Projektmanagement-Software

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software ist ein digitales Hilfsmittel, das zum Planen, Ausführen und Überwachen von Arbeiten verwendet wird. Mit dieser Software können Sie nachverfolgen, wie viel Zeit für ein Projekt aufgewendet wird und welche Kosten angefallen sind. Dadurch haben Führungskräfte stets Einblick in Zeitaufwand und Kosten. Das ermöglicht ihnen, den Fortschritt einfach zu überwachen und zu kontrollieren, ob das Projekt die angestrebten Ergebnisse erzielt. Die Software fördert die einfache Zusammenarbeit, da wichtige Informationen wie Updates, Dokumente und Fotos an einem zentralen Ort gespeichert werden, der für alle zugänglich ist.

Was muss ein Projektmanagement-Tool erfüllen?

Ein effektives Projektmanagement-Tool bietet in der Regel die folgenden Funktionen:

• checkDas Bilden eines Teams und das Zuweisen von Rollen und Aufgaben. Dadurch weiß jeder, was seine Verantwortung ist und was von ihm erwartet wird.
• checkIn einem Projektmanagementsystem können Projekte in Phasen unterteilt werden. Zum Beispiel die Orientierungsphase, die Vorbereitungsphase und die Realisierungsphase
• checkPlanen, wer wann was tut. Außerdem können Sie Deadlines pflegen und verfolgen.
• checkDas Führen von Protokollen, wichtigen Dokumenten und getroffenen Vereinbarungen pro Projekt.
• checkPro Projekt Einblick in Stunden, Material und Kosten. Damit sehen Sie rechtzeitig, ob das Budget überschritten wird.
• checkSie können leicht verfolgen, wie es den Projektgruppen geht, und bei Bedarf eingreifen.
• checkProjektmanagement bedeutet, Erwartungen zu managen. Die obenstehenden Punkte helfen dabei, sodass Sie die Qualität Ihres Unternehmens verbessern können.

Viele Projektmanagement-Tools bieten neben der Verwaltung von Projekten auch die folgenden Module an:

• Angebot
• Vertrieb
• CRM
• Angebot
• Zeiterfassung (für Projekte)
• Arbeitsaufträge
• Rechnungsstellung
• Personaleinsatzplanung
• Lagerverwaltung
• Debitorenmanagement
• HRM

Überlegen Sie gut, welche Module Sie nutzen möchten. Nutzen Sie zum Beispiel bereits ein Buchhaltungssystem, ist es ratsam, die Projektmanagement-Software damit zu verbinden. Das ist über eine API möglich. API steht für „Application Programming Interface“. Eine API sorgt dafür, dass zwei verschiedene Anwendungen miteinander kommunizieren und sich gegenseitig Zugriff auf Informationen geben können.

Beispiel:

Sie nutzen bereits ein CRM-System (zum Beispiel: Hubspot) und für die Buchhaltung (zum Beispiel: Exact Online). Dann können Sie Simplicate als Projektmanagement-Tool wählen. Dieses Projektmanagementsystem hat sowohl eine Schnittstelle zu Hubspot als auch zu Exact Online. Auf diese Weise müssen Sie die Daten nur an einer Stelle eingeben. Das erspart viel manuelle „Übertipparbeit“. Auch die Fehlerwahrscheinlichkeit ist deutlich geringer.

Auf diese Weise schaffen Sie eine ideale Softwarelandschaft. Das nennt man auch „Best of Breed“. Das bedeutet, dass für alle Aufgaben, die in einer Organisation erledigt werden müssen, die „beste“ verfügbare Software verwendet wird. „Best of Breed“ sind allesamt einzelne SaaS-Lösungen (Software as a Service), die oft miteinander gekoppelt sind. Das ist das Gegenteil eines ERP-„All-in-One“-Systems. Lesen Sie auch: ERP „All-in-One“ versus „Best of Breed“. In diesem Blog wird erklärt, was „Best of Breed“ und ERP „All-in-One“ ist und welche Vor- und Nachteile beides hat. Das kann auch bei der Wahl eines Projektmanagement-Tools helfen.

Ein Projektmanagement-Tool sorgt einerseits dafür, dass Sie Ihre Projekte einfacher planen und verwalten können, sozusagen der „administrative Teil“. Andererseits kann ein Projektmanagementsystem Einblicke geben. Die wichtigsten Einblicke, die ein Projektmanagementsystem geben kann, sind:

• Stand der laufenden Arbeiten (Work in Progress)
• Projektergebnisse
• Kapazität Ihres Personals und/oder Ihrer Ressourcen
• Umsatz pro Projekt
• Kosten pro Projekt
• Produktivität

Tipp: Legen Sie für Ihre Organisation fest, welche Einblicke Sie haben möchten, und prüfen Sie, ob das Projektmanagement-Tool diese darstellen kann. Das können Sie zum Beispiel tun, indem Sie eine Demo oder Testphase anfordern.

Was sind kostenlose Projektplanungs-Tools?

Kostenlose Projektplanungs-Tools sind oft auf Grundfunktionen beschränkt und eignen sich in der Regel für kleinere Teams. Diesen Tools fehlen meist fortgeschrittene Funktionen wie das Erstellen von Angeboten, das Erfassen von Stunden und das Erstellen von Rechnungen. Für einen detaillierten Überblick über diese Einschränkungen siehe die Besprechung der verschiedenen Module im vorherigen Kapitel.

Bei einer Erweiterung der Nutzerzahl werden oft Kosten berechnet. Wenn Sie mehr Mitarbeitenden Zugang zum Tool geben möchten, landen Sie meist in einem kostenpflichtigen Abonnement. Kostenlose Tools sind daher ideal zum Testen, um festzustellen, ob sie Ihren Bedürfnissen entsprechen. Für umfangreichere Funktionen ist ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Version unvermeidlich.

Was ist die beste Projektmanagement-Software?

Die Wahl der besten Projektmanagement-Software hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen ab. Suchen Sie zum Beispiel ein Tool für die Baubranche, sind bestimmte Funktionen wie Lagerverwaltung wichtiger als Funktionen, die eher für Beratungstätigkeiten geeignet sind.

Außerdem müssen Sie festlegen, welche Module Sie wirklich benötigen, wie wir in früheren Kapiteln besprochen haben. Wenn Sie bereits über Software verfügen, die Ihre Vertriebsprozesse unterstützt, benötigen Sie in Ihrem neuen Projektmanagement-Tool möglicherweise nicht dieselben Funktionen. Mit unserer Auswahlhilfe finden Sie durch die Beantwortung einiger Fragen die Projektmanagement-Software, die zu Ihrem Unternehmen passt.