Was kostet ein CRM-System? Preise von 7 Paketen und Rechenbeispiele

Was kostet ein CRM-System? Das Wichtigste in Kürze

Am 1. Oktober 2026 haben wir die Preisseiten von sieben CRM-Anbietern aus unserem Vergleich durchgesehen. Zusammen zeigen sie 20 Abonnements. Bei den dreizehn Abonnements mit einem festen Preis pro Nutzer reicht dieser von €19 bis €160 pro Nutzer und Monat. Das mittlere Abonnement kostet €65. Drei Anbieter rechnen anders ab: ein fester Monatsbetrag mit einer bestimmten Anzahl Nutzer oder eine Basislizenz plus einem Betrag pro Nutzer.

Für ein Team mit fünf Nutzern zahlen Sie bei diesen Paketen also etwa €120 bis €325 pro Monat. Mit fünfzehn Nutzern kommen Sie auf rund €335 bis €1.425 pro Monat. Hinzu kommen einmalige Kosten für die Einrichtung und die Übernahme Ihrer Kundendaten. Alle Beträge verstehen sich ohne MwSt., sofern nicht anders angegeben.

Preise von sieben CRM-Paketen im Überblick

Wir nehmen nur Preise auf, die der Anbieter selbst veröffentlicht. Jährliche Zahlung ist oft günstiger als monatliche oder vierteljährliche Zahlung, daher ist die Zahlungsweise angegeben.

SuperOffice und Hello Office geben auf ihren Preisseiten nicht an, ob die Beträge inklusive oder exklusive MwSt. sind. Bei Unternehmenssoftware sind Preise ohne MwSt. üblich, fragen Sie aber nach, bevor Sie budgetieren. Simplicate und Gripp sind breitere Pakete mit Projekten, Stunden und Rechnungsstellung. Das erklärt einen Teil des Preisunterschieds zu einem CRM, das nur Kontakte und Vertrieb verwaltet.

Andere Pakete in unserem Vergleich, etwa AFAS und Teamleader, machen den Preis von einem Angebot oder von den gewählten Modulen abhängig. Auf der Preisseite von Teamleader erscheinen die Beträge erst nach Auswahl von Optionen, deshalb steht das Paket nicht in der Tabelle.

Wovon der Preis eines CRM abhängt

• Anzahl der Nutzer: Bei den meisten Paketen zahlen Sie pro Nutzer. Zählen Sie nur die Kolleginnen und Kollegen, die wirklich im CRM arbeiten. Manche Anbieter haben günstigere Konten für Personen, die nur die App nutzen oder Daten einsehen.
• Funktionsumfang: Der Unterschied zwischen dem günstigsten und dem teuersten Abonnement eines Anbieters ist oft größer als der Unterschied zwischen Anbietern. Automatisierung, mehrere Vertriebspipelines, Berichte und API-Zugang stecken meist in den teureren Abonnements.
• Zahlungsweise: Bei Tribe CRM und Cirqll spart die jährliche Zahlung 8 bis 21 Prozent gegenüber der vierteljährlichen Zahlung. Dafür sind Sie ein Jahr gebunden.
• Mindestanzahl Nutzer: Tribe CRM rechnet mit mindestens zwei Nutzern, bei Ultimate mit mindestens fünf. Ein kleines Team zahlt dann für Plätze, die es nicht nutzt.
• Module und Add-ons: Ein Kundenportal, eine zusätzliche Sandbox-Umgebung, eine Anbindung an die Handelskammer (KvK) oder erweiterte Statistiken kosten bei mehreren Anbietern extra. Tribe CRM berechnet zum Beispiel €125 pro Monat für ein Kundenportal im eigenen Design.

