Personaleinsatzplanung
Einen Dienstplan mit KI erstellen: Was kann ChatGPT und was kann Planungssoftware?
Kann ein KI-Assistent wie ChatGPT einen Arbeitsplan erstellen? Wir vergleichen Sprachmodelle mit Planungssoftware bei Regeln, Ausfällen und Zeiterfassung.
Ein Dienstplan beginnt mit genügend verfügbaren Stunden und der richtigen Besetzung. Wir arbeiten ein fiktives Beispiel aus und zeigen, was Sie einen KI-Assistenten fragen können. Danach vergleichen wir das Erstellen einer Tabelle mit der Verwaltung von Diensten, Änderungen und Abwesenheiten in Planungssoftware.
Prüfen Sie zuerst, ob ein Dienstplan überhaupt möglich ist
Einen Dienstplan mit KI zu erstellen, beginnt mit der Eingabe. Notieren Sie Verfügbarkeit, maximale Einsatzzeit, Qualifikationen und die Besetzung pro Schicht. Halten Sie Präferenzen getrennt von harten Anforderungen. Ohne diese Unterscheidung kann ein Vorschlag ordentlich aussehen, obwohl er nicht umsetzbar ist.
Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen hat sieben Tage pro Woche eine Tagschicht von acht Stunden und eine Abendschicht von sieben Stunden. Jede Schicht erfordert eine leitende Fachkraft (Senior). Das erfordert 7 × (8 + 7) = 105 Senior-Stunden. In der Eingabe ist nur ein Mitarbeitender als Senior gekennzeichnet, mit maximal 38 Stunden Einsatz und nur an Werktagen verfügbar. Mit diesen Angaben gibt es keinen gültigen Dienstplan. Es fehlen Senior-Stunden und Wochenendverfügbarkeit.
Ein brauchbares erstes Ergebnis ist also eine Meldung über fehlende Kapazität. Bitten Sie nicht sofort um eine ausgefüllte Tabelle. Lassen Sie zunächst feststellen, ob die angegebenen Personen die verlangten Schichten besetzen können. Vielleicht sind andere Mitarbeitende ebenfalls Senior, aber diese Information muss dann in der Eingabe stehen.
Ein Prompt, der fehlende Informationen sichtbar macht
Verwenden Sie nur diese fiktiven Daten. Erstellen Sie noch keinen Dienstplan. Berechnen Sie zunächst die benötigte Stundenzahl pro Qualifikation und vergleichen Sie diese mit den verfügbaren Stunden. Benennen Sie fehlende Verfügbarkeit, Qualifikationen und Regeln. Erfinden Sie keine Mitarbeitenden oder zusätzlichen Vertragsstunden. Machen Sie nur dann einen Vorschlag, wenn alle harten Anforderungen mit den angegebenen Daten erfüllbar sind. Geben Sie danach pro Person die zugewiesenen Stunden und pro Schicht die Besetzung an.
Ergänzen Sie diese Anweisung mit Ihrer Tabelle. Dies ist ein Beispiel-Prompt, kein Bericht über einen durchgeführten ChatGPT-Test. Ein KI-Assistent kann bei der Ausarbeitung auch Rechenwerkzeuge verwenden; beurteilen Sie daher die Berechnung und das Ergebnis, statt anzunehmen, dass jeder Chat rechnen kann oder nicht.
Überprüfen Sie einen Vorschlag außerhalb des Chats: Zählt jede Schicht mit, ist niemand an zwei Orten gleichzeitig eingeplant und passen die Stunden in die festgelegten Grenzen? Berücksichtigen Sie auch die geltenden Vereinbarungen zu Ruhezeiten, Pausen und Einsatz. Das folgende Beispiel ist nur eine Kapazitätsberechnung, keine Prüfung am Arbeitsrecht oder an einem Tarifvertrag (cao).
Was Planungssoftware hinzufügt
Software zur Personaleinsatzplanung kann Verfügbarkeit, Schichten, Änderungen und Kommunikation zusammenführen. Lassen Sie sich zeigen, welche Daten aktuell gehalten werden und welche Kontrollen tatsächlich eingerichtet sind. Nicht jedes Planungspaket erstellt selbst einen Dienstplan, und nicht jede automatische Funktion verwendet KI.
