Rechnungsstellung über Peppol: Software zum Senden und Empfangen vergleichen

Was ist Peppol und wie läuft der Austausch ab?

Peppol steht für Pan-European Public Procurement On-Line. Es ist ein internationales Regelwerk und Transportnetzwerk, mit dem Organisationen strukturierte digitale Dokumente austauschen. Statt einer losen PDF-Datei per E-Mail versenden Sie eine strukturierte elektronische Nachricht, die nach der Peppol-BIS-Spezifikation erstellt wurde. Diese Spezifikation baut auf dem XML-Format Universal Business Language (UBL) auf und legt genau fest, wie Rechnungszeilen, MwSt.-Sätze, Identifier und Summen aufgebaut sein müssen.

Eine eingegangene Peppol-Rechnung ist übrigens nicht automatisch korrekt, freigegeben oder bezahlt. Die empfangende Buchhaltungssoftware kann die Felder direkt einlesen, ohne dass jemand Daten manuell abtippen muss. Die inhaltliche Prüfung bleibt jedoch notwendig. Sie müssen weiterhin prüfen, ob die gelieferten Waren oder Dienstleistungen den Einkaufsvereinbarungen entsprechen, ob der richtige MwSt.-Satz berechnet wurde und ob der zuständige Budgetinhaber der Zahlung zustimmt.

Auch bei den gesetzlichen Anforderungen ist es wichtig, aufmerksam zu bleiben. Dass Behörden die elektronische Rechnungsstellung fördern, bedeutet nicht, dass Peppol der einzige zulässige Weg ist oder dass eine allgemeine Verpflichtung für jede Art von Geschäftsrechnung besteht. Welche Anforderungen gelten, unterscheidet sich je nach Auftraggeber und Branche. Prüfen Sie daher vorab bei Ihren Geschäftspartnern oder anhand der Informationen der niederländischen Peppol-Behörde (Nederlandse Peppolautoriteit), welche spezifische Weiterleitung und welche Lieferformate für Ihre Lieferungen gelten.

Senden und Empfangen: das Vier-Ecken-Modell erklärt

Das Peppol-Netzwerk funktioniert nach dem Vier-Ecken-Modell (4-Corner-Modell). Dieses Modell sorgt dafür, dass Absender und Empfänger nicht beim selben Softwareanbieter angeschlossen sein müssen:

• Ecke 1: Der Absender. Ihr Unternehmen erstellt eine Ausgangsrechnung in einem Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm.
• Ecke 2: Der Access Point des Absenders. Der Softwareanbieter oder Serviceprovider validiert Ihre Rechnung gegen den Peppol-BIS-Standard und leitet sie über das Netzwerk weiter.
• Ecke 3: Der Access Point des Empfängers. Der zertifizierte Provider nimmt das Dokument im Namen des Abnehmers entgegen.
• Ecke 4: Der Empfänger. Der Kunde ruft die Nachricht in der Einkaufsbuchhaltung zur Prüfung, Freigabe und Zahlung ab.

Dank dieser Struktur müssen Sie keine individuelle Schnittstelle zu jedem einzelnen Kunden bauen. Solange beide Parteien bei einem anerkannten Access Point mit einer gültigen Kennnummer registriert sind, etwa einer KvK-Nummer oder einer Organisations-Identifikationsnummer (OIN), können die Systeme Daten austauschen.

Anbindungswege über Buchhaltungssoftware

Wenn Sie mit Peppol starten möchten, wählen Sie in der Regel zwischen zwei praktischen Softwareeinrichtungen, abhängig davon, wie Ihr Unternehmen organisiert ist:

• Weg 1: Direkt aus einem integrierten Rechnungsprogramm. Wenn Sie als Selbstständige(r) arbeiten oder ein kompaktes KMU leiten, erstellen Sie Angebote und Rechnungen oft in einem zentralen Paket. Ein modernes Rechnungsprogramm erledigt die Registrierung bei einem Access Point im Hintergrund. Sie versenden ausgehende Rechnungen direkt aus dem Verkaufsmenü und sehen eingegangene Rechnungen in Ihrem Journal.
• Weg 2: Eine spezialisierte Lösung für die Rechnungsverarbeitung. Unternehmen mit umfangreichen Einkaufsströmen oder einem externen ERP-System entscheiden sich oft dafür, eingehende Rechnungen über separate Rechnungsverarbeitungssoftware zu leiten. Diese Software fungiert als zentraler Filter für den Abgleich mit Bestellungen, die Freigabe durch Projektleiter und automatisierte Journalbuchungen ins Hauptbuch.

Dokumentierte Möglichkeiten von Moneybird und Zenvoices

Nicht jedes Softwarepaket unterstützt dieselben Bestandteile des Peppol-Netzwerks. Manche Pakete konzentrieren sich sowohl auf eingehende als auch ausgehende Ströme, während andere sich auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen spezialisieren. Wir sehen uns die dokumentierten Möglichkeiten von zwei niederländischen Anbietern an.

Moneybird: Senden und Empfangen in einer Buchhaltung

In der Buchhaltungsplattform von Moneybird ist die Peppol-Funktionalität sowohl für das Senden als auch für das Empfangen von Rechnungen dokumentiert. Laut der Peppol-Dokumentation von Moneybird durchlaufen Sie in den Einstellungen einen Verifizierungsprozess, um Ihre Organisation im Netzwerk zu registrieren. Sobald die Registrierung aktiv ist, kann das System Ausgangsrechnungen über Peppol senden, wenn ein Kontakt registriert ist. Eingehende Rechnungen werden direkt in der Einkaufsübersicht abgelegt.