Kosten, die man leicht vergisst

• Einrichtung und Schulung: Ein CRM muss zu Ihrem Vertriebsprozess passen. Rechnen Sie mit einigen Tagen interner Arbeit für Felder, Phasen und Berechtigungen. Wer Hilfe vom Anbieter oder einem Partner einkauft, zahlt meist pro Stunde oder pro Paket.
• Datenübernahme: Kontakte aus Excel oder einem anderen CRM sind oft doppelt oder unvollständig. Das Bereinigen kostet Zeit. Cirqll bietet Hilfe beim Import an, der Preis nach Absprache.
• Schnittstellen: Eine Anbindung an Ihre Buchhaltung, E-Mail oder Ihren Webshop kann im Abonnement enthalten sein, aber auch über einen externen Dienst laufen, der separat abrechnet.
• Preiserhöhung nach dem ersten Jahr: Ein Einführungspreis, wie bei SpinOffice CRM, steigt nach zwölf Monaten auf den normalen Tarif. Planen Sie den normalen Tarif in Ihr Budget ein.
• Interne Zeit: Das Team muss das CRM pflegen. Ohne Absprachen, wer was einträgt, zahlen Sie für ein System, dem niemand vertraut.

Rechenbeispiel: ein Unternehmen mit 5 und mit 50 Mitarbeitenden

Wir rechnen mit zwei fiktiven Unternehmen. Das kleine Unternehmen hat fünf Mitarbeitende, die alle das CRM nutzen. Das größere Unternehmen hat fünfzig Mitarbeitende, von denen fünfzehn in Vertrieb und Kundenservice das CRM nutzen. Wir nehmen die Preise bei jährlicher Zahlung aus der Tabelle, ohne Einführungsrabatt, Add-ons oder einmalige Kosten.

Über ein Jahr zahlt das kleine Unternehmen in diesem Beispiel also €1.410 bis €3.900 für Lizenzen. Das größere Unternehmen zahlt €4.020 bis €17.100. Das größere Team wählt im Beispiel bei Tribe CRM und SuperOffice ein umfangreicheres Abonnement, weil Automatisierung und Berichte bei mehr Nutzern häufiger nötig sind. Ob das für Sie gilt, klären Sie in einer Demo. Rechnen Sie einen einmaligen Betrag für Einrichtung und Import hinzu.

Preis auf Anfrage? So vergleichen Sie Angebote

Bei größeren CRM-Projekten erhalten Sie oft ein Angebot statt einer Preisliste. Fragen Sie jeden Anbieter nach denselben Bestandteilen, damit Sie die Beträge nebeneinanderlegen können:

• die Anzahl der Vollnutzer und der Light- oder App-Nutzer;
• welche Funktionen im Abonnement enthalten sind und welche als Add-on;
• den Preis nach dem ersten Vertragsjahr und die jährliche Indexierung;
• die Kosten für Einrichtung, Schulung und den Import Ihrer Daten;
• welche Schnittstellen enthalten sind und welche extra kosten;
• die Kündigungsfrist und wie Sie Ihre Daten exportieren, wenn Sie wechseln.

Sind Sie noch unsicher, ob Sie ein CRM oder ein breiteres Paket brauchen? Dann lesen Sie CRM oder ERP oder sehen Sie, wie weit Sie mit einem kostenlosen CRM kommen. Alle Pakete vergleichen Sie in der Kategorie CRM-Systeme.

Häufige Fragen zu den Kosten eines CRM

Was kostet ein CRM-System pro Monat?

Bei den sieben Anbietern, die wir am 1. Oktober 2026 geprüft haben, kostet ein CRM €19 bis €160 pro Nutzer und Monat. Das mittlere Abonnement kostet €65 pro Nutzer. Pakete mit festem Preis beginnen bei €69 pro Monat für einen Nutzer.

Ist ein CRM bei jährlicher Zahlung günstiger?

Meistens ja. Tribe CRM und Cirqll sind bei jährlicher Zahlung 8 bis 21 Prozent günstiger als bei vierteljährlicher Zahlung. Dafür binden Sie sich für ein Jahr an das Paket.

Welche einmaligen Kosten hat ein CRM?

Rechnen Sie mit Kosten für Einrichtung, Schulung und die Übernahme der Kundendaten. Bei einem einfachen Cloud-CRM sind sie begrenzt, steigen aber, wenn Sie Schnittstellen oder Anpassungen brauchen. Lassen Sie sie im Angebot gesondert ausweisen.

Wie oft werden diese Preise geprüft?

Wir prüfen die Preise in diesem Leitfaden jedes Quartal auf den Preisseiten der Anbieter. Das Datum der letzten und der nächsten Prüfung steht oben im Artikel.