geschäftlichen Angebots erfordert zwei unterschiedliche Fähigkeiten: einerseits, Ihren Projektansatz und Mehrwert überzeugend zu formulieren, andererseits, eine lückenlose finanzielle Kalkulation aufzustellen. Beim Einsatz von Software sehen Sie in der Praxis zwei unterschiedliche Arbeitsweisen:

• Eigenständige generative Sprachmodelle: Sie nutzen eine Chat-Oberfläche (etwa ein Online-Sprachmodell), um auf Basis eines Briefings eine Einleitung, Problemanalyse oder Leistungsbeschreibung formulieren zu lassen. Die erzeugten Absätze kopieren Sie manuell in ein Textdokument oder ein Layoutprogramm, woraufhin Sie die Kalkulationstabelle selbst hinzufügen.
• Spezialisierte Angebotssoftware: Software, die den kompletten Ablauf aus Kalkulation, Layout, Versand und digitaler Unterzeichnung verwaltet. Innerhalb dieser Kategorie unterscheiden wir reguläre Angebotssoftware und Pakete mit integrierter KI-Unterstützung:

Unter den regulären Angebotstools konzentriert sich Offery laut den Informationen auf der offiziellen Website von Offery auf standardisierte Online-Workflows, wiederverwendbare Bausteine und digitale Unterzeichnung. In dieser Untersuchung wurde bei Offery keine spezifische KI-Schreibfunktion festgestellt; die Plattform fungiert in diesem Vergleich als Vertreter strukturierter, nicht KI-gesteuerter Angebotssoftware.

Dem steht Software wie Offorte gegenüber, die auf der Seite zu Offorte-KI-Angebotssoftware ausdrücklich einen eingebauten KI-Schreibassistenten dokumentiert. Damit können Benutzer Texte direkt im Angebotslayout erzeugen oder umschreiben lassen. Prüfen Sie in einem Test, was der Assistent ändert und ob Beträge und Bedingungen unverändert bleiben, wenn Sie nur um Textredaktion bitten.

Praxisvergleich mit einem identischen fiktiven Briefing

Um zu untersuchen, wie beide Methoden in der Praxis funktionieren, verwenden wir ein fiktives Szenario, in dem ein IT-Dienstleister einem Steuerberatungsbüro mit 12 Arbeitsplätzen ein Angebot unterbreitet. Die Anfrage betrifft eine Migration in die Cloud, die Sicherheitseinrichtung und die monatliche Arbeitsplatzverwaltung.

Der fiktive Prompt für ein eigenständiges Sprachmodell

Bei einem eigenständigen Sprachmodell geben Sie eine Anweisung ein, um einen Textentwurf zu erzeugen:

Fiktives Prompt-Beispiel:
„Schreiben Sie eine geschäftliche Einleitung und Problemanalyse für ein Angebot an das Steuerberatungsbüro De Vries. Ausgangspunkte: Migration von 12 Arbeitsplätzen in eine Cloud-Umgebung, Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung und präventive Verwaltung. Verwenden Sie einen professionellen und ruhigen Ton. Lassen Sie konkrete Beträge und Reaktionszeiten als vorläufige Platzhalter wie [BETRAG] und [REAKTIONSZEIT] offen und erfinden Sie keine Garantien, die nicht in diesem Briefing stehen.“

So beurteilen Sie den Entwurf

Führen Sie den Auftrag in einem eigenen Test aus. Prüfen Sie, ob der Entwurf zwölf Arbeitsplätze, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verwaltung nennt. Beträge und Reaktionszeiten müssen offen bleiben. Hat der Assistent dennoch eine Reaktionszeit, Backup-Frequenz oder Garantie hinzugefügt, entfernen Sie diese und prüfen Sie den Rest erneut. Eine überzeugende Formulierung kann eine Vereinbarung suggerieren, die Sie mit dem Kunden nicht getroffen haben.

Notieren Sie, wie viel Zeit Sie für Kontrolle und Korrektur aufwenden. Vergleichen Sie diese mit dem Anpassen einer bestehenden Textvorlage. Dieses fiktive Briefing ist eine Demonstrationsaufgabe; wir haben keine Modellausgabe als Testergebnis bewertet.

