Was ist eine weiße Kasse (GKS)?

Wer braucht eine weiße Kasse?

Der Betreiber eines Lokals, in dem Mahlzeiten verzehrt werden, und der Caterer, der Cateringleistungen erbringt, sobald der Jahresumsatz aus Restaurant- und Cateringleistungen 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer übersteigt. Das gilt für Restaurants, aber auch für Imbisse, Cafés und Teestuben, in denen gegessen wird, und für eine Bäckerei oder Metzgerei mit Sitzecke. Ein Foodtruck fällt darunter, wenn ein Essbereich mit Ausstattung zur Verfügung steht oder wenn er für einen Kunden Cateringleistungen erbringt; was Kunden mitnehmen und anderswo essen, zählt nicht mit.

Gründen Sie einen neuen Betrieb und erwarten, über die Grenze zu kommen, registrieren Sie sich spätestens am Ende des zweiten Monats nach dem Start und nutzen die weiße Kasse spätestens am Ende des dritten Monats.

Für diese Grenze zählen nur die Mahlzeiten: Getränke nicht, auch nicht zu einer Mahlzeit, und ebenso wenig Mahlzeiten zum Mitnehmen oder der Verkauf von Lebensmitteln. Lagen Sie nie über der Grenze, ist keine weiße Kasse nötig, aber Sie geben trotzdem eine Rechnung oder Quittung aus. Waren Sie einmal darüber, bleibt die Pflicht bestehen, auch wenn der Umsatz später sinkt; sie endet erst, wenn Sie keine Restaurant- oder Cateringleistungen mehr erbringen. Es gibt Ausnahmen, unter anderem für Mahlzeiten auf der Hotelrechnung und, unter Bedingungen, für ein Betriebsrestaurant, das nur während der Arbeitszeit die eigenen Mitarbeitenden bedient.

Diese Regeln gelten in Belgien. Was in den Niederlanden für Kassendaten gilt, lesen Sie unter Kassensystem.

Wie funktioniert eine weiße Kasse?

Oberhalb der Grenze geben Sie bei jedem Verkauf von Speisen und Getränken einen MwSt-Kassenbon aus, auch für Getränke und Mahlzeiten zum Mitnehmen. Eine Rechnung ersetzt diesen Bon nie. Die Kasse erfasst jeden Vorgang und ein Fiskaldatenmodul (FDM), die sogenannte Blackbox, speichert die Daten. Bei einer weißen Kasse der ersten Generation signiert eine separate VAT Signing Card (VSC) sie. Diese Daten bewahren Sie so lange auf wie Ihre übrige Buchführung.

Fällt das System aus, schreiben Sie Rechnungen oder Quittungen aus einem Vorrat, den Sie im Lokal aufbewahren, und melden das Problem innerhalb von sieben Kalendertagen dem GKS-Dienst des FÖD Finanzen.

Was ändert sich mit GKS 2.0?

Seit dem 1. Juli 2026 ist GKS 2.0 Pflicht. Kasse und Fiskalmodul müssen dafür neu zertifiziert sein, und die Daten gehen nahezu in Echtzeit an den FÖD Finanzen. Ein neuer Gastronomiebetrieb wählt direkt GKS 2.0. Wer bereits eine weiße Kasse hat, stellt je nach Kaufdatum der aktuellen Kasse um:

• gekauft vor dem 1. Januar 2018: spätestens am 1. Juli 2027;
• gekauft von 2018 bis einschließlich 2021: spätestens am 1. Juli 2028;
• gekauft ab dem 1. Januar 2022: spätestens am 1. Januar 2029.

Haben Sie mehrere Kassen, zählt die zuletzt gekaufte. Ihre eigene Frist steht im E-Service des GKS unter Mein Profil. Vergleichen Sie Kassensysteme für Belgien und fragen Sie den Anbieter nach dem Zertifikat für GKS 2.0.