Prüfen Sie, welches Abonnement zu Ihrer Buchhaltung passt und ob die benötigten Peppol-Funktionen darin enthalten sind. Unser Vergleich von Moneybird und e-Boekhouden.nl behandelt den Paketaufbau. Hier geht es vor allem um den Weg Ihrer Rechnungen.

Zenvoices: Fokus auf die Verarbeitung eingehender Rechnungen

Untersuchen Sie anschließend, welche Prüf- und Freigabeschritte Sie in Zenvoices durchführen möchten und welche Informationen an die Buchhaltung gehen. Die Dokumentation zum Empfang belegt nicht automatisch jede Form von Bestellabgleich oder jede Schnittstelle.

Die verfügbare Primärdokumentation von Zenvoices zeigt ausschließlich Unterstützung für das Empfangen und Einlesen von Dokumenten. In den untersuchten Quellen gibt es keinen Beleg dafür, dass Zenvoices eigenständig als Software zum Erstellen und Versenden ausgehender Ausgangsrechnungen über Peppol funktioniert. Organisationen, die ausgehende Rechnungen versenden möchten, müssen diese Aufgabe daher in ihrer Verkaufs- oder Rechnungssoftware ansiedeln.

Auswahlkriterien für Softwarevorführungen

Da sich Softwarepakete in ihrer Peppol-Integration voneinander unterscheiden, ist es ratsam, bei einer Produktvorführung gezielte Fragen zu stellen. Nutzen Sie die untenstehende Tabelle als Leitfaden für die Funktionen, die Sie überprüfen können:

Kostenstruktur und ein fiktives Kostenbeispiel

Tarife für den Peppol-Austausch werden am Markt auf unterschiedliche Weise berechnet. Viele Anbieter kompakter Buchhaltungspakete nehmen die Access-Point-Anbindung in ihren regulären Abonnementpreis auf. Spezialisierte Verarbeitungsmodule und Enterprise-Konnektoren rechnen dagegen häufig mit einem festen Grundbetrag pro Buchhaltung in Kombination mit einem gestaffelten Preis pro verarbeitetem Dokument.

Nachfolgend ein fiktives Rechenbeispiel, in dem zwei neutrale Abonnementmodelle für ein Unternehmen mit einem Monatsvolumen von 100 Transaktionen (70 ausgehende Ausgangsrechnungen und 30 eingehende Eingangsrechnungen) verglichen werden:

Dieses fiktive Rechenbeispiel zeigt, dass ein festes Bundlemodell bei einem gleichmäßigen Dokumentenstrom finanziell attraktiv sein kann. Ein modulares Transaktionsmodell bietet oft mehr Flexibilität, wenn Rechnungsströme stark schwanken oder wenn eine fortgeschrittene Freigabe erforderlich ist.

Schritt-für-Schritt-Plan für Anbindung und Verifizierung

Um Ihre Organisation an das Peppol-Netzwerk anzubinden, durchlaufen Sie die folgenden Schritte:

1. Legen Sie Ihre offizielle Identifikation fest. In den Niederlanden registrieren sich Unternehmen in der Regel mit ihrer KvK-Nummer (Peppol-Schema 0106). Behörden nutzen meist eine Organisations-Identifikationsnummer (OIN, Schema 0190).
2. Wählen Sie den Anbindungsweg in Ihrer Software. Prüfen Sie in Ihren Einstellungen, ob Ihr aktuelles Buchhaltungspaket über einen zertifizierten Access Point verfügt oder ob Sie einen externen Konnektor anbinden müssen.
3. Schließen Sie die Identitätsprüfung ab. Um Missbrauch und Phantomrechnungen zu verhindern, führt der Access Point eine Prüfung Ihrer Handelsregistereintragung und der Berechtigung des Antragstellers durch.
4. Prüfen Sie die Empfangsregistrierung. Lassen Sie sich von Ihrem Serviceprovider bestätigen, unter welcher Kennnummer Sie empfangen und welcher Dokumenttyp unterstützt wird. Nur in einem öffentlichen Verzeichnis zu suchen ist keine vollständige Prüfung.
5. Vereinbaren Sie mit Ihrem Anbieter einen Test. Nutzen Sie eine Testumgebung oder eine vorab abgestimmte echte Rechnung. Senden Sie keine fiktive Rechnung an einen ahnungslosen Kunden. Prüfen Sie gemeinsam Bestellreferenz, Zeilen und Zustellstatus.

Welche Richtung passt zu Ihrem Unternehmen?

Suchen Sie eine übersichtliche Arbeitsweise, bei der Sie direkt aus einer Umgebung Ausgangsrechnungen versenden und Eingangsrechnungen empfangen? Dann ist ein integriertes Buchhaltungspaket wie Moneybird eine logische Wahl, die Sie prüfen sollten. Sie benötigen dann keine separaten Verträge mit Access Points.

Haben Sie bereits ein Finanzsystem oder eine ERP-Umgebung und möchten vor allem eingehende Rechnungen von Lieferanten automatisiert weiterleiten, prüfen und genehmigen, bevor sie verbucht werden? Dann sehen Sie sich eine spezialisierte Verarbeitungslösung wie Zenvoices an. Sorgen Sie in diesem Fall dafür, dass Ihre Verkaufsseite über einen anderen Weg angebunden ist, wenn Sie auch selbst Peppol-Rechnungen versenden möchten.

Möchten Sie eingehende Rechnungen weiterverarbeiten? Sehen Sie sich das Profil von Zenvoices an und vergleichen Sie die Anbindung mit Ihrer Buchhaltung. Für den ausgehenden Strom finden Sie Moneybird in der Softwareübersicht. Prüfen Sie pro Weg das Abonnement und die erforderliche Aktivierung.