CRM in Excel: praktischer Einstieg, aber wann steigen Sie um?

Unsere kostenlose CRM-Excel-Vorlage: Aufbau und Spalten

Für Unternehmer, die Überblick über ihre Verkaufschancen schaffen möchten, ohne sofort Software anzuschaffen, haben wir ein praktisches Arbeitsblatt entwickelt. Sie können die Datei direkt über den folgenden Link herunterladen: CRM-Vorlage für Excel herunterladen.

Dieses Arbeitsblatt enthält zehn feste Spalten mit niederländischen Feldnamen, die zusammen die Grundlage für eine einfache Kundenverwaltung bilden:

• Bedrijf (Unternehmen): Der Firmen- oder Handelsname des potenziellen oder bestehenden Kunden.
• Contactpersoon (Ansprechpartner): Vor- und Nachname des primären Ansprechpartners.
• Email (E-Mail): Die E-Mail-Adresse für Korrespondenz und Angebote.
• Fase (Phase): Der Verkaufsstatus (in der Datei: Nieuw, Kennismaking, Offerte, Gewonnen oder Verloren, also Neu, Kennenlernen, Angebot, Gewonnen oder Verloren).
• Waarde (Wert): Der geschätzte Auftragsbetrag in Euro, ohne MwSt.
• Kans percentage (Wahrscheinlichkeit in Prozent): Die geschätzte Erfolgswahrscheinlichkeit der Verkaufschance (zum Beispiel 20%, 50% oder 80%).
• Volgende actie (Nächste Aktion): Die nächste Aufgabe, die ausgeführt werden muss (wie „Angebot nachfassen“ oder „Demonstration einplanen“).
• Actiedatum (Aktionsdatum): Das Zieldatum, bis zu dem diese Aktion abgeschlossen sein muss.
• Eigenaar (Verantwortlicher): Der Kollege, der für die Aufgabennachverfolgung verantwortlich ist.
• Notitie (Notiz): Kurze Zusammenfassung getroffener Vereinbarungen oder spezifischer Kundenfragen.

Nachfolgend ein Beispiel, wie diese Spalten in der Praxis mit fiktiven Daten ausgefüllt werden:

Moderne Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft 365 bietet über Cloud-Speicher Funktionen für Versionsverwaltung, gleichzeitige Bearbeitung und Datei-Backups. Die spezifischen Einschränkungen unserer herunterladbaren Vorlage liegen im grundlegenden Aufbau des Arbeitsblatts selbst. Dieses Arbeitsblatt enthält keine Makros, keine automatischen Erinnerungen, wenn ein Aktionsdatum verstreicht, und kein fein abgestuftes Berechtigungssystem pro Mitarbeitendem. Es ist eine statische Tabelle, die volle manuelle Disziplin erfordert.

Wo ein einfaches Arbeitsblatt im Vertrieb an seine Grenzen stößt

Sobald das Vertriebsteam wächst und die Zahl der aktiven Kontakte zunimmt, stößt eine Tabelle auf deutliche praktische Grenzen:

1. Keine automatischen Benachrichtigungen: Unsere Vorlage sendet keine Warnung, wenn ein Angebot seit zwei Wochen offen ist. Wenn der zuständige Kollege vergisst, nach der Spalte „Actiedatum“ zu sortieren, bleibt eine Verkaufschance liegen.
2. Keine automatische E-Mail-Anbindung: Kundenkommunikation muss manuell in der Spalte „Notitie“ zusammengefasst werden. Das kostet Zeit und führt dazu, dass entscheidende Vereinbarungen über einzelne Postfächer verstreut bleiben.
3. Gefahr doppelter Eingaben und Tippfehler: Ohne standardisierte Eingabefelder kann derselbe Kunde unter verschiedenen Namen erfasst werden (zum Beispiel „Jansen BV“ und „Houtbouw Jansen“). Das zersplittert die Kundenhistorie.
4. Umsatzprognose: Der Download enthält einen Wert und eine Wahrscheinlichkeit in Prozent, berechnet aber keine Prognose. Möchten Sie einen gewichteten Betrag, fügen Sie selbst eine Spalte hinzu. Für die erste Beispielzeile lautet die Formel =E6*F6: €2.400 × 50% = €1.200. Das ist eine eigene Einschätzung, keine Zusage des Kunden.

Wie der Softwareanbieter Pipedrive in seinem Artikel über CRM in Excel erläutert, bietet eine Tabelle einen übersichtlichen Einstieg, aber es fehlen visuelle Deal-Pipelines und automatisierte Aufgabenverwaltungsfunktionen, die nötig sind, um kommerzielle Prozesse skalierbar zu machen.

Vergleich: unsere Excel-Vorlage versus CRM-Software

Die untenstehende Tabelle vergleicht die manuellen Handgriffe in unserer Vorlage mit der Arbeitsweise in einem vollwertigen CRM-System:

Zeitaufwand und ein anbieterneutrales Rechenbeispiel

Eine Tabellenkalkulation verursacht keine Softwarerechnung, erfordert aber deutlich mehr manuellen Verwaltungsaufwand. Das folgende fiktive Rechenbeispiel zeigt den indirekten Zeitaufwand für ein Vertriebsteam mit drei Personen über den Zeitraum eines Jahres:

Dieses Beispiel rechnet mit 52 Wochen und einer angenommenen Zeitersparnis. Passen Sie beides an Ihre Situation an. Prüfen Sie in einem Test, ob das Paket diese Arbeitsschritte tatsächlich reduziert.

Schritt-für-Schritt-Plan: erfolgreich von Excel zu CRM migrieren

Wenn Sie sich entscheiden, von einem Arbeitsblatt auf ein CRM-Paket umzusteigen, gehen Sie in diesen vier Schritten vor:

1. Daten bereinigen und Dubletten entfernen: Löschen Sie doppelte Kontakte, vereinheitlichen Sie Firmennamen und prüfen Sie, ob E-Mail-Adressen und Telefonnummern im richtigen Feld stehen.
2. Phasen und Definitionen vereinheitlichen: Stellen Sie sicher, dass die Werte in der Spalte „Phase“ genau der gewünschten Phaseneinteilung in Ihrer neuen CRM-Pipeline entsprechen.
3. Als CSV exportieren und Felder zuordnen: Speichern Sie das Excel-Arbeitsblatt als CSV-Datei. Ordnen Sie im Import-Assistenten des CRM-Systems die Spalten der Datei den entsprechenden Datenbankfeldern zu.
4. E-Mail-Integration aktivieren und Aufgaben zuweisen: Verbinden Sie die Postfächer des Teams und wandeln Sie die Daten aus der Spalte „Aktionsdatum“ in aktive Aufgaben für die jeweiligen Mitarbeitenden um.

Welche Software passt zu Ihrem Wechsel?

Arbeiten Sie weiter mit unserer CRM-Excel-Vorlage, wenn Sie selbstständig arbeiten, einen überschaubaren Kreis von Kontakten verwalten und keinen Bedarf an automatisierten Erinnerungen haben.

Suchen Sie ein visuelles Tool, das sich bei Verkaufschancen und aktionsorientiertem Pipeline-Management auszeichnet? Dann sehen Sie sich das Profil von Pipedrive an. Wenn Sie ein niederländisches Paket mit zentraler E-Mail-Archivierung benötigen, ziehen Sie SpinOffice CRM in Betracht. Suchen Sie eine breitere Plattform für Vertrieb, Kundenbeziehungsmanagement und Kundenservice, sehen Sie sich SuperOffice oder das modulare Efficy CRM an.