Nostradamus beschreibt KI-Unterstützung bei der Dienstplanung. Nutzen Sie diese Dokumentation als Ausgangspunkt für eine Demonstration mit Ihrer Art von Besetzung. Beziehen Sie auch Atrea und Timebutler als reguläre Planungs- oder Erfassungskandidaten ein. Damit behaupten wir bei diesen Paketen weder eine bestimmte KI-Funktion noch die Abwesenheit von KI.
Fragen Sie, wie sich ein Urlaubsantrag im Dienstplan auswirkt und wie ein Fehler behoben wird. Eine schöne automatische Planung hilft wenig, wenn die Verfügbarkeit des Vormonats noch als Ausgangspunkt verwendet wird.
Ein kleiner Dienstplan, den Sie nachrechnen können
Dieses eigene fiktive Kontrollbeispiel verwendet fünf Werktage und zwei Schichten von vier Stunden pro Tag. Alex und Bo sind beide für alle Schichten qualifiziert und dürfen jeweils höchstens zwanzig Stunden eingeplant werden. Beide sind zu allen genannten Zeiten verfügbar.
| Tag | 09:00–13:00 | 13:00–17:00 |
|---|---|---|
| Montag | Alex | Bo |
| Dienstag | Alex | Bo |
| Mittwoch | Alex | Bo |
| Donnerstag | Alex | Bo |
| Freitag | Alex | Bo |
Kontrolle: zehn Schichten × vier Stunden = vierzig besetzte Stunden. Alex und Bo haben jeweils fünf Schichten, also zwanzig Stunden. Es gibt keine überlappenden Schichten pro Person. Dies ist ein manuell ausgearbeitetes Beispiel, kein KI-Ergebnis.
Nun fällt Alex am Dienstag aus. Bo hat schon zwanzig Stunden und kann die zusätzliche Schicht innerhalb der angegebenen Grenze nicht übernehmen. Die verfügbare Kapazität sinkt auf 36 Stunden. Es muss eine qualifizierte Vertretung für vier Stunden hinzukommen, oder die Besetzungsanforderung muss angepasst werden. Lassen Sie einen Anbieter genau diese Änderung verarbeiten. Prüfen Sie, ob das System die ungelöste Schicht sichtbar hält, statt stillschweigend eine Grenze zu überschreiten.
Vergleichen Sie anhand der täglichen Handgriffe
| Aufgabe | Einzelner KI-Chat mit Ihrer Eingabe | In Planungssoftware zu überprüfen |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Sie liefern die aktuellen Daten | Wer pflegt die Verfügbarkeit, und wann wird sie verarbeitet? |
| Rechnen und kontrollieren | Summen und Verstöße anzeigen lassen und prüfen | Welche harten Regeln blockieren eine ungültige Einteilung? |
| Ausfall | Sie geben die geänderte Situation erneut ein | Bleibt eine offene Schicht sichtbar, und wer kann darauf reagieren? |
| Veröffentlichen | Eine Tabelle im Chat ist noch nicht bei Ihren Mitarbeitenden angekommen | Wie erhalten Mitarbeitende Änderungen, und wie bestätigen sie diese? |
| Tatsächliche Stunden | Ein Vorschlag erfasst keine geleistete Arbeitszeit | Wie gelangt genehmigte Zeit in die Zeiterfassung oder Lohnabrechnung? |
Beginnen Sie mit einem Vorschlag, enden Sie mit einer Kontrolle
Ein KI-Assistent kann helfen, Anforderungen zu ordnen und mögliche Einteilungen auszuarbeiten. Für die wiederholte Nutzung sind aktuelle Daten, nachvollziehbare Änderungen und Kommunikation mindestens ebenso wichtig. Beurteilen Sie Planungssoftware daher mit einer gewöhnlichen Woche und mit einer Woche, in der jemand ausfällt.
Sehen Sie sich Atrea und Timebutler anhand ihrer Profile an und fragen Sie gezielt nach Ihren Planungsregeln. Halten Sie den ersten Test fiktiv. Legen Sie einen echten Dienstplan erst fest, nachdem ein befugter Planer Besetzung, Verfügbarkeit und geltende Vereinbarungen geprüft hat.
