Was ist ein Kassensystem (POS)?
Kurz gesagt
POS steht für Point of Sale: der Ort, an dem ein Verkauf abgerechnet wird, und das Kassensystem, das das regelt. Ein POS-System besteht aus Kassensoftware mit Hardware wie Bildschirm, Kartenterminal und Bondrucker und erfasst oft auch Bestand und Umsatz.
Was gehört zu einem Kassensystem?
- Kassensoftware auf einem Tablet, Kassenbildschirm oder im Browser, mit Ihren Produkten, Preisen, Rabatten und Umsatzsteuersätzen.
- Hardware wie Kartenterminal, Bondrucker, Barcodescanner und Kassenschublade.
- Zahlungen über ein Zahlungsterminal oder einen Zahlungsdienstleister, mit Anbindung an die Kasse, damit der Betrag nicht zweimal eingetippt wird.
- Berichte über den Umsatz je Tag, Produkt und Mitarbeiter, und oft Lagerverwaltung.
Moderne Kassensysteme sind oft SaaS: Sie zahlen ein Abonnement, und die Daten liegen in der Cloud, sodass Sie den Umsatz auch außerhalb des Geschäfts sehen.
Welche Regeln gelten für Kassendaten?
Was Ihre Kasse erfasst, gehört zu Ihrer Buchführung. Die steuerlichen Anforderungen gelten also auch für Ihr Kassensystem, und Sie bewahren die Daten sieben Jahre auf. Die niederländische Steuerbehörde hat einen Leitfaden für ein zuverlässiges Kassensystem: Alle Transaktionen werden detailliert gespeichert, Änderungen und Korrekturen bleiben sichtbar, und eine Kopie wird an einem anderen Ort aufbewahrt. Daten können mit dem Auditfile Afrekensystemen übermittelt werden (siehe Auditfile).
Worauf sollten Sie achten?
Wählen Sie ein Kassensystem, das zu Ihrer Branche passt: Gastronomie braucht Tische und Bestellungen an die Küche, der Einzelhandel Lagerverwaltung und eine Anbindung an den Webshop. Fragen Sie nach den Kosten pro Transaktion des Zahlungsterminals, der Anbindung an Ihre Buchhaltung und wie Sie Ihre Daten bei einem Wechsel exportieren.
Welche Software hilft dabei?
Kassensysteme unterscheiden sich vor allem nach Branche: Gastronomie, Einzelhandel und Dienstleistung haben jeweils eigene Funktionen. Achten Sie auf Anbindungen an Ihren Webshop, Ihre Buchhaltung und Ihr Zahlungsterminal.
Vergleichen in der Kategorie
Unter anderem mit Winston POS, Optimum POS und Count-IT kassasysteem.