AFAS vs Exact: Welches Paket passt zu Ihrem Unternehmen?

Vergleichen Sie zuerst die richtigen Produktlinien

Ein Vergleich zwischen AFAS und Exact wird erst brauchbar, wenn Sie dieselben Tätigkeiten, Benutzer und Buchhaltungen einbeziehen. Ein Buchhaltungsabonnement für einen Selbstständigen mit einer vollständig eingerichteten ERP-Umgebung zu vergleichen, sagt wenig über die Wahl für Ihr Unternehmen aus.

AFAS präsentiert Profit als Suite, in der Geschäftsprozesse zusammenkommen. Exact bietet verschiedene Produktlinien: Exact Online, Globe+, Synergy und Financials. Globe+ umfasst beispielsweise finanzielle und operative Prozesse; Synergy richtet sich unter anderem auf HRM, CRM und Workflows. Exact ist also breiter als Online-Buchhaltung. Siehe die offiziellen Übersichten zu AFAS ERP und Exact-Software.

Beginnen Sie auf SoftwareWatcher bei AFAS Software ERP und Exact für ERP. Suchen Sie vor allem Buchhaltung für ein kleines Unternehmen, beziehen Sie auch AFAS SB ein. Legen Sie für eine ERP-Auswahl zunächst fest, welche Abteilungen zusammenarbeiten müssen. Unsere Übersicht der ERP-Systeme hilft Ihnen, auch andere Kandidaten anzusehen.

Drei Geschäftsprozesse für dieselbe Demonstration

Die folgenden Aufgaben sind eigene, fiktive Beispiele. Lassen Sie beide Anbieter dieselben Aufgaben in der vorgeschlagenen Edition ausführen. Notieren Sie pro Schritt, ob er standardmäßig verfügbar ist, eingerichtet werden muss oder ein zusätzliches Produkt erfordert. So vermeiden Sie, dass eine attraktive Demonstration ein Problem löst, das Sie selbst kaum haben.

Eine Beratungsagentur: von Stunden zum Projektergebnis

Eine Agentur verkauft ein Projekt von €12.000 mit einem internen Stundenbudget von 100 Stunden. Nach dem ersten Monat sind 45 Stunden aufgewendet. Lassen Sie einen Mitarbeitenden Stunden eingeben, einen Projektleiter eine Zeile ablehnen und das Finanzwesen eine Teilrechnung erstellen. Kann der Projektleiter danach sehen, wie viel Budget übrig ist und welche Stunden noch nicht genehmigt sind?

Fragen Sie auch, was passiert, wenn ein Mitarbeitender mittendrin das Team wechselt. Welche Daten ändern sich automatisch, und welche Tarife bleiben mit dem Projekt verknüpft? Sehen Sie sich dazu auch Exact für Projekte und unsere Erläuterung zu Zeiterfassung und Fakturierung kombinieren an.

Ein Großhandel: eine Teillieferung mit einer Retoure

Der Kunde bestellt 100 Stück. Es sind 80 verfügbar; 20 folgen später. Von der ersten Lieferung kommen 5 Stück beschädigt zurück. Lassen Sie den Anbieter Reservierungen, Nachlieferung, Bestandskorrektur und Gutschrift zeigen. Prüfen Sie, ob der Webshop denselben verfügbaren Bestand sieht und was passiert, wenn eine Schnittstelle vorübergehend ausfällt.

Exact beschreibt für Globe+ unter anderem Handel, Produktion, Projekte und Finanzbuchhaltung. Das macht es zu einem Kandidaten, den man untersuchen sollte, beweist aber nicht, dass jede gewünschte Lagerhandlung in Ihrem Angebot enthalten ist. Stellen Sie AFAS genau dieselben Fragen zu Auftragsmanagement, Lagerplätzen, Retouren und den erforderlichen Schnittstellen.

Ein Arbeitgeber: von der Einstellung zur ersten Verarbeitung

Verwenden Sie einen fiktiven Mitarbeitenden mit einem Startdatum in der Monatsmitte. Lassen Sie zeigen, wer die Daten eingibt, wer kontrolliert und welche Daten in Lohnabrechnung, Planung und Berichte gelangen. Fragen Sie außerdem nach einer Demonstration mit einer eingeschränkten Benutzerrolle: Welche Informationen kann ein Teamleiter öffnen und welche nicht?

Beurteilen Sie beide Lösungen anhand der vollständigen Übergabe. Ein HR-Bildschirm sagt wenig über einen Lohnabrechnungsprozess aus, solange das betreffende Modul oder die Schnittstelle in der Demonstration fehlt. Besprechen Sie auch, wer Änderungen verwaltet und wer einen Fehler behebt, der mehrere Systeme betrifft.

Vergleichen Sie Angebote über dieselben drei Jahre

Das folgende Kostenbeispiel ist fiktiv und gehört weder zu AFAS noch zu Exact. Es zeigt, warum der alleinige Vergleich des Lizenzpreises ein unvollständiges Bild ergibt. Beide Vorschläge unterstützen in diesem Beispiel dieselben zwanzig Benutzer und Tätigkeiten. Beträge verstehen sich exklusive MwSt.

Für A ist die Summe €20.000 + 3 × (€15.000 + €3.500). Für B ist das €12.000 + 3 × (€11.500 + €3.000 + €2.500). B ist in diesem Beispiel €12.500 günstiger. Kommen dazu noch €15.000 fehlende Einrichtung, ändert sich die Reihenfolge. Fragen Sie daher ausdrücklich, welche Tätigkeiten nicht im Angebot enthalten sind.

Beziehen Sie auch interne Projektstunden, Datenbereinigung, vorübergehende Doppelnutzung und künftige Preisanpassungen ein. Verwenden Sie das Rechenmodell unter Was kostet ein ERP-System?, um Angebote auf dieselbe Grundlage zu stellen.

Geben Sie der KI eine konkrete Aufgabe

Fügen Sie eine Aufgabe hinzu, die jetzt Zeit kostet: eine lange Akte zusammenfassen, Rechnungsdaten vorschlagen oder eine offene Frage beantworten. Verwenden Sie fiktive Daten und prüfen Sie das Ergebnis. Lassen Sie den Anbieter angeben, in welcher Edition die Funktion verfügbar ist, was sie kostet und welche Handlung danach noch bei einem Mitarbeitenden liegt.

Beurteilen Sie eine angekündigte Funktion getrennt von einer Funktion, die Sie tatsächlich nutzen können. Für AFAS besprechen wir die Produktunterschiede in unserem Leitfaden zu Jonas in Profit und SB. Fragen Sie bei Exact ebenfalls nach der konkreten Produktlinie und verfügbaren Funktion, damit Sie zwei umsetzbare Lösungen vergleichen.

Wann gehört ein Paket auf Ihre Shortlist?

Beziehen Sie AFAS ein, wenn Sie untersuchen, wie mehrere Abteilungen innerhalb einer Suite arbeiten können. Beziehen Sie Exact ein, wenn eine der Produktlinien zu Ihrer Kombination aus finanziellen, personellen und operativen Prozessen passt. Für viele Organisationen können beide Anbieter auf der ersten Shortlist stehen.

Lassen Sie die Demonstrationen und Angebote entscheiden, welcher Kandidat weiterkommt. Streichen Sie ein Paket, wenn ein unverzichtbarer Schritt fehlt, die Einrichtung Ihr Budget übersteigt oder Ihre Organisation die Verwaltung nicht organisieren kann. Notieren Sie den Grund pro Anforderung. Das ergibt eine besser begründete Wahl als ein pauschales Urteil, dass die eine Marke besser für Personal und die andere besser für Handel ist.