CRM
Kostenloses CRM: welches Paket bleibt nutzbar, wenn Ihr Team wächst?
Vergleichen Sie kostenlose CRM-Systeme nach Nutzern, Speicher und Funktionen. Entdecken Sie, wo kostenlose Pakete an Grenzen stoßen und wann sich eine kostenpflichtige Option lohnt.
Ein kostenloses CRM kann für ein kleines Vertriebsteam ausreichen. Benutzerlimits, Kontaktzahlen und kostenpflichtige Erweiterungen bestimmen, wie lange das so bleibt. Vergleichen Sie die Bedingungen und berechnen Sie, was ein größeres Team zahlen wird.
Die tatsächlichen Rahmenbedingungen eines kostenlosen CRM
Softwareanbieter verfolgen bei kostenlosen CRM-Systemen in der Regel ein Freemium-Modell. Ziel ist es, Nutzern die Grundfunktionen nahezubringen, damit sie bei wachsendem Bedarf zu einer kostenpflichtigen Lizenz wechseln. Die Grenzen unterscheiden sich je nach Anbieter und können sich ändern.
Bei der Prüfung von Software in der Kategorie CRM-System sind fünf funktionale Einschränkungen für die tägliche Praxis ausschlaggebend:
- Benutzerlimits: Verschiedene kostenlose Editionen erlauben nur ein oder zwei Benutzer, sodass Zusammenarbeit im Team ohne Upgrade nicht möglich ist.
- Kontakt- und Speicherlimits: Sobald Ihre Datenbank eine bestimmte Anzahl von Kontakten oder Anhängen überschreitet, kann ein Upgrade nötig sein. Fragen Sie, wie der Anbieter eine Überschreitung handhabt.
- E-Mail-Anbindung: Eine Zwei-Wege-Synchronisierung mit Microsoft Outlook oder Gmail fehlt in kostenlosen Versionen häufig, sodass Sie Ihre Kommunikation manuell kopieren müssen.
- Workflow-Automatisierung: Prüfen Sie gesondert, welche Nachfolgeaufgaben, Erinnerungen und automatischen E-Mails verfügbar sind. Eine einfache Aufgabenbenachrichtigung ist etwas anderes als eine komplette automatische Vertriebssequenz.
- Exportbeschränkungen: Manche Anbieter beschränken die Exportmöglichkeiten, was einen Wechsel zu einem anderen System erschwert, wenn Sie migrieren möchten.
Welche kostenlosen Pakete können Sie prüfen?
HubSpot: zwei Benutzer und 1.000 Kontakte
Die offizielle Preistabelle für die kostenlose Version von HubSpot nennt maximal zwei Benutzer und 1.000 Kontakte. Der kostenlose Zugang hat kein festes Enddatum. Auch E-Mail-Anbindungen mit Gmail und mehreren Outlook-Versionen werden beschrieben. Prüfen Sie gesondert die Limits der Marketing- und Vertriebsfunktionen, die Sie nutzen möchten.
Salesforce Free Suite: zwei Benutzer mit einer Aktivitätsbedingung
Laut Salesforce Nederland ist Free Suite für maximal zwei Benutzer kostenlos. Laut den veröffentlichten Bedingungen müssen Sie sich mindestens einmal in sechzig Tagen anmelden. Ein dritter Kollege ist also ein konkreter Grund, ein kostenpflichtiges Paket zu vergleichen. Beziehen Sie diesen Kollegen in Ihre Kostenberechnung ein, bevor Sie die gesamte Buchhaltung importieren.
Vergleichen Sie auch eine kostenpflichtige Alternative
Nehmen Sie SpinOffice CRM und SuperOffice als Vergleichskandidaten mit auf, wenn Sie mehr Unterstützung, E-Mail-Verwaltung oder Zusammenarbeit benötigen. Diese Nennung ist keine Behauptung, dass alle gewünschten Funktionen kostenlos sind. Lassen Sie sich für Ihre Benutzerzahl ein Angebot erstellen und vergleichen Sie es mit den kostenlosen Paketen und dem nächsten kostenpflichtigen Schritt.