Verarbeitung in spezialisierter Angebotssoftware

Lassen Sie in Angebotssoftware denselben Auftrag aus den verfügbaren Leistungen und Tarifen aufbauen. Verwenden Sie zum Beispiel zwölf fiktive Arbeitsplatzlizenzen zu €20 pro Monat: zusammen €240. Fügen Sie zehn Migrationsstunden zu €90 hinzu: €900 einmalig. Prüfen Sie, ob einmalige und monatliche Beträge getrennt sichtbar bleiben. Dies sind eigene Rechenannahmen, keine Preise eines Anbieters.

Bei eingebauter Schreibhilfe, wie von Offorte beschrieben, können Sie Text innerhalb des Angebots anpassen lassen. Prüfen Sie in einem Test, welche Teile sich ändern. Bitten Sie nur um eine kürzere Einleitung und vergleichen Sie anschließend Beträge, Fristen und Bedingungen mit der vorherigen Version. Nehmen Sie nicht an, dass ein Schreibassistent die Kalkulation unmöglich beeinflussen kann.

Auswahlkriterien: eigenständiger KI-Chatbot versus Angebotssoftware

Die folgende Tabelle enthält Auswahlfragen. Lassen Sie sich die gewählte Ausführung der Software zeigen; Funktionen und Zugriffsrechte können je nach Abonnement variieren.

Drei praktische Aspekte bei Angeboten und KI

Wer erwägt, KI beim Erstellen von Angeboten einzusetzen, muss drei operative Rahmenbedingungen berücksichtigen.

1. Kalkulationssicherheit versus Sprachmodelle

Sprachmodelle sind für die Spracherzeugung konzipiert, nicht für mathematische Berechnungen. Sobald ein Angebot Staffelrabatte, mehrere MwSt.-Sätze oder Ratenzahlungen enthält, müssen Sie sich auf ein Rechenmodul verlassen. Lassen Sie ein KI-Modell daher nicht selbstständig Preise berechnen oder addieren; verwenden Sie eine Tabelle, in der Formeln oder Softwaremodule die Zahlen verwalten.

2. Datenschutz und Vertraulichkeit von Kundendaten

Beim Eingeben von Aufträgen in öffentliche, kostenlose Chat-Assistenten besteht das Risiko, dass eingegebene Daten zum weiteren Training von Modellen verwendet werden. Geben Sie daher niemals nicht anonymisierte Kundennamen, konkrete Margenberechnungen oder personenbezogene Daten in öffentliche Tools ein. Fragen Sie bei geschäftlicher KI-Software ausdrücklich nach der Nutzung für Training, Aufbewahrungsfristen und Zugriff auf die Eingaben. Prüfen Sie die Vereinbarungen; ein Geschäftsabonnement allein beweist nicht, dass eine Trainingsnutzung ausgeschlossen ist.

3. Versionsverwaltung, Nachverfolgung und Follow-up

Ein erfolgreicher Angebotsprozess endet nicht beim Schreiben des Textes. Sie möchten wissen, ob der Auftraggeber das Dokument geöffnet hat, wann es Zeit für eine Erinnerung ist und wie die Zustimmung und die angenommene Version festgehalten werden. Ein einzelner Chat ohne eingerichtete Anbindungen verwaltet dieses Follow-up nicht, während spezialisierte Angebotstools Benachrichtigungen senden und digitale Signaturen registrieren.

Auswahlhilfe: Welche Arbeitsweise passt zu Ihrer Organisation?

Die optimale Arbeitsweise hängt vom Volumen Ihrer Angebote und dem Bedarf an individuellen Texten ab:

• Wenige Angebote mit intensiver Individualisierung: Schreiben Sie monatlich nur einige große Beratungsvorschläge, können Sie ein eigenständiges Sprachmodell gut als Redakteur für Ihre Einleitungen nutzen, sofern Sie Beträge und Liefertermine manuell eingeben und alle Texte kritisch prüfen.
• Regelmäßige Angebote mit festen Leistungen: Prüfen Sie ein Paket wie Offery, wenn wiederverwendbare Bestandteile, Versand und Follow-up wichtiger sind als das Erzeugen neuer Texte. Lassen Sie diesen Weg mit Ihrem eigenen Beispiel durchspielen.
• Angebotslayout und Schreibhilfe zusammen: Beziehen Sie Offorte ein, wenn Sie Text in derselben Umgebung anpassen möchten. Vergleichen Sie die Korrekturzeit und die benötigten Lizenzen mit Ihrer aktuellen Arbeitsweise.

Sehen Sie sich unsere komplette Übersicht zur Angebotssoftware an, um Anbieter in Bezug auf Vorlagen, interaktive Elemente und digitale Unterzeichnung zu vergleichen.