Zeiterfassungssoftware

Was ist Zeiterfassungssoftware?

Zeiterfassungssoftware ist ein digitales Hilfsmittel, das Organisationen oder Selbstständige verwenden, um die Zeit pro Projekt, Kunde oder Tätigkeit zu erfassen. Das geht einfach über eine Zeiterfassungs-App, in der Sie die Anzahl der gearbeiteten Stunden auf Ihrem Handy eintragen können. Diese Software vereinfacht den Prozess und verringert das Fehlerrisiko im Vergleich dazu, diese Informationen von Hand zu führen.

Zeiterfassung für Personal

Mit Zeiterfassungssoftware kann jedes Teammitglied einfach Stunden erfassen, sowohl über einen Computer als auch über eine mobile App. Das ist ideal für Teams, die remote oder flexibel arbeiten. Führungskräfte haben direkten Einblick in die Tätigkeiten des Personals. Das verbessert anschließend die Steuerung innerhalb der Organisation.

Was ist eine gute Zeiterfassungs-App?

Die Wahl einer guten Zeiterfassungs-App hängt von den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation ab. Legen Sie zunächst fest, welche Funktionen unverzichtbar sind, etwa das Erstellen von Rechnungen oder das Einstempeln von Mitarbeitenden. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Fragen bei der Wahl einer guten Zeiterfassungs-App:

Welche Art von Stunden möchten Sie als Unternehmen erfassen?

Dabei kann man an die Erfassung von Stunden für Folgendes denken:

• Personal
• Projekte
• Tätigkeiten/Arbeiten
• Kunden
• Urlaub und Fehlzeiten
• Abwesenheit
• Kostenstelle
• Maschine

Achtung: Nicht jedes Zeiterfassungssystem bietet die Möglichkeit, alle oben genannten Stundenarten zu erfassen.

Möchten Sie eine Stempeluhr verwenden?

Viele Unternehmen nutzen eine Stempeluhr. Sie können hier zwischen einer physischen und einer Online-Stempeluhr wählen.

Eine physische Stempeluhr ist ein Kasten, der an einem Standort oder an mehreren Standorten angebracht wird. Das Personal kann sich dann mit einem Handy, einem Schlüsselanhänger oder einer Bankkarte einstempeln.

Eine Online-Stempeluhr kann ebenfalls verwendet werden. Auf diese Weise kann sich das Personal zum Beispiel selbst über eine mobile App einstempeln. Mit einer IP-Adressbeschränkung können sich Mitarbeitende nur an einem bestimmten Standort einstempeln. Ebenso ist es wichtig zu prüfen, ob die Zeiterfassungssoftware Randzeiten festlegen kann.

Beispiel:
Ein Mitarbeitender soll laut Dienstplan um 8:00 beginnen, stempelt sich aber um 7:55 ein. Die Zeiterfassungssoftware sorgt dafür, dass die Zeiterfassung um 8:00 beginnt und nicht um 7:55.

Möchten Sie mit Zeiterfassungssoftware auch planen?

Viele Zeiterfassungssoftware bietet neben der Stundenerfassung auch ein Dienstplan- oder Planungsmodul an. Wenn Sie bereits ein Planungssystem nutzen, ist es ratsam, diese Systeme miteinander zu verbinden.

Möchten Sie erfasste Stunden prüfen und anschließend genehmigen?

In den meisten Zeiterfassungssoftwares ist es möglich, Stunden einfach zu prüfen und zu genehmigen. Das wird oft als „Freigabe-Workflow“ bezeichnet. Sie können es so einrichten, dass Stunden von bestimmten Mitarbeitenden geprüft und genehmigt werden. Sie können es pro Funktion einrichten oder mit einer bestimmten Person verknüpfen.

Beispiel:
In einem Gastronomiebetrieb prüft der Betriebsleiter alle vom Personal geleisteten Stunden.

Benötigen Sie eine Schnittstelle zu einem Lohnabrechnungssystem?

Stunden sind häufig die Grundlage für die Erstellung einer Gehaltsabrechnung. Unser Rat ist, Zeiterfassungssoftware mit einem Lohnabrechnungssystem zu verbinden. Das erspart viel manuelles Nacherfassen. Auch die Fehlerwahrscheinlichkeit ist dadurch deutlich geringer. Das ist bei der Erstellung einer Lohnabrechnung natürlich sehr wichtig.

Welche Daten sich häufig verbinden lassen:

• Mitarbeitende
• Verträge und Stundenlöhne
• Lohn- und Stundenkomponenten (Zuschlagsstunden)

Achtung: Nutzt Ihr Unternehmen ein Steuerberatungsbüro oder einen Payroll-Dienstleister für die Lohnbuchhaltung? Dann ist es ratsam zu fragen, welche Lohnabrechnungssoftware dort verwendet wird. Bei der Wahl der Zeiterfassungssoftware können Sie dies dann berücksichtigen.

Die Verbindung von Zeiterfassungssoftware mit einem anderen Softwaresystem kann über eine API erfolgen. API steht für „Application Programming Interface“ und sorgt dafür, dass zwei verschiedene Anwendungen miteinander kommunizieren und sich gegenseitig Zugriff auf Informationen gewähren können.

Möchten Sie Mitarbeitende HR-Angelegenheiten selbst regeln lassen?

Einige Zeiterfassungssysteme bieten die Möglichkeit, dass Mitarbeitende bestimmte HR-Angelegenheiten selbst regeln. Dabei kann man an Folgendes denken:

• Gehaltsabrechnungen abrufen
• Urlaub beantragen
• Urlaubsstunden einsehen
• Plus- und Minusstunden einsehen
• Verträge
• Mitarbeitergesprächsformulare
• Krankmeldungen oder das Erfassen einer Krankmeldung
• Spesen einreichen
• Persönliche Informationen ändern

Heutzutage werden diese Daten auch oft über eine mobile App angeboten. Super praktisch für Ihre Mitarbeitenden. So haben sie stets Einblick in die wichtigsten Personaldaten.

Wenn Zeiterfassungssoftware dies anbietet, wird es oft „ESS“ (Employee Self Service) genannt. Das bedeutet, dass Mitarbeitende einige operative Aufgaben selbst übernehmen. So nehmen Sie der HR-Abteilung viel administrative Arbeit ab.

Mit unserer Auswahlhilfe finden Sie durch die Beantwortung einiger Fragen einfach Software, die zu Ihrem Unternehmen passt.