Was ist ein Auditfile?

Was steht in einem Auditfile?

Das Auditfile Financieel enthält die Daten eines Geschäftsjahres aus Ihrer Buchhaltung: die Unternehmensdaten, den Kontenplan mit allen Sachkonten, die Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten), die Journale und alle Buchungen mit Datum, Betrag, Beschreibung und Steuerschlüssel. Die Datei hat die Endung .xaf und ist in XML verfasst, sodass jedes Prüfprogramm sie lesen kann.

Neben dem finanziellen Auditfile gibt es Auditfiles für andere Teile der Buchführung, etwa die Lohnabrechnung und Kassensysteme. Version 3.2 des Auditfile Financieel war lange die gängige Version; 2024 erschien eine Konsultationsfassung von Version 4.0.

Wann brauchen Sie ein Auditfile?

• Betriebsprüfung: Bei einer Prüfung kann die Steuerbehörde ein Auditfile anfordern. Sie erhalten dann Anweisungen, wie Sie die Datei sicher übermitteln.
• Jahresabschluss und Prüfung: Wirtschaftsprüfer lesen das Auditfile ein, um die Buchhaltung zu analysieren.
• Softwarewechsel: Mit einem Auditfile nehmen Sie die Buchungen eines Jahres in eine andere Buchhaltungssoftware mit, die XAF einlesen kann.

Worauf sollten Sie achten?

Sie müssen Ihre Unterlagen sieben Jahre aufbewahren und bei einem Wechsel auch zeigen können, was in Ihrem alten Programm stand. Exportieren Sie daher beim Kündigen einer Buchhaltungssoftware die Auditfiles aller Jahre, die Sie noch aufbewahren müssen, und prüfen Sie, ob die Datei vollständig ist.