AFAS-Rechnungsverarbeitung
Rechnungen in AFAS verarbeiten: eigenes Scan & Herken, Whitevision oder Zenvoices?
Wählen Sie AFAS Scan & Herken, Whitevision oder Zenvoices? Vergleichen Sie Kopfzeilenerkennung, Zeilenaufteilung, Auftragsabgleich und Freigabe für Ihre Eingangsrechnungsbearbeitung.
Genügt die eingebaute Rechnungserkennung von AFAS Profit, oder benötigen Sie zusätzliche Software? Vergleichen Sie Scan & Herken, Whitevision und Zenvoices nach Dokumentart, Zeilen, Matching und Freigabe. Mit drei fiktiven Aufgaben für eine Demonstration.
Beginnen Sie mit der Art der Rechnungen, die Sie verarbeiten
Eine Rechnung mit einem einzigen Kostenbetrag stellt andere Anforderungen als eine Lieferung mit zwanzig Artikelzeilen, drei Kostenstellen und einem Teilempfang. Zählen Sie daher nicht nur die Zahl der Dokumente. Sehen Sie sich an, wo Mitarbeitende Daten aufschlüsseln, eine Differenz klären oder auf Freigabe warten.
Für AFAS Profit können Sie die eingebaute Funktion Scan & Herken mit zusätzlicher Rechnungsverarbeitungssoftware vergleichen. Nachfolgend vergleichen wir die dokumentierten Ausgangspunkte von AFAS, Whitevision und Zenvoices. Die Beispielaufgaben sind selbst erstellt; sie sind keine Ergebnisse eines Produkttests.
Was steht in der Produktdokumentation?
AFAS Scan & Herken: Erkennung auf Kopfebene
AFAS vermerkt auf der Seite zu Scan & Herken, dass die eingebaute PDF-Erkennung in Profit auf Rechnungskopf-Ebene arbeitet, nicht auf Zeilenebene. Die Funktion ist eine kostenlose Ergänzung im Rahmen der Fair Use für das eigene Unternehmen. Aktivierung und Einrichtung sind jedoch erforderlich.
Unterscheiden Sie zwischen PDF-Erkennung und der Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen. AFAS beschreibt auch automatisches Matching, wenn ein Lieferant UBL einschließlich Zeilen liefert, über die Verarbeitung von E-Rechnungszeilen. Nur die Kopferkennung mit allen Möglichkeiten einer externen Lösung zu vergleichen, würde die bestehende AFAS-Funktionalität zu eingeschränkt darstellen.
Whitevision: Zeilen und Auftragsrechnungen
Whitevision beschreibt auf der Seite zur AFAS-Schnittstelle unter anderem Verarbeitung auf Zeilenebene, Aufteilung auf Kostenstellen und Kostenträger sowie Matching mit Einkaufsbestellungen und Lieferungen. Fragen Sie, welche Ausführung und Einrichtung von Whitevision dafür erforderlich sind.
Das macht die Lösung zu einem Kandidaten, wenn Sie viele Zeilen aufteilen oder Auftragsrechnungen kontrollieren müssen. Es beweist noch nicht, wie gut Ihre abweichenden Dokumente verarbeitet werden. Verwenden Sie dafür einen repräsentativen Satz und lassen Sie auch die Ausnahmen abwickeln.
Zenvoices: Profit und eine SB-Schnittstelle in Beta
Die Dokumentation zu Zenvoices mit AFAS Profit beschreibt Zeilenerkennung, Autorisierung und Three-Way-Matching: Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen. Die separate AFAS-SB-Seite nennt die Schnittstelle an unserem Prüfdatum noch Beta. Behandeln Sie die Verfügbarkeit für SB daher als eigenen Auswahlpunkt.
Fragen Sie bei jeder Schnittstelle, welche Funktionen Ihr gewähltes Abonnement unterstützt und wer die Einrichtung übernimmt. Eine Schnittstelle zu zwei AFAS-Produkten bedeutet nicht, dass die Möglichkeiten in beiden gleich sind.