So testen Sie, ob kostenlos ausreichend bleibt
| Bestandteil | Testaufgabe | Vorab notieren |
|---|---|---|
| Benutzer | Lassen Sie jeden Kollegen mit einem eigenen Account arbeiten | Aktuelle Besetzung und der nächste neue Kollege |
| Kontakte | Importieren Sie eine kleine repräsentative Auswahl | Aktuelle Anzahl und erwartetes Wachstum pro Jahr |
| Binden Sie Ihr Postfach an und öffnen Sie eine Kundenakte | Welche Nachrichten geteilt werden dürfen | |
| Nachverfolgung | Erstellen Sie eine Aufgabe mit Enddatum | Wer die Benachrichtigung erhalten soll und über welchen Kanal |
| Export | Rufen Sie Kontakte, Notizen und Aufgaben wieder ab | Welche Daten bei einem Wechsel nötig sind |
Verwenden Sie für die erste Testphase fiktive Kontakte. Prüfen Sie auch, ob ein neuer Mitarbeitender bestehende Akten übernehmen kann, wenn ein Kollege ausscheidet. Ein Limit, das heute großzügig genug erscheint, kann beim ersten Personalwechsel bereits relevant werden.
Wann ist Bezahlen günstiger?
Rechnen Sie mit Lizenzkosten und tatsächlich benötigter Verwaltungszeit. Setzen Sie einen geschätzten Umsatzanstieg gesondert an; eine Erinnerung garantiert keinen gewonnenen Auftrag.
Fiktives Beispiel: Drei Mitarbeitende wenden jeweils anderthalb Stunden pro Woche für manuelle Aktenarbeit auf, über 48 Wochen. Das sind 216 Stunden. Bei einem internen Satz von €40 kostet dieser Einsatz €8.640. Angenommen, ein kostenpflichtiges Paket senkt die benötigte Zeit auf eine halbe Stunde pro Person und Woche: 72 Stunden, also €2.880. Drei Lizenzen zu fiktiven €35 pro Monat kosten €1.260 pro Jahr. Die Gesamtkosten in dieser zweiten Situation betragen €4.140.
Der Unterschied beträgt bei diesen Annahmen €4.500 pro Jahr, vor Einrichtung und Schulung. Das ist keine Prognose für Ihr Unternehmen. Messen Sie zuerst, wie viele Handgriffe die Testphase tatsächlich wegnimmt. Bleiben dieselben manuellen Schritte bestehen, bringt Bezahlen diese Einsparung nicht.
Dateneigentum und Exportmöglichkeiten
Bevor Sie ein kostenloses CRM in Betrieb nehmen, sollten Sie prüfen, wie einfach Sie Ihre Daten exportieren können. Manche Systeme exportieren nur Basiskontakte in eine CSV-Datei, während Gesprächsnotizen, Aufgabenhistorie und Dokumentanhänge nicht in die Exportdatei aufgenommen werden. Dadurch entsteht das Risiko eines Lock-in: Der Wechsel zu einem anderen Paket kostet dann viel Zeit, weil historische Interaktionen verloren zu gehen drohen. Prüfen Sie daher vorab, ob eine vollständige Sicherung aller Datenfelder möglich ist.
Bleiben oder wachsen?
Bleiben Sie bei einem kostenlosen Paket, solange Ihr Team innerhalb der Grenzen bleibt und die wichtigsten Aufgaben erledigen kann. Ein Freelancer mit einigen Dutzend Kunden hat andere Bedürfnisse als ein Team, das jeden Tag viele neue Leads verarbeitet. Wechseln Sie aufgrund einer konkreten Einschränkung, nicht weil ein teureres Paket mehr Funktionen auf einer Liste hat.
Prüfen Sie SpinOffice oder SuperOffice, wenn die Testphase zeigt, dass Sie mehr Unterstützung oder eine andere Art der Zusammenarbeit benötigen. Vergleichen Sie außerdem den kostenpflichtigen Folgeschritt Ihres aktuellen Pakets über die Übersicht der CRM-Systeme. Rechnen Sie einmalige Einrichtung, Schulung und die Übernahme Ihrer bestehenden Daten mit ein.