Ein Vergleich mit drei Demonstrationsrechnungen
Erstellen Sie für die folgenden Aufgaben fiktive Rechnungen in einer Testumgebung. Stimmen Sie die erwartete Buchung vorab mit der Buchhaltung ab. Beträge verstehen sich vor eventueller MwSt.; die Beispiele betreffen Aufteilung und Matching.
| Beispiel | Erwartete Kontrolle | Was Sie sich zeigen lassen |
|---|---|---|
| Ein Abonnement von €300 mit einer Kostenstelle | Kreditor, Datum, Nummer und Betrag stimmen | Einlesen, kontrollieren, freigeben und in AFAS wiederfinden |
| Zwei Zeilen von €200 und €100 für verschiedene Teams | Beide Zeilen bleiben erkennbar; Gesamt €300 | Auf zwei Kostenstellen aufteilen und eine falsche Aufteilung korrigieren |
| Bestellung 60 Stück à €10; Empfang 50; Rechnung 60 | Die Differenz von 10 Stück und €100 wird sichtbar | Abweichung beurteilen lassen, ohne die vollständige Lieferung anzunehmen |
Reichen Sie die erste Rechnung danach erneut unter einem anderen Dateinamen ein. Prüfen Sie, ob eine mögliche Dublette gemeldet wird. Erstellen Sie anschließend bei der dritten Rechnung eine Gutschrift. Prüfen Sie, ob sie der ursprünglichen Position zugeordnet werden kann und ob die verbleibende Verpflichtung nachvollziehbar bleibt.
Vergleichen Sie bei der Auftragsrechnung auch ein PDF mit einer strukturierten UBL-Version. Ein zusätzliches Paket kann vor allem bei einer Lieferform Wert hinzufügen. Fragen Sie daher, wie viele Ihrer Lieferanten die andere Form bereits liefern können, bevor Sie zusätzliche Software anschaffen.
Freigabe, Ausnahmen und Lizenzen
Lassen Sie jeden Kandidaten denselben Freigabeweg zeigen. In einem fiktiven Unternehmen kontrolliert die Buchhaltung die Buchung, und ein Budgetverantwortlicher beurteilt die Lieferung. Über einer intern gewählten Grenze von €2.500 schaut zusätzlich der Finanzmanager mit. Die Grenze ist ein Beispiel, keine allgemeine Vorschrift.
Testen Sie, was passiert, wenn der Budgetverantwortliche abwesend ist, eine Rechnung abgelehnt wird oder ein Dokument nach der Freigabe geändert wird. Fragen Sie, wo der ursprüngliche Anhang, Bemerkungen und frühere Schritte zu finden sind. Prüfen Sie auch, ob eine Zahlungssperre erhalten bleibt, solange eine Abweichung offen ist.
Beziehen Sie danach die Benutzer in das Angebot ein: Wer arbeitet bereits in AFAS, wer muss ausschließlich freigeben und wer verwaltet die Schnittstelle? Lassen Sie den Anbieter die erforderlichen Rechte und Lizenzen aufschreiben. Ein eigenes Portal ist erst dann ein Kostenvorteil, wenn die vollständige Einrichtung und Verwaltung mitgerechnet sind.
Peppol-Empfang ist nur ein Teil des Prozesses
Zenvoices dokumentiert den Empfang von Rechnungen über Peppol. Prüfen Sie bei jedem Kandidaten, wie Empfang, Erfassung und Weitergabe an AFAS geregelt sind. Fragen Sie gesondert nach dem Versenden, wenn Sie dies ebenfalls benötigen.
Eine strukturierte Nachricht verhindert, dass Sie Felder ausschließlich aus einem Bild entnehmen müssen. Sie kann dennoch einen falschen Preis, eine unbekannte Bestellung oder eine doppelte Rechnung enthalten. Verwenden Sie dieselben Kontrollen für Inhalt und Freigabe. Lesen Sie weiter in unserem Leitfaden zu Software für Peppol.
Wann lohnt sich zusätzliche Software?
Untersuchen Sie zuerst die bestehenden Profit-Funktionen, wenn Sie vor allem einfache PDF-Rechnungen oder brauchbare UBL-Dokumente erhalten. Setzen Sie Whitevision und Zenvoices auf die Shortlist, wenn Zeilenaufteilung, Auftrags-Matching oder ein anderer Freigabeweg viel Arbeit macht. Berücksichtigen Sie bei SB den Beta-Status der Zenvoices-Schnittstelle ausdrücklich.
Messen Sie in einem Test die Zahl der Korrekturen und die Zeit, bis eine Buchung bereitsteht. Rechnen Sie dieses Ergebnis auf Ihr Monatsvolumen um und vergleichen Sie die Einsparung mit Lizenzen, Einrichtung und Verwaltung. Über die Profile von Whitevision und Zenvoices können Sie den nächsten Schritt zum Anbieter machen. Vergleichen Sie zuerst dieselben Rechnungen und lassen Sie festhalten, welche Funktionen tatsächlich geliefert werden